OneNoteをタスク管理・メモ・ジャーナルとして活用する方法

ToDoの管理、メモの記録、目標の設定に役立つ優れたモバイルアプリやデスクトップアプリは数多く存在します。それでも、ペンと紙の方が好きという人は少なくありません。ただし、紙とペンの手法には、デジタルツールが持つ便利なタグ付け、リマインダー、検索機能が欠けています。そこでおすすめなのが、紙のノートを使う「バレットジャーナル」の手法とOneNoteのデジタル機能を組み合わせる方法です。両方の長所を一度に享受できます。

※この記事の手順は、OneNote for Microsoft 365、OneNote 2019、OneNote 2016、OneNote for Windows 10に対応しています。

バレットジャーナルとは?

バレットジャーナル(Bullet Journal)は、紙のノートを体系的に整理し、タスク、メモ、予定などを素早く記録・検索できるようにする手法です。情報を構造的に管理することで、生産性を高められます。OneNoteは、実際のノートに最も近い見た目と操作性を持つため、この記録方法に最適なツールです。

バレットジャーナルシステムの基本は以下の通りです。

• 各ページには、記録したい情報をどんどん書き留めていきます。これを「ラピッドロギング(高速記録)」と呼びます。
• ページには、タスク、メモ、イベントなどを自由に含められます。
• タスク管理では、当月のイベント(会議や誕生日など)をまとめたページと、その月のToDoリストのページを作成します。その後ろに日次カレンダーのページを作り、月間リストから当日の日付へタスクを移動させていきます。
• 記号の使い分け：タスクにはチェックボックス、通常のメモには箇条書き(ビュレット)、優れたアイデアには感嘆符、調査事項には目のマーク、優先度の高い項目には星印を使用します。
• 紙のバレットジャーナルでは、ノートの冒頭に索引ページを作り、トピックごとのページ番号を記録します。OneNoteではプログラムが自動的に索引を作成してくれるため、手動で作る必要はありません。

OneNoteでバレットジャーナルを作成する

OneNoteにバレットジャーナルの運用を取り入れるには、少し初期設定が必要です。以下の手順に従ってください。

1. OneNoteを開きます。
2. [表示]タブに移動します。
3. [ページ設定]グループで[用紙サイズ]を選択します。
4. 左側に開いた[用紙サイズ]ウィンドウで、[サイズ]ドロップダウンメニューからA4を選択します。
5. 必要に応じて[印刷余白]セクションのサイズを変更し、[現在のページをテンプレートとして保存]を選択して、既定の用紙サイズとして登録します。
6. テンプレート名を入力し、[現在のセクションの新しいページの既定のテンプレートとして設定]にチェックを入れて[保存]を選択します。
7. [ファイル]>[印刷]>[印刷プレビュー]の順に選択します。
8. [コンテンツを用紙の幅に合わせて拡大縮小する]にチェックを入れ、[閉じる]を選択します。
9. テンプレートをセクションの既定値に設定したら、バレットジャーナルの記号に合わせたカスタムタグを作成します(お好みに合わせて自由に変更してもかまいません)。[ホーム]タブに移動します。
10. [タグ]グループで、[タグ]ボックスの横にある[その他]の矢印を選択します。
11. リストの下部にある[タグのカスタマイズ]を選択します。
12. 変更したいタグを選び、[タグの変更]を選択します。
13. タグの表示名、記号、フォントの色、強調表示の色などを好みに合わせて変更し、[OK]を選択します。他にもカスタマイズしたいタグがあれば、同じ手順を繰り返します。

バレットジャーナルを最大限に活用する

テンプレートとタグの設定が完了したら、OneNoteを電子ジャーナルとして使い始めましょう。このツールを最大限に活用するためのヒントをいくつか紹介します。

トピックとエントリー

推奨される記法(OneNoteのタグ)を使った短い1行エントリーで、メモ、イベント、タスクを効率的に整理しましょう。一般的なエントリーを追加する場合、タイトルに日付を入力する必要はありません。OneNoteが自動的に日付を付けてくれるからです。この手法は、Onetasticの「OneCalendar」アドインと併用すると特に効果的で、クリック数を最小限に抑えながら毎日のメモを確認できます。

特定のトピックに関する内容の場合は、OneNoteページのタイトル欄を活用しましょう。ページにタイトルを付けておくと、後からエントリーを検索するときに役立ちます。トピックが複雑に発展した場合(例えば複数のページにまたがる場合)は、別の名前でセクションを作成することを検討してください。

ページ番号と並べ替え

OneNoteを使う場合、ページ番号はほとんど気にする必要がありません。強力な検索機能(Ctrl+E)が並べ替えの役割を果たしてくれるからです。

ページはドラッグ&ドロップで好きな順序に並べ替えられます。シンプル(1ページ)と複雑(1セクション)の中間的な規模のトピックについては、セクションを作る代わりにサブページとしてグループ化するのも有効な方法です。

もうひとつ便利なのが、OneNoteの内部ハイパーリンク機能です。任意のエントリーを右クリックしてリンクをコピーし、別の場所で右クリックして貼り付ける(またはCtrl+Kを押す)だけで、関連するページ同士をつなげられます。

月次・週次・日次カレンダー

バレットジャーナルの月次または日次カレンダーを再現する最良の方法は、Onetasticの「OneCalendar」ツールを使うことです。さらにOneNoteのタグ概要(Tag Summary)と組み合わせると効果的です。タグ概要を使うには、[ホーム]タブに移動し、[タグ]グループで[タグの検索]を選択します。[タグ概要]ウィンドウが表示され、タグごとに情報がまとめられます。

タスクの移行と不要項目の扱い

毎月初めに、先月のタスクエントリーを見直し、未完了のタスクを新しい月のページへ移行して、移行済み(Migrated)としてマークしましょう。この作業により、前月のエントリーがすべて処理されたことが確認でき、やり残しがないことを把握できます。すでに関連性のなくなったタスクは、その旨をタグで記録しておきましょう。こうしておけば、過去のエントリーを見返したときに、意味を失った項目が将来再び現れないことがすぐにわかります。

階層構造を保ちたい場合は、セクションを別のOneNoteノートブックにまとめるのもよいでしょう。OneNoteは開いているすべてのノートブックを検索対象とするため、ノートブックが分かれていてもエントリーを見失うことはありません。メインのノートブック(通常は既定の個人用ノートブック)を、日常のエントリー用ジャーナルとして使い続けるのがおすすめです。

OneNoteをさらに活用する

OneNoteは非常に強力なツールです。バレットジャーナルのシステムと組み合わせることは、メモやスケジュールを整理する賢い方法といえます。このシステムの大きな魅力のひとつが、OneNoteとOutlookを連携させて、タスクやイベントのリマインダーを受け取れる点です。

さらに、スタイラスペン対応のWindowsタブレットPCをお持ちなら、まるで紙のノートに書くようにOneNoteに手書きで記録できます。しかも、検索、タグ付け、デバイス間同期、手書き文字認識といったデジタルならではのメリットもすべて享受できるのです。