Office 365の一括インポート機能で複数ユーザーをまとめて追加する方法

Office 365の一括インポート機能とは

前回の記事では、Office 365の管理者アカウントを使って新しいユーザーアカウントを作成する方法をご紹介しました。この方法は5〜10人程度のアカウント作成には十分ですが、10人以上の大規模なチームを登録する場合は、Office 365の一括インポート機能を活用することをおすすめします。

一括インポート機能を使えば、1つのファイルから複数のユーザー情報をOffice 365へまとめて取り込むことができます。ファイルはカンマ区切り(CSV)形式である必要があり、指定されたフォーマットに従っていれば、残りの処理は自動的に実行されます。

CSVファイルの基礎知識

一括インポートの手順を説明する前に、まずCSVファイルとは何か、そしてOffice 365対応のファイルをどう作成すればよいのかを理解しておきましょう。

CSVファイルは、プログラム間で大量のデータをやり取りするためのシンプルな手段です。プレーンテキスト形式のファイルで、データベース型の情報を特殊なフォーマットで保存します。ルールとしては、1レコード(1件分のデータ)が1行に対応し、レコード内の各フィールドはカンマで区切られます。

「ユーザーの一括追加」ウィザードでは、既存のCSVファイルをアップロードすることもできますし、提供されている空のCSVテンプレートをダウンロードして、メモ帳などのテキストエディタで編集することも可能です。

テンプレートにはユーザーデータの列見出しが含まれており、その下にインポートしたいユーザーの情報を入力していきます。ウィザードにはサンプルCSVファイルも用意されており、正しく整形されたサンプルデータを確認できます。

CSVファイルを作成する際、列見出しはどの言語・文字で入力しても構いませんが、サンプルと同じ順序で並べることが重要です。順序が異なると、データが正しいフィールドに反映されません。各フィールドへの入力も任意の言語・文字で行えます。ファイルはUnicodeまたはUTF-8形式で保存してください。

行数の最小値は2行です(1行目が列見出し、2行目がユーザーデータ)。最大行数は251行(1行目の列見出しを含む)です。必須入力項目は「ユーザー名」と「表示名」のみです。250人を超えるユーザーをインポートする場合は、複数のCSVファイルに分割して作成しましょう。

サンプルCSVファイルの列見出しと最大文字数

• ユーザー名(必須):合計最大79文字(@マークを含む)。形式は「user@domain.com」。エイリアス部分は30文字以内、ドメイン名は48文字以内。
• 名(First Name):64文字
• 姓(Last Name):64文字
• 表示名(必須):256文字
• 役職:64文字
• 部署:64文字
• 事業所番号:128文字
• 勤務先電話番号:64文字
• 携帯電話番号:64文字
• Fax:64文字
• 住所:1024文字
• 市区町村:128文字
• 都道府県:128文字
• 郵便番号:40文字
• 国または地域:128文字

CSVファイル作成時の注意点

Office 365用のCSVファイルを作成する際は、以下の点に注意しないとエラーが発生します。

• 異なる国や地域のユーザーをインポートする場合は、国・地域ごとに個別のCSVファイルを作成し、それぞれに対して一括インポートを実行することをおすすめします。インポート処理の中でCSVファイル内のユーザーの場所を指定する仕組みになっており、1回の一括インポート操作で選択できる場所は1つだけだからです。
• CSVファイルの「ユーザー名」列には、各ユーザーの完全なメールアドレス(例:user@domain.com)を入力してください。これを怠ると、ファイルのアップロード時にエラーが発生します。

Office 365で一括インポートによりユーザーを追加する手順

CSVファイルの準備ができたら、いよいよ複数ユーザーの追加を行います。以下の手順に従って操作してください。

1. ヘッダーの[管理](Admin)をクリックします。

2. 左側のウィンドウで[管理](Management)の下にある[ユーザー](Users)をクリックします。

3. [ユーザー]ページで[新規](New)の横にある矢印をクリックし、[ユーザーの一括追加](Bulk add users)を選択します。

4. [CSVファイルの選択]ページで、以下のいずれかの操作を行い、[次へ]をクリックします。

• [参照]をクリックして、コンピューター上の既存のCSVファイルを指定します。
• [空白のCSVファイルのダウンロード]をクリックして、提供されたテンプレートをもとにCSVファイルを作成します。
• [サンプルCSVファイルのダウンロード]をクリックして、正しい書式で記述されたサンプルユーザーデータを確認します。

CSVテンプレートやサンプルファイルの列見出しは、追加・変更・削除しないでください。また、ファイルは必ず.csv拡張子を付けて保存してください。そうしないと、ファイルが正しくアップロードされない場合があります。

5. [検証結果]ページで、CSVファイルにエラーがないこと、インポートするユーザー数が正しいことを確認します。ログファイルでエラー内容を確認するには[表示]をクリックします。CSVファイルにエラーがある場合は[戻る]をクリックし、ファイルを開いて修正を加えたうえで、手順4を再度実行します。検証に合格したら[次へ]をクリックします。

6. 設定ページの[サインイン状態の設定]で、ユーザーがOffice 365にサインインしてライセンスされたサービスにアクセスできるようにする場合は[許可]を、サインインを禁止する場合は[ブロック]を選択します。[ユーザーの場所の設定]ではユーザーの勤務地を選択し、[次へ]をクリックします。

7. [ライセンスの割り当て]ページで、インポートするすべてのユーザーに割り当てるライセンスを選択し、[次へ]をクリックします。

8. [結果を電子メールで送信]ページで[メールを送信]を選択すると、追加されたユーザーのユーザー名と一時パスワードを自分自身や指定した受信者に送信できます。送信先のメールアドレスをセミコロン(;)で区切って入力し、[作成]をクリックします。

9. [結果]ページには、正常にインポートされたユーザーの一覧とそれぞれの一時パスワード、さらにインポート処理中に発生したエラーが表示されます。

ユーザーがインポートされなかった場合は、その理由を示すステータスメッセージが表示されます。この情報をメールで受け取らない設定にしていた場合は、[表示]をクリックしてログファイルを開き、内容を印刷または保存できます。

10. 結果の確認が完了したら、[閉じる]をクリックします。