マスター Excel データベース:タイプ、テンプレート、簡単な作成

Excel のデータベースとは、個人、製品、需要、取引などに関する情報を収集して整理することを意味します。この Excel チュートリアルでは、Excel でさまざまな種類のデータベースを作成する方法を学びます。最もよく使用され、一般的な 5 つのタイプの Excel データベース テンプレート (図書館、学生、従業員を含む) も添付されています。

Data Entryという名前のユーザーフォームを作成しました。データ入力フォームを使用して、「Mino」という名前の特定のクライアントに関する情報を Excel ワークシートに挿入しています。

Excel のデータベースとは何ですか?

データベースは情報を収集し、整理するための有効なツールです。データベースには、個人、製品、需要、取引などに関するデータが含まれる場合があります。多くのデータベースは、スプレッドシートまたはドキュメント編集アプリケーションのリストとして始まります。データベースの種類には、クライアント データベース、学生データベース、従業員データベースなどがあります。リストが長くなると、冗長性や不一致が始まる可能性があります。これらの問題が発生した場合は、データを Microsoft Access などのデータベース管理システム (DBMS) に移動することをお勧めします。

データベースと Excel の違いは何ですか?

Excel とデータベースは、構造、機能、目的など、いくつかの異なる重要な側面を共有しています。

• データベースは、計算、データ整理、単純なデータベース管理に使用される Excel スプレッドシート アプリケーションであり、大量の構造化データを保存、取得、管理するために明示的に設計されています。
• Excel はデータをスプレッドシート (行と列) に編成するため、小規模なデータセットに適しています。ファイルベースであり、データを単一のファイルに保存します。一方、データベースは、構造化されたフレームワーク (SQL データベースなど) 内のテーブル、行、列を使用して、相互接続された膨大な量のデータを管理します。多くの場合、サーバーベースであり、複数のユーザーが同時にアクセスできます。
• Excel は小規模から中規模のデータセットには適切に機能しますが、より大きなデータではメモリと処理の制限によりパフォーマンスの問題が発生する可能性があります。データセットは効率的なデータの保存と取得を目的に設計されているため、パフォーマンスを大幅に低下させることなく大量のデータを処理できるように効率的に拡張できます。
• Excel のセキュリティ機能は限られており、人的ミスや偶発的な変更が発生しやすいです。データセットでは、データのセキュリティを確保するためのユーザー権限とアクセス制御が可能です。
• Excel は通常、個人または小規模なチームによって使用されます。 Excel ファイルを共有すると、バージョン管理の問題が発生する可能性があります。このデータセットは、組織、チーム、グループ間の共同作業向けに設計されています。
• Excel は、基本的なデータ分析とレポート作成に適した堅牢な計算および視覚化ツールを提供します。ただし、データセットはさまざまな目的で他のアプリケーションと統合されることがよくあります。

Excel で基本的なデータベースを作成する方法

Excelで基本的なデータベースを作成する方法を学びます。基本的なデータベースは通常、テーブルに編成されたデータのセットを指し、多くの場合範囲が指定されます。個々の記録が保存されます。  IMDB リストに従って、すべてのベスト トップ 10 映画のデータベースを作成します。基本データベースには、ランク、映画タイトル、年、評価、監督、ジャンル、上映時間、カテゴリー、言語、スター、概要に関する情報が含まれます。

• Excel ワークブックを開いてワークシートに移動します。

• データベースのヘッダーを挿入します。

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• データを 1 つずつ追加します。

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• その後、B3:L12 を選択します。 [テーブル ] を選択します。 テーブルの作成 ダイアログボックスが表示されます。データセット範囲がすでに入力フィールドにあることがわかります。
• 次に、テーブルにヘッダーがあることを確認します。 => OK .

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範囲は Excel テーブルに変換されます。

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• 13 行目にデータを追加すると、テーブルに自動的に接続されます。

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Excel で検索可能なデータベースを作成する方法

Excel で フィルタ を使用して検索可能なデータベースを作成する方法を説明します。 ツール、フィルター 関数とドロップダウン リスト。条件を選択することで、希望に応じた情報を得ることができます。いくつかのアプローチを適用して、ドラマ ジャンルのデータを表示します。

基本フィルタ ツールの使用

フィルター ツールは、検索可能なデータベースを作成するための最も便利で基本的なツールです。

• B5:L5 を選択します。 範囲を選択し、次のようにクリックします:ホーム => 並べ替えとフィルター => フィルター .

注: フィルタ を選択できます。 データ からのツール タブ。 [データ ] に移動します。 => 並べ替えとフィルター => フィルター .

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• フィルタ ドロップダウンが表示されます。 次のようにクリックします: フィルタ ドロップダウン => ドラマ をチェックする => OK .

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• ドラマ のデータを収集できるようになります ジャンルは別の 2 つのジャンルを隠します

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FILTER 関数の適用

フィルター この関数は、Excel で検索可能なデータベースを作成する場合にも応用できます。 フィルター この関数はフィルタ ツールの使用を再現します。

• フィルタの使用 B18 の数式 セルを使用すると、ドラマのフィルタリングされたデータベースが得られます。 ジャンル

=FILTER(B6:L15, G6:G15="Drama")

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ドロップダウン リストの作成

データ検証を使用してドロップダウン リストを作成することもできます。 Excel で検索可能なデータベースを作成するツール。ドロップダウン リストでジャンルを選択すると、データベースが自動的にフィルタリングされます。

• 次のフィルタを挿入します。 B30 の数式 セル。

=FILTER(B6:L15, G6:G15=C29)

• アクション のフィルタリングされたデータベースを収集できるようになります。 ドロップダウン リストから選択してジャンルを選択します。

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Excel で画像を含むデータベースを作成する方法

ExcelのPictureコマンドで画像を含むデータベースを作成してみます。識別と認識の場合、データベースには画像が不可欠です。映画タイトルごとに映画のカバーを別の列に挿入します。

• D4 を選択します セルをクリックして次のようにクリックします:挿入 => 写真 => セルに配置 => このデバイス .
• 画像の挿入 ダイアログボックスが表示されます。
• ダークナイトなどの画像を選択します => 挿入 .

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• セルD4に挿入された画像が表示されます。 以下のように。

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• 同様に、映画のすべてのカバーを追加できます。

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Excel で自動的に更新されるデータベースを作成する方法

このセグメントでは、Excel で自動的に更新されるデータベースを作成する方法を説明します。 Excel のパワー クエリを使用します。 ツール。 Wikipedia から米国の州と準州のリストをインポートします。

• データ に移動します => ウェブから => URL を挿入 => OK .

• ウェブ コンテンツへのアクセス ダイアログボックスが表示されます。
• Wikipedia へのリンクを使用しているため、[これらの設定を適用するレベルを選択してください] で https://en.wikipedia.org/ リンクが表示されます。 フィールド。
• [接続] をクリックします。 コマンド。

• ナビゲーター ダイアログボックスが表示されます。
• アメリカ合衆国の州 を選択します。 テーブル => ロード => ロード先 .

• インポート データ ダイアログボックスが表示されます。
• テーブルを選択します => 既存のワークシート => B5 を選択します セル => OK .

• すべてのデータはウェブサイトから表形式で収集されます。

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60 ごとにデータが更新されます。 分。したがって、テーブルを更新する必要があります。

• データ に移動します => すべて更新 ドロップダウン => 接続プロパティ .

• クエリのプロパティ ダイアログボックスが表示されます。
• 60 分ごとに更新をオンにします。 => OK .

ユーザー フォームを使用してデータベースにレコードを追加する方法

以前の方法とは異なり、フォーム、具体的には ユーザー フォーム を作成して Excel にデータベースを作成するレコードを入力します。 。ユーザーフォームには VBA のスキルが必要です。 VBA の素人でも心配する必要はありません。私たちがすべてのステップを明確に指示し、あなたをガイドします。

• [開発者] をクリックします。 => ビジュアルベーシック .

• Visual Basic for Applications ダイアログボックスが表示されます。
• クリック:挿入 => ユーザーフォーム .

• ユーザーフォーム を取得します。 デザインすること。キャプション「データ入力」を変更して書き込みます。 .

• フレーム を追加します 個人情報という名前を付けます。 キャプションより フィールド。

• Address という名前の別の 2 つのフレームを追加します。 および連絡先情報 .

• クライアント名という名前のラベルを追加します。 .

• 会社などのラベルを追加します。 、都市 、州 、電話番号 、メール .

• テキストボックス を追加します。 ツールボックス から クライアント名 の下
• 名前を C_Name に変更します。 。テキストボックスにデータを入力すると Excel ワークシートにデータが保存されるため、VBA コードの実行中にこれは不可欠です。

• 別の 5 つの TextBox を挿入します。 TextBox の名前は、会社です。 、都市 、州 、電話番号 、メール .

• コマンドボタンを追加します。 。 CommandButton1_OK という名前を付けます。 キャプションを [OK] に変更します。 .

• 別のコマンド ボタンを追加します。 。 CommandButton2_Cancel という名前を付けます。 キャプションを「キャンセル」に変更します。 .

• VBA コードを作成します。 。 ダブルクリックを押します。 [OK ] をクリックすると コマンド。

• VBA コードを記述します。 ユーザーフォーム 1 内 そして保存します マクロ。

Private Sub CommandButton1_OK_Click()
Dim ws As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim i As Long
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("UserForm")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row
i = lastRow + 1
With ws
    .Cells(i, 2).Value = Me.C_Name.Value
    .Cells(i, 3).Value = Me.Company.Value
    .Cells(i, 4).Value = Me.City.Value
    .Cells(i, 5).Value = Me.State.Value
    .Cells(i, 6).Value = Me.Phone_no.Value
    .Cells(i, 7).Value = Me.Email.Value
End With
i = i + 1
Me.C_Name.Value = ""
Me.Company.Value = ""
Me.City.Value = ""
Me.State.Value = ""
Me.Phone_no.Value = ""
Me.Email.Value = ""
Unload Me
MsgBox "Data added"
End Sub
Private Sub CommandButton2_Cancel_Click()
    Unload Me
End Sub

• [挿入 ] に移動します。 => モジュール .

• 別のVBA コードを作成します。 ユーザーフォーム を表示するには そして保存します マクロ。

Sub Database_in_Excel()
UserForm1.Show
End Sub

• シェイプを作成し、ユーザーフォームを表示するマクロを割り当てます。 .
• 次のように選択します:挿入 => イラスト => 形状 => 長方形:角が丸い .
• ワークシートに図形を描画し、データの入力という名前を付けます。 .
• データ入力のフォーマットを設定します。 次に、マクロを割り当てます。
• 右クリック マウス の場合 => マクロを割り当てる => Excel 内のデータベース .

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• ユーザーフォームをテストします。 .
• [データの入力] をクリックします。 データ入力を取得するための図形 ユーザーフォーム。
• 必要な情報を入力し、[OK] をクリックします。 .
• Excel ワークシートに含まれるすべての情報を取得します。

Excel でリレーショナル データベースを作成する方法

ここでは、Excel でのリレーショナル データベースの作成について説明します。 Excel のリレーショナル データベースは、標準フィールドまたはキーに基づいて複数のテーブルが関連付けられたり接続されたりするセットアップを指します。これにより、異なる情報セット間の関係を確立できます。ワークシート内に 2 つのデータセットがあるのと同じです。 1 つは営業担当者が含まれています そして製品 もう 1 つは営業担当者を含みます。 および売上高 。 ピボット テーブルを使用して、製品と純売上高の関係を確立します。 ツール。

• データセット範囲をテーブルに変換します。そこで、[挿入 ] を選択します。 => 表 .
• テーブルの作成 ダイアログボックスが表示されます。
• $B$5:$C$10 の範囲を選択します。 => テーブルにヘッダーがあることを確認します。 => OK .

• これら 2 つのデータセットを Excel のテーブルに変換します。 .

注: テーブル デザインから タブでテーブル名を移動できます。たとえば、テーブルの名前は Table2 です。 および表 3 .

• リレーショナル データベースを作成するには、ピボットテーブルを作成します。 .
• テーブル 2 を選択します => ピボットテーブル 。次にテーブルまたは範囲からのピボットテーブル ダイアログボックスが表示されます。
• ピボット テーブルを既存のワークシートに配置します。 既存のワークシートを選択します。 => B12
• このデータをデータ モデルに追加する にチェックを入れます。 オプション => OK .
• ピボットテーブル フィールド ペインが表示されます。 製品 を確認してください 表 2 の アクティブから
• 純売上高を追加 ピボットテーブル フィールド から ペインで [すべて ] に移動します。 => 表 3 => 純売上高 .

わかりやすくするため、GIF 以下に添付します。

注: ピボット テーブル 自動的には更新されません。したがって、更新 をクリックする必要があります。 毎回データを更新するコマンド。

Excel でクライアント データベースを作成する方法

Excel で顧客データベースを作成する方法を示します。通常、クライアント データベースには、クライアント ID、クライアント名、会社、性別、年齢、婚姻状況、市区町村、州、連絡先番号、電子メール ヘッダーなどが含まれます。あらゆる組織にとって、クライアントや顧客との関係を維持することは不可欠です。

• クライアント データベース ヘッダーを挿入します。

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• 特定のフィールドに情報を 1 つずつ追加します。

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Excel で生徒データベースを作成する方法

Excelで生徒データベースを作成する方法を紹介します。学生データベースはあらゆる教育機関にとって不可欠です。学生データベースには、学生 ID、名、姓、性別、生年月日、メールアドレス、電話番号、住所、市区町村などが含まれます。

• 学生データベースのヘッダーを挿入します。

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• 次の画像のように情報を一つずつ追加していくことで、生徒データベースを作成できます。

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Excel で図書館データベースを作成する方法

ここでは、Excel で図書館データベースを作成する方法を学習します。ほぼすべてのコミュニティには少なくとも 1 つの図書館があります。さらに、学校、大学、組織には独自の図書館があります。したがって、データベースの作成は不可欠です。図書館データベースには、書籍 ID、書籍タイトル、著者、会員 ID、会員名、貸出日、返却期限日、住所、電話番号などが含まれています。前の 2 つのデータベースと同様に、以下に示すように、入力する適切なフィールドを備えた図書館データベースを簡単に作成できます。

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Excel でデータベースを作成するためのポイント

これらは、Excel でデータベースを作成する際に考慮すべき重要なポイントです。わかりやすくするために、それらを要約してみましょう。

• セキュリティとバックアップ機能を強化するために Excel ファイルを MS Access にアップロードできます。
• Excel の数式と関数を使用すると、簡単な計算と統計分析が容易になります。
• Excel フィルタ ツールとフィルタ関数により、特定の基準に基づいて効率的なデータ フィルタリングが可能になります。
• 日付順にデータを整理すると、追跡と分析が容易になります。
• データ量が増加すると、パフォーマンスが大幅に低下する可能性があります。
• Excel ピボット テーブルを使用すると、データを分析し、さまざまな形式で表示できます。
• ユーザーフォームを使用すると、ダイアログ ボックスにデータを自動的に入力できます。ただし、VBA のスキルと知識が必要です。

データベースを Excel から Access にコピーまたはエクスポートする方法

Excel にデータセットがあるので、Excel データベースを Microsoft Access にエクスポートします。さらに、Excel と Access の間でデータを交換できます。

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• 次のように選択します:外部データ => 新しいデータ ソース => ファイルから => エクセル .

• 外部データを取得する ダイアログボックスが表示されます。
• ファイル名を入力します。 => リンク テーブルを作成してデータ ソースにリンクする => OK .

• リンク スプレッドシート ウィザード
が表示されます。
• [ワークシートの表示] を選択します。 オプション => Excel にアクセス ワークシート => 次へ .

• 最初の行に列見出しが含まれていることを確認します。 => 次へ .

• Excel を Access に挿入 リンクテーブル名 フィールド => 終了 .

• Excel to Access ワークシートを選択すると、Excel ワークシートからすべてのデータを収集できるようになります。

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Excel のデータベース関数とは何ですか?

Excel のデータベース関数は、Excel のテーブルまたは範囲で編成された構造化データを特に処理するように設計された関数のグループです。これらの関数は、Excel のデータベース内で指定された基準に基づいてデータの計算、分析、取得を実行するのに役立ちます。

• データベース関数を選択し、[数式 ] をクリックします。 => 関数の挿入 .
• 関数の挿入 ダイアログボックスが開きます。
• カテゴリとしてデータベースを選択します => 希望の機能を選択 => OK .

Excel で一般的に使用されるデータベース関数をいくつか示します。

割引 : 数値をカウントします。
ディカウント : 数値以外の値をカウントします。
DCOUNTBLANK: データベース内の空白の値をカウントします。
DSUM: データベース内の値の合計を計算します。
平均値: データベース内の値の平均を計算します。
管理者 : データベースから最小値を返します。
DMAX : データベース内の列から最大値を返します。
DGET: 指定された基準に基づいてデータベースから単一の値を取得します。
Dプロダクト : 指定されたフィールドまたは列の値を乗算します。
DSTDEV 、 DSTDEVP : データベース内の母集団またはサンプルの標準偏差を計算します。
DVAR 、DVARP: データベース内の母集団またはサンプルの分散を計算します。

無料の Excel データベース テンプレートをダウンロード

便利な Excel データベース テンプレートを 5 つ添付しました。これらはすべて無料でダウンロードしてすぐに使用できます。ぜひチェックしてください。

クライアント データベース
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学生データベース
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従業員データベース
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図書館データベース
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会員データベース
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この記事の準備に使用した練習用ワークブックをダウンロードしてください。

まとめるとエクセルでデータベースを作る方法を説明しました。基本的な、クライアント、学生、図書館のデータベースを作成する方法について段階的なアプローチを示しました。フィルター ツール、FILTER 関数、ドロップダウン リストを使用して、検索可能なデータベースを作成できます。さらに、Power Query は、Web サイトからデータをインポートする動的データベースを作成するのに便利なツールです。一方、ピボット テーブルを使用すると、リレーショナル データベースの作成に役立ちます。ユーザーフォームは、データベースを作成する際に Excel ワークシートにデータを入力するための優れたツールです。最後に、 Excel から Microsoft Access にデータをエクスポートする方法について説明しました。
ご意見、ご質問、ご提案をコメント欄に残してください。

Excel のデータベース:ナレッジ ハブ

• Excel で従業員データベースを作成する
• Excel VBA で単純なデータベースを作成する
• Excel で会員データベースを作成する
• Excel でレシピ データベースを作成する

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