【Excel】選択内容に応じてデータを抽出するドロップダウンフィルターの作成方法4選

Excelのフィルター機能を使えば、条件に合わせてデータを抽出できます。しかし、標準のフィルター機能には「行番号やセル参照が固定されたまま変わらない」という課題があります。そこで便利なのが、ドロップダウンフィルターの自作です。この記事では、プルダウンリストの選択内容に基づいてデータを自動抽出できるフィルターを作成する、実用的な4つの方法をわかりやすく解説します。

説明には、ある会社の販売担当者（Salesman）・製品（Product）・純売上高（Net Sales）をまとめたサンプルデータを使用します。

ドロップダウンフィルターで選択に基づくデータ抽出を行う4つの方法

方法1：補助列を使ってドロップダウンフィルターを作成する

最初の方法では、3つの補助列を追加してドロップダウンフィルターを実現します。以下の手順に沿って進めてください。

手順：

• まず、セルD5を選択し、次の数式を入力します。

=ROWS($B$5:B5)

• Enterキーを押したら、オートフィルを使って連番を最終行までコピーします。

• 次に、ドロップダウンフィルターを設置したいセル（ここではG5）を選択します。
• リボンのデータ ➤ データツール ➤ データの入力規則の順にクリックします。

• データの入力規則ダイアログボックスが表示されます。
• 設定タブで、入力値の種類を「リスト」に変更し、元の値ボックスに「TV,AC」と入力します。

• OKを押すと、目的のドロップダウンリストが作成されます。

• 続いて、セルE5を選択して次の数式を入力します。

=IF(B5=$G$5,D5,"")

• Enterキーを押します。

• オートフィルで残りのセルにも数式をコピーします。
• 次にセルF5を選択し、以下の数式を入力します。

=IFERROR(SMALL($E$5:$E$10,D5),"")

• Enterキーを押します。

• 同様にオートフィルで残りを埋めます。
• 最後にセルI5を選択して、次の数式を入力します。

=IFERROR(INDEX($A$5:$C$10,$F5,COLUMNS($I$5:I5)),"")

• Enterキーを押します。

ここで、COLUMNS関数は範囲$I$5:I5に含まれる列数を返します。INDEX関数は、F5で指定された行番号とI5で指定された列番号が交差する位置にあるセルの値を返します。さらにIFERROR関数により、エラーが発生した場合は空白セルが表示される仕組みです。

• オートフィルで数式を一括コピーすると、選択内容に応じたデータが表示されます。

• 同じ要領で、ドロップダウンから「AC」を選択すると、データセットが自動的に更新されます。

方法2：FILTER関数でドロップダウンフィルターを作成する

この方法では、FILTER関数を活用して、選択内容に基づくデータ抽出用のドロップダウンフィルターを作成します。Microsoft 365など動的配列数式に対応した環境が必要です。以下の手順で操作しましょう。

手順：

• まず、範囲A4:C10を選択します。
• 挿入タブから「テーブル」を選択します。

• ダイアログボックスが表示されたらOKをクリックします。
• これで自動的に「Table1」という名前のテーブルが作成されます。
• 次に、新しい空のシートを開き、セルB2に以下の数式を入力します。

=UNIQUE(Table1[Product])

• Enterキーを押すと、重複のない製品名がスピル表示されます。

• 続いて、元のシートのセルE5（または任意のセル）を選択します。
• データ ➤ データツール ➤ データの入力規則を開きます。

• ダイアログボックスが表示されたら、設定タブで入力値の種類を「リスト」にし、元の値ボックスに次の数式を入力します。

=list!$B$2#

ここで「list」は新しく作成したシート名です。「#」（スピル演算子）により、listシートのB2からスピルしている範囲全体がリストの候補として参照されます。

• その後、セルG5を選択し、以下の数式を入力します。

=FILTER(Table1,Table1[Product]=E5)

• Enterキーを押すと、該当データがスピル表示されます。

FILTER関数はTable1を絞り込み、セルE5の値と一致するレコードだけを返します。

• ドロップダウンを「AC」に変更すれば、選択に応じたデータが即座に表示されます。

方法3：INDIRECT関数で複数シートから選択データを抽出する

INDIRECT関数を使えば、複数のシートから選択に応じてデータを取り出すことができます。たとえば、次の例ではSheet1とSheet2の2つのシートにデータがあり、シート名を選択すると対応するTotal Sales（合計売上）が自動的に表示される仕組みを作ります。

手順：

• まず、抽出結果を表示したいシートのセルC4を選択します。

• データ ➤ データツール ➤ データの入力規則を開きます。
• ダイアログボックスで入力値の種類を「リスト」にし、元の値ボックスに次の範囲を指定します。

=$C$8:$C$9

• OKを押します。
• 次に、セルC6を選択して以下の数式を入力します。

=INDIRECT("'"&C4&"'!C11")

• Enterキーを押すと、セルC4で指定したシートからTotal Salesの値が取得されます。

• 最後に、ドロップダウンフィルターでシートを切り替えると、セルC6の値が自動的に変化することを確認できます。

方法4：VBAマクロでドロップダウンフィルターを作成する

最後の方法では、VBAコードを使ってドロップダウンフィルターを実装します。別シートのデータをリアルタイムで絞り込みたい場合に特に有効です。以下の手順を確認しましょう。

手順：

• まず、シート「vba1」に元データが入力されている状態を用意します。

• そして、シート「vba2」にドロップダウンフィルターを配置します。vba2のドロップダウンでの選択内容に応じて、vba1のデータを絞り込むのがゴールです。

• 次に、下の画像のようにシート「vba2」のタブを右クリックし、「コードの表示」を選択します。

• コードウィンドウが開いたら、以下のコードをコピーして貼り付けます。

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Range("A2"), Target) Is Nothing Then
        Application.EnableEvents = False
        If Range("A2").Value = "" Then
            Worksheets("vba1").ShowAllData
        Else
            Worksheets("vba1").Range("A2").AutoFilter 1, Range("A2").Value
        End If
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

• F5キーを押すとマクロダイアログが表示されます。マクロ名に任意の名前を入力します。
• 作成をクリックします。

• 再度F5キーを押して「実行」を選択します。

• ウィンドウを閉じたら、ドロップダウンフィルターから「TV」を選択してみましょう。

• すると、シート「vba1」側でデータが自動的に絞り込まれます。

• 同様に、vba2のドロップダウンで「AC」を選択しても、抽出結果が正しく表示されます。

まとめ

本記事で紹介した4つの方法を活用すれば、Excelで選択内容に基づいてデータを抽出できるドロップダウンフィルターを自由に作成できるようになります。補助列を使う古典的な手法から、FILTER関数やINDIRECT関数といった最新の関数、さらにはVBAによる自動化まで、用途やExcelのバージョンに合わせて最適な方法を選んでみてください。他におすすめの方法があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。ご質問やご意見もお待ちしています。

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