会議中にOneNoteノートブックを共有する方法【手順を解説】

OneNoteは、アイデアやリスト、役立つ情報をひとつの場所にまとめてメモを取れる人気アプリケーションで、インターネット経由での共有にも対応しています。元となるバージョンはOneNote 2016で、Microsoft Office 2016向けに初めてリリースされました。このバージョンのノートはコンピューター上にローカル保存されます。現在、OneNote 2016に新機能のアップデートは提供されていませんが、ノートブックをローカルで管理したいユーザーのために、オプションとして引き続き利用できます。

一方、Windows 10用OneNoteでは、ノートが自動的にOneDriveアカウントへ同期されます。OneNote 2016のようにノートがローカルに保存されている場合は、インターネット上で共有するためにOneDriveへアップロードする必要があります。ノートブックをOneDriveにアップロードする主なメリットは、どのデバイスからでもノートの閲覧・編集が可能になるほか、友人や同僚とノートを簡単に共有できる点です。

会議での共同作業にOneNoteを活用しよう

OneNoteを活用すれば、場所を問わず会議中に同僚とリアルタイムで共同作業を行うことも可能です。例えば、事前に決めた議題に沿って進行したり、重要な情報を話し合ったりする正式な会議では、通常、会議中の内容をノートに書き留めます。しかし、話される内容のすべてを把握するのは難しく、重要なポイントを見逃してしまうことも少なくありません。そこで活躍するのがOneNoteです。同僚にも一緒にメモを取ってもらい、全員のメモをひとつにまとめることができます。

方法はシンプルです。OneNoteノートブックをOneDriveなどの共有場所に配置し、同僚を参加者として招待して会議ノートへの記録を依頼するだけです。これは、会議中に同僚や友人と効率よくコラボレーションするための、最も有用な方法のひとつといえます。

本記事では、会議中にOneNote 2016ノートブックを他のユーザーと共有する方法を詳しく解説します。なお、ローカルコンピューター上にすでに作成済みのノートブックを共有する場合は、事前にOneDriveへ明示的に移動・共有しておく必要がある点にご注意ください。

会議中にOneNoteノートブックを共有する手順

スタートメニューを開き、「OneNote」と入力します。

OneNoteを起動し、共有したい共有ノートブックを選択します。

「共有」ボタンをクリックし、「ユーザーの招待(Invite People)」を選択します。招待された参加者には、共有ノートブックへのリンクが記載されたメッセージが届きます。

続けて「共有」ボタンをクリックし、「Share with Meeting(会議と共有)」オプションを選択します。

ノートブックのすべての参加者にノート編集用の十分な権限が付与されると、参加者はどこにいても同時に会議ノートへデータを追加できるようになります。OneNoteはすべてのノートを自動的に同期し、各参加者が記録した内容を表示します。

以上で設定は完了です!