Excelで小計を挿入する方法｜初心者向けに基本操作をわかりやすく解説

Excelは学生や従業員の重要な数値データを管理するために広く活用されています。大量のデータの中から特定グループの小計を抽出し、全体の状況を把握したい場面は多いでしょう。この記事では、Excelで小計を挿入する方法を、初心者の方にもわかるように丁寧に解説します。

小計（Subtotal）とは？

計算手順に入る前に、まず「小計」という言葉の意味を確認しておきましょう。

一般的に小計とは、大きなデータ群の中の一部のグループに対する合計値を指します。例えば、前期試験が100点満点で、そのうち数学の点数が3回のクラステストから構成されていたとします。1回目で10点、2回目で15点、3回目で20点を取った場合、「合計100点のうち数学だけで何点だったのか」を知りたいときに小計が役立ちます。

同じようにExcelでも、小計機能を使えば大きなデータセットを小さなグループに分解し、SUM（合計）、AVERAGE（平均）、MAX（最大値）、MIN（最小値）、COUNT（個数）、PRODUCT（積）など、さまざまな関数を組み合わせて目的の集計結果を得ることができます。

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Excelに小計を挿入する最も簡単な方法

ここでは、Excelに小計を挿入するための基本的な手順を紹介します。以下のステップに沿って操作してみましょう。

ステップ1： 小計を表示したいデータ範囲を選択します。

ステップ2： リボンの「データ」タブ →「小計」（アウトライングループ内）をクリックします。

ステップ3： 表示された「小計」ダイアログボックスで、以下の項目を設定します。

• 「グループ化の基準」：ドロップダウンリストから、データを分類したい項目名を選択します（今回は名前ごとに集計したいため「氏名」を選択）。
• 「使用する関数」：ドロップダウンリストから、適用したい集計関数を選択します（今回は合計を求めたいため「SUM」を選択）。

「使用する関数」のドロップダウンリストをスクロールすれば、必要な関数を自由に選択できます（下図参照）。

• 「小計の対象」：小計結果を表示したい数値が含まれる列のチェックボックスにチェックを入れます（今回は各メンバーごとの小計値を知りたいため、該当する列を選択）。
• すでに既存の小計があり、それを新しい結果で置き換えたい場合は「現在の小計を置き換える」にチェックを入れます。既存の小計を残したい場合はチェックを外します（両者の違いは図1・図2を参照）。
• カテゴリごとに自動的に改ページを挿入したい場合は、「グループごとに改ページを挿入する」にチェックを入れます。不要ならそのままにします。
• 小計の結果を各カテゴリの下側に表示したい場合は、「集計行をデータの下に表示する」にチェックを入れます。上側に表示したい場合はチェックを外します。
• 「OK」をクリックします。

図1：「現在の小計を置き換える」にチェックを入れた場合の小計結果

図2：「現在の小計を置き換える」のチェックを外した場合の小計結果

これで、データセット内の各カテゴリの小計とともに、データ全体の総計（総合計）も自動的に表示されます。

総計 ＝ すべての小計値の合計

あわせて読みたい：Excelで小計を並べ替える方法（クイックステップ付き）

小計を削除する方法

挿入した小計が不要になった場合は、以下の手順で簡単に削除できます。

ステップ1： データ範囲を選択します。

ステップ2： 「データ」タブ →「小計」をクリックします。

ステップ3： 「小計」ダイアログボックスの左下にある「すべて削除」をクリックします。

これで、データセットからすべての小計が削除されます。

あわせて読みたい：ピボットテーブルの小計を削除する5つの便利な方法

まとめ

この記事では、Excelに小計を挿入する最も効果的で簡単な方法を解説しました。「グループ化の基準」「使用する関数」「小計の対象」の3つの設定を押さえるだけで、誰でも素早く集計表を作成できます。この記事が皆さんの日々の業務や学習の効率化に役立てば幸いです。ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

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