【完全ガイド】Microsoft Officeのドキュメントから個人情報を含むメタデータを削除する方法

あなたが行うすべての行動は、どこかでデータを生成しています。そのデータは収集・分析されると「情報」になり、あなたが知られたくない以上のことを他人に伝えてしまう可能性があります。

時間をかけて収集された情報は、あなたに関するあらゆることを明らかにし、味方にも敵にもなり得ます。このようなデータは「メタデータ」と呼ばれます。

メタデータとは何か？

メタデータとは「データに関するデータ」のことです。同じ言葉でその言葉自体を定義されるのは嫌ですよね。データとは完全に客観的な事実であり、合理的に反論の余地はありません。1は1、0は0。気温はあるがままの値であり、今日の日付は今日の日付です。そういうことです。

メタデータは、ひとつのデータに関する事実情報です。Microsoft Wordで文書を書く例で具体的に説明しましょう。

職場で起きている倫理に反する、おそらく違法な行為について当局宛てに送る文書を入力するとします。はい、いきなりドラマチックになりましたね。

その文書は、特定の順序で入力された文字から構成される「情報」です。入力された文字は、膨大な0と1によって生成されています。この0と1こそが、文書の情報を形作る「データ」です。

そして0と1が文書に変換されるとき、文書に関する別のデータも同時に生成されます。いつ入力したか、誰が入力したか、最後に保存したのはいつか、どのバージョンのWordで作成されたか——これらはすべて「データに関するデータ」、すなわちメタデータなのです。

メタデータにはどんな役割があるのか？

Microsoft Officeにおいて、メタデータの大部分はユーザー自身のためのものです。ドキュメントの最新バージョンを見つけたり、作成者を確認して質問したりするのに役立ちます。また、編集履歴やコメントの追跡にも活用されます。

さらに、Officeプログラムや他のソフトウェアがドキュメントを扱う際にも使用されます。たとえばWindowsエクスプローラーは、この情報をもとにドキュメントを分類・並べ替えています。

なぜメタデータを削除する必要があるのか？

職場の不審な行為について当局に送る文書の話に戻りましょう。あなたは報復を恐れているため、あるいは当局に知らせる以上の関わりを持ちたくないため、匿名でこれを行います。いわゆる内部告発です。

足跡を残さないよう、使い捨てのメールアドレスを取得し、図書館の公共パソコンから送信するとします。しかしメタデータのせいで、文書にはあなたにたどり着ける情報が残っているかもしれません。最悪の場合、あなたの名前がそのまま添付されていることさえあります。

さらに厄介なのは、文書への変更履歴です。画面上では見えなくなっていても、ファイル内に残っている可能性があります。自分を特定されうる具体的な内容の段落を書いた後に削除しても、それがメタデータという形でファイルの一部として残っているかもしれないのです。

Officeのメタデータを確認する方法

以下に、Word・Excel・PowerPointのファイルに添付されたメタデータを確認する方法を紹介します。なお、Outlookから送信されるメールのメタデータははるかに複雑なため、本記事の範囲外とします。

Word・Excel・PowerPointでメタデータを表示する

確認したいドキュメント・ブック・プレゼンテーションを開いた状態で、左上隅の「ファイル」をクリックします。

「情報」画面には、サイズ、ページ数、文字数、合計編集時間、最終更新日時、作成日時、関連人物など、多くの情報が表示されます。

その下にある「すべてのプロパティを表示」をクリックすると、さらに詳しいデータを確認できます。
注意：「テンプレート」の項目に注目してください。ファイル名にあなたの名前や会社名が含まれるテンプレートを使用していた場合、それがあなたを特定する手がかりになる恐れがあります。

Windowsエクスプローラーでメタデータを表示する

Windowsエクスプローラーを開き、対象ファイルが保存されている場所へ移動します。

ファイルを右クリックして「プロパティ」を選択します。

プロパティウィンドウの「詳細」タブを開くと、すべてのメタデータが簡潔なリスト形式で表示されます。

Word・Excel・PowerPointファイルの全メタデータを表示する

拡張マークアップ言語（XML）は、コンピューティングにおけるメタデータ保存の事実上の標準形式です。あらゆる種類のファイルに付随しており、Microsoft Officeファイルも例外ではありません。

これらのXMLファイルを覗き見るのは、意外なほど簡単です。Wordファイルで試してみましょう。

1. Windowsエクスプローラーを開き、対象ファイルが保存されている場所へ移動します。
2. 元のファイルを誤って壊さないよう、必ずコピーを作成します。
3. コピーしたファイルを選択し、キーボードのF2キーを押すか、右クリックして「名前の変更」を選びます。

ファイルの拡張子を.docxから.zipに変更します。実は、「x」で終わるOfficeの各ファイル形式は、XMLドキュメントを格納した圧縮ファイルなのです。警告が表示されたら「はい」をクリックします。

次にファイルを右クリックし、「すべて展開」を選択します。

開いたウィンドウでは、展開先の保存場所と、完了後にフォルダを表示するかどうかを尋ねられます。デフォルト設定のままで問題ありません。「展開」をクリックします。

展開が完了すると、3つのフォルダとXMLファイルが現れます。中身を調べて、どんな情報が保存されているか確認しましょう。XMLファイルをダブルクリックすると、ブラウザで開くのが一般的です。

見た目は無骨ですが、内容の大半は読み取れるはずです。特にあなたの名前が含まれている可能性があるのは、docPropsフォルダ内のcore.xml、およびwordフォルダ内のdocument.xmlとpeople.xmlです。

Microsoft Word・Excel・PowerPointからメタデータを削除する方法

ここまで長い道のりでしたが、こうした操作を行うなら、その理由を正確に理解しておくべきです。それでは本題に入りましょう。

Word・Excel・PowerPointでメタデータを削除する

左上隅の「ファイル」をクリックします。

「情報」ページで、中央付近の左側にある「問題のチェック」をクリックします。

「ドキュメントの検査」を選択すると、「ドキュメント検査」ウィンドウが開きます。

すべてのチェックボックスがオンになっていることを確認し、「検査」ボタンをクリックします。

検査が完了すると、見つかったデータの種類ごとの結果が表示されます。緑色のチェックマークは該当データなし、赤色の感嘆符は該当データありを意味します。データ種類の説明の横に「すべて削除」ボタンが表示されるので、クリックして該当データを一括削除します。このボタンが複数ある場合もあるため、下までスクロールして漏れがないか必ず確認してください。

削除後は、「再検査」ボタンを押して、見落としがないか念のため確認しておきましょう。

最後に、データが再び書き込まれないよう、忘れずにドキュメントを保存します。

メタデータが確実に削除されたか確認する方法

前述の「全メタデータを表示する」手順を再度実行します。core.xml、document.xml、people.xmlの中身を調べ、個人情報が残っていないことを確認してください。

拡張子を.zipから.docxに戻せば、Wordで通常どおりファイルを開けるようになります。

Windowsエクスプローラーでメタデータを削除する方法

複数のファイルから手早くメタデータを除去したい場合、この方法が便利です。2つ以上のファイルでも、わずか数秒で処理できます。

Windowsエクスプローラーで対象ファイルを右クリックし、「プロパティ」を開きます。

「詳細」タブをクリックし、次に「プロパティや個人情報を削除」を選択します。

削除方法は2つあります。元のファイルから直接メタデータを取り除くか、メタデータなしのコピーを作成するかです。

元のファイルからメタデータを削除する

「このファイルから次のプロパティを削除します：」を選択し、削除したい項目だけにチェックを入れるか、「すべて選択」ボタンを押します。その後「OK」をクリックすれば完了です。

メタデータなしのコピーを作成する

こちらを選ぶと、ファイル名の末尾に「- コピー」が付いた複製が作成され、そのコピーには一切のメタデータが含まれません。

「プロパティの削除」ウィンドウで「可能なすべてのプロパティを削除してコピーを作成する」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

処理後は、元のファイルとコピーのプロパティを比較して、違いを確認してみてください。

これで本当に安全なのか？

これで安心と言えるでしょうか？もうドキュメントからあなたを特定できないのでしょうか？答えは「なんとも言えない」です。その後、そのドキュメントをどう扱うか次第で変わります。

メール送信など、ドキュメントをさらにデジタル的に加工・送信すると、新たなメタデータが付加される可能性があります。最も確実な選択肢は、ドキュメントを印刷して郵送することです。紙からメタデータを読み取るのは至難の業ですから。