Excelのデータ入力の種類を徹底解説|4つのデータ型と入力方法まとめ

Microsoft Excelは、データの整理や分析に欠かせない代表的な表計算ソフトです。しかし、Excelでデータを分析するには、まずデータを入力する必要があります。データにはさまざまな種類があり、種類に応じて適切な入力方法が異なります。この記事では、Excelにおける4種類のデータ入力の方法とルールについて詳しく解説します。

Excelで扱える4つのデータの種類

データはMS Excelの中核となる要素です。Excelは入力されたデータを処理し、結果を出力します。Excelで扱えるデータは主に以下の4種類です。

• テキスト(Text)
• 数値(Value)
• 日付(Date)
• 数式(Formula)

テキスト型データ: 主に英数字で構成されるデータです。文字と数字の両方が含まれます。例:Alexi Laiho、Area 51 など。

数値型データ: 数値のみで構成されるデータです。計算の対象となります。例:5、7、343.556 など。

日付型データ: 短い形式(ショート形式)と長い形式(ロング形式)の両方があります。例:2022/6/13、2016年5月23日(月) など。

数式型データ: 値・関数・演算子を組み合わせて作成されます。例:=SUM(A2:H2)+92。

4種類のデータ入力方法の概要

以下のサンプルデータセットを見てください。ここでは、Excelで利用できる4種類のデータをすべて使用しています。

本記事では、これら4種類のデータ入力に関する方法とルールを順番に紹介していきます。

1. テキスト型データの入力

テキスト型データは文字と数字の両方で構成できます。なお、Excelの1つのセルに入力できるのは最大32,000文字までです。

文字を入力する場合は特に気にする必要はありませんが、数字を「文字」として入力したい場合は、数字の前にアポストロフィ(')を付ける必要があります。

まず、テキスト型データの入力方法を見てみましょう。

❶ セルをクリックし、F2キーを押して編集モードにします。

または、セルをダブルクリックしても編集モードにできます。

❷ テキストデータを入力します。

❸ Enterキーを押すと、テキスト型データとしてセルに登録されます。

数値をテキスト型データとして入力する場合は、次のようにします。

数字の前にアポストロフィ(')を付け、Enterキーを押すだけです。

Excelは自動的にその値をテキスト型として認識します。

アポストロフィ自体はセルには表示されません。

ただし、該当セルをクリックするとエラーアイコンが表示されます。エラーのドロップダウンアイコンをクリックすると、「このセルの数値がテキスト形式になっているか、アポストロフィが前に付いています。」というメッセージが表示されます。

このエラーを無視したい場合は、エラーのドロップダウンアイコンをクリックし、「エラーを無視する(Ignore Error)」を選択します。

関連記事: Excelでドロップダウンリスト付きのデータ入力フォームを作成する方法(2つの方法)

2. 数値型データの入力

数値型データの入力方法は、テキスト型データと基本的に同じです。

とはいえ、手順を確認しておきましょう。

❶ セルをクリックし、F2キーを押して編集モードにします。

または、セルをダブルクリックしても編集モードにできます。

❷ セル内に数値を入力します。

❸ Enterキーを押すと、データがセルに入力されます。

数値の表示形式を変更するには、まず対象のセルを選択します。

次に、「ホーム」タブ ➤ 「数値」グループへ移動します。

そこから任意の表示形式を選択できます。今回は例として「会計」形式を選択してみます。

また、フィルハンドル(Fill Handle)を使えば、数値型データをオートフィルすることも可能です。

数値を入力したセルの右下隅にマウスカーソルを合わせます。

カーソルがプラス記号「+」に変わります。

左クリックを押したまま、下方向へドラッグします。

すると、同じ列の残りのセルが自動的に入力されます。

関連記事: Excelで入力可能なフォームを作成する方法(5つの実例)

3. 日付型データの入力

Excelは日付型データをシリアル値(小数値)として内部的に保存しています。そのため、日付は関数や数式の中でも使用できます。

日付型データを入力する手順は以下の通りです。

❶ セルをクリックし、F2キーを押して編集モードにします。

または、セルをダブルクリックしても編集モードにできます。

❷ セル内に日付を入力します。

❸ Enterキーを押すと、日付がセルに入力されます。

日付の表示形式を追加・変更するには、対象データを選択した状態でCtrl + 1キーを押します。

「セルの書式設定」ダイアログが表示されます。

• 「表示形式」➤ 「日付」を選択します。
• 「種類」の一覧から希望の形式を選びます。
• 「OK」をクリックして適用します。

日付型データもフィルハンドルを使ってオートフィルできます。

日付を入力したセルの右下隅にマウスカーソルを合わせます。

カーソルがプラス記号「+」に変わります。

左クリックを押したまま、下方向へドラッグします。

Excelが自動的に連続した日付で残りのセルを埋めてくれます。

関連記事: Excelでタイムスタンプを自動挿入する方法(5つの方法)

4. 数式型データの入力

数式型データは、関数・値・演算子を組み合わせて構成されます。

数式型データを入力する手順は以下の通りです。

❶ セルをクリックし、F2キーを押して編集モードにします。

または、セルをダブルクリックしても編集モードにできます。

❷ 数式を入力します。

今回は例として、ROUND関数・DAYS関数・NOW関数を使った次の数式を使用します。

=ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0)

この数式は、各従業員の入社日から現在までの勤続年数を計算するものです。

数式型データもフィルハンドルを使ってオートフィルできます。

数式を入力したセルの右下隅にマウスカーソルを合わせます。

カーソルがプラス記号「+」に変わります。

左クリックを押したまま、下方向へドラッグします。

フィルハンドルによって数式が下方向へコピーされ、次のような計算結果が表示されます。

数式でできることはまだまだあります。

たとえば、CONCAT関数を使えば、テキストと数式の結果を同時に組み合わせることも可能です。

=CONCAT(ROUND(DAYS(NOW(),D5)/365,0), " Years")

数式の活用範囲はこれだけにとどまりません。Excelには文字列操作、数学/三角、日付/時刻など、多数の関数が用意されています。

関連記事: Excelのセルへのデータ入力を制限する方法(2つの簡単な方法)

覚えておきたいポイント

• 数値型データとして入力できるのは、1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 + – ( ) , / $ % . E e の各文字のみです。
• Excelに日付を入力する際は、「月 → 日 → 年」の順序で入力するようにしましょう。

まとめ

以上、Excelにおけるデータ入力の種類について解説しました。ご不明な点があれば、下のコメント欄でお気軽にお尋ねください。関連するご質問にはできるだけ早く回答いたします。また、より多くのExcel情報については、当サイトExcelDemyもぜひご覧ください。

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