シャドーITとは？セキュリティリスクの実態と効果的な管理方法を徹底解説

情報技術（IT）の進化は、働き方を大きく変え、生産性の高い職場を実現してきました。特にクラウドコンピューティングの普及により、デジタル業務ツールへのアクセスはかつてないほど容易になっています。

従業員は業務効率を高めるソフトウェアに自由にアクセスできるようになりました。効率的な従業員は効率的な組織を作る——一見すると理想的に聞こえますが、その裏にはサイバーセキュリティ上の懸念も潜んでいます。

では、シャドーITとは何を意味するのでしょうか。メリットとデメリットは何か、そして自社にもたらしうる脅威をどう管理すればよいのか。本記事で詳しく解説します。

シャドーITとは何か？

シャドーITとは、IT部門の承認を得ずに、従業員などがデバイス、ツール、システム、アプリ、ソフトウェアなどの技術サービスを使用することを指します。

シャドーITを利用する従業員の大半は悪意を持っているわけではなく、単に業務効率を高めたいだけです。しかし、IT部門がその使用状況を把握できていない以上、その動機には疑問符が付きます。

シャドーITは善か悪か？

職場におけるシャドーITの利用については賛否が分かれています。良いとする意見もあれば、そうでないとする意見もあります。

公平に言えば、シャドーITの多くは善意から生まれるものです。従業員が業務効率化のためのツールを積極的に取り入れれば、組織もその恩恵を受けます。

一方で、こうしたツールはクラウド上のデータをサイバー脅威に晒す可能性があります。

IT部門から見えないツールであるため、攻撃を受けても早期に検知できず、組織に深刻な被害をもたらしかねません。

職場でシャドーITが蔓延する理由

批判があるにもかかわらず、シャドーITは多くの組織で広く浸透しています。

技術革新のスピードが速まる中、シャドーITを無視することは困難になっています。成長し続けるビジネス環境の中で優れた成果が求められる従業員は、自然とパフォーマンス向上のための別のソフトウェアへと目を向けるのです。

また、一部の組織ではツールの審査・承認プロセスが長く煩雑であることも一因です。従業員は面倒な手続きを経るよりも、必要なツールをこっそり使うことを選びがちです。

シャドーITのメリット

シャドーITを職場に取り入れることは、さまざまな形で組織に利益をもたらします。従業員が活躍すれば、ビジネスもそれに応じて成長します。

以下、シャドーITが企業にもたらすメリットを見ていきましょう。

1. 従業員の業務効率向上

企業が提供するツールは従業員の業務を支援するためのものですが、従業員自身が選んだツールであれば、さらに効果的です。

会社から支給されたツールに使いづらさを感じながらも、仕方なく使わざるを得ないケースでは、戸惑いや苦労が生産性低下につながります。逆に、自分で選んだ慣れ親しんだツールを使えば、生産性は最高水準に達するでしょう。

2. IT部門の負担軽減

一般的にIT部門は非常に多忙です。クラウドコンピューティングを基盤とする現代の職場では、業務システムを常に稼働状態に保つことがIT部門の責務であり、そこにすべてのワークフローツールの調査・承認まで加われば、限界を超える負荷となります。

従業員が自らツールを探して業務に活用すれば、特に問題がなければITチームの負担軽減につながります。

3. イノベーションの促進

あらゆる技術をIT部門の提供待ちにしていると、パフォーマンスは低下します。既存のツールが陳腐化していても、ITチームの対応が遅ければ更新されないままです。

従業員は業務改善につながるツールを知っていることも少なくありません。彼らが主体的にそのようなツールを導入すれば、組織内にイノベーションが生まれ、成長と発展をもたらします——これは組織にとって大きな勝利です。

シャドーITのデメリット

IT部門を迂回することは倫理に反します。従業員がそれを行えば、組織をさまざまなリスクやサイバー攻撃に晒すことになりかねません。その結果、シャドーITはビジネスに複数の形で悪影響を及ぼします。

1. コンプライアンス違反

組織は業界の秩序を維持するために法律や規制に従う必要があり、これらはシステムの利用やデータ管理にも及びます。

ビジネスで使用するシステム次第で、遵守すべき基準への適合が左右されます。従業員による未承認ツールの利用は、企業を法的な違反側に追いやり、制裁を受ける可能性があります。

2. 可視性と制御の欠如

本来、IT部門は組織内で使われるすべてを監視し、プロアクティブなセキュリティ戦略を実行する役割を担っています。しかし、シャドーITによって一部のシステムが隠されてしまうと、この重要な職務を効果的に果たせなくなります。

可視性の欠如により、ITチームはサイバーセキュリティの脅威を検知できなくなってしまいます。

3. データ漏洩

有能なITチームなら、技術が持つセキュリティ上の影響を見極めることができます。しかし、一部のソフトウェアは有効である一方、複雑なセキュリティ要件を持つ場合があります。これらのシステムを使う従業員に適切な設定の知識がなければ、データが露出してしまうのです。

さらに、シャドーITのシステムは正常に機能するために定期的なアップデートやメンテナンスが必要なことがあります。従業員にその専門知識や時間がなければ、企業のシステムは侵害の危険にさらされるでしょう。

シャドーITのリスクを管理する方法

組織からシャドーITを完全に根絶することは至難の業です。安全を確保するためには、従業員が背後でシャドーITに手を染めている可能性を踏まえ、その管理方法を学ぶべきです。

以下の方法で問題に対処し、共通の落とし所を見つけましょう。

1. 従業員への教育

シャドーITがなぜ危険なのかを理解していれば、従業員はそれを使わなくなる可能性が高まります。中には、業務効率化のために使っているだけで、その危険性に気づいていない人もいるかもしれません。厳しく罰するのではなく、組織へのリスクについて丁寧に教育することが大切です。

また、組織全体に健全なサイバーセキュリティ文化を醸成しましょう。誰にも見られていなくても、常に健全なセキュリティ慣行を守る必要性を全員が理解できるようになります。

2. 必要なツールを従業員に提供する

ツールを押し付けるのではなく、業務効率化に必要なツールについて従業員とオープンにコミュニケーションを取り、その環境を整備しましょう。

オープンな対話があれば、従業員は業務に役立つものを喜んで報告してくれるようになり、知られずに勝手に使うことがなくなります。

3. 審査・承認プロセスの簡素化

従業員がITニーズを伝えてくれる信頼関係を築いたら、それを実行する仕組みを作りましょう。

審査プロセスを合理化し、IT部門が推奨ツールの承認に時間をかけすぎないようにします。さもなければ、従業員は再び背後でシステムを使う旧態依然としたやり方に戻ってしまうでしょう。

4. 資産の優先順位付け

サイバー攻撃者は、自分たちにとって価値のない資産に時間を浪費しません。最も価値のあるものを狙います。

最も価値の高いデジタル資産を優先的に管理することで、リソースを効果的に配分しましょう。インターネットに直接接続されていない無害なシャドーITツールまで気にしていては、本当に守るべき最大の資産に集中できなくなります。

5. 高度なツールでシャドーITインフラを管理する

シャドーITが脅威となるのは、ツールが検知されない場合です。一度検知して監視下に置くことができれば、心配事はほとんどなくなります。高度なサイバーセキュリティツールを活用してシステムを監視し、インフラ全体を見守りましょう。

シャドーITを味方につける

組織に従業員がいる限り、シャドーITは存在し続けます。それは、従業員が悪意なく、自然と仕事を楽にする方法を模索するからです。

もし従業員に「正面玄関」からツールを持ち込んでもらえる仕組みを作れれば、シャドーITのメリットを享受しながら、実際には「影」に潜むシャドーITをなくせるのです。