Microsoft StaffHubで実現するシフト管理・コミュニケーション・情報共有の効率化

テクノロジーの進化により、従業員への連絡やスタッフ管理に膨大な手作業や紙の書類が必要だった時代は過ぎ去りました。Microsoftは、Office 365の既存の便利な機能に加えて、Microsoft StaffHubという新しいクラウドベースのサービスを提供しました。このサービスにより、マネージャーはあらゆるデバイスから従業員の管理、コミュニケーション、コンテンツ共有を一元的に行えるようになります。

Microsoft StaffHubとは

Microsoft StaffHubは、管理者と従業員双方の働き方を大幅にシンプルにしてくれるクラウドプラットフォームです。StaffHubを活用すれば、自分自身の業務や部下の管理を容易に行えます。すべての従業員も、デバイス間でのドキュメント、スケジュール、データのシームレスな統合というメリットを享受できます。当時はOffice 365 Businessプランの契約者向けに提供され、マネージャー向けのWebアプリと従業員向けのモバイルアプリが用意されていました。

2つの役割：マネージャーと従業員

StaffHubには主にマネージャーと従業員という2つの役割があります。

マネージャーとしてできること

マネージャーになると、シフトやスケジュールの作成、さまざまなチームへのドキュメント共有、タスクやTo-Doの追加、一緒に働くメンバー全員へのメモや指示の作成などが行えます。さらに、複数のチームを作成し、従業員と業務を効率的に管理することも可能です。

従業員としてできること

従業員側では、マネージャーが共有したデータへのアクセスや、自分のシフトおよび出勤時間の確認ができます。メモや指示を確認できるほか、シフトの休みを申請したり、マネージャーの承認を得て同僚とシフトを交代したりすることもできます。

組織全体をつなぐコミュニケーション基盤

StaffHubは、組織内の人々の距離を縮め、コミュニケーションプロセスを格段に簡単で円滑なものにします。メンバーは互いに、またはチーム内でチャットができ、ほぼあらゆる種類のコンテンツをチャット経由で送信できます。マネージャーであれば、従業員がダウンロードできるファイルをアップロードすることも可能です。加えて、複数のマネージャーを追加したり、ビジネスアソシエイト、店舗スタッフ、配送スタッフなど、役割に応じたさまざまなタイプの従業員を登録したりすることもできました。

このサービスには無限の可能性があり、実際に一部の大手企業はすでにこの優れたサービスによって従業員管理を支えていました。

利用環境と必要条件

StaffHubは、マネージャー向けにはWebアプリケーションとして、従業員向けにはモバイルアプリケーションとして提供されていました。モバイルアプリはAndroidとiOSに対応しています。StaffHubサービスを有効にするにはOffice 365 Businessライセンスが必要で、すべての従業員もサービスの恩恵を受けるにはOffice 365アカウントが必要でした。

現在の状況：Microsoft Teamsへの移行

なお、注意点として、Microsoft StaffHubは2019年10月1日にサービス提供を終了し、その機能はMicrosoft Teamsの「シフト（Shifts）」機能に引き継がれています。現在、同様のシフト管理やチームコミュニケーション機能をお探しの場合は、Microsoft Teamsの利用をご検討ください。

まとめ

Microsoft Office StaffHubは、直感的なアイデアを見事な形に仕上げた革新的なサービスでした。テクノロジーとスマートフォンを最大限に活用し、従業員とのコミュニケーション、情報共有、ファイルやデータのやり取りをこれまでよりはるかに簡単にしました。

業務管理のために使っていたExcelシートやGoogleグループに別れを告げ、職場でも、自宅でも、休暇中でも、世界のどこにいてもスタッフとつながり続けられる働き方を、ぜひ実現してみてください。