オンライン共同作業を加速するGoogleチームワークツール8選

Googleは、世界でも屈指の魅力的な企業文化を持つ会社として知られています。しかし、Googleを本当に働きがいのある職場にしているのは、協力する精神とチームワークを重視する姿勢です。こうした文化は、チームの生産性を高めるために開発されたクラウドツールの数々にも色濃く反映されています。

ここでは、Googleが提供する代表的なコラボレーションツールをいくつかご紹介します。

1. Gmail

Gmailは使いやすいメールサービスで、1アカウントにつき15GBのストレージが提供されます。さらに、「委任」機能を使えば、他の人とアカウントを共有して共同作業を行うことも可能です。委任されたユーザーは、あなたに代わってメールを読んだり送信したりできます。

設定手順は以下の通りです。

1. 設定(歯車アイコン)をクリックします。
2. 上部の「アカウントとインポート」タブを選択します。
3. 「アカウントへのアクセスを許可」までスクロールします。
4. 「既読にする」や「差出人情報」などの項目を選択します。
5. 「別のメールアカウントを追加」をクリックし、委任したい相手のGmailアドレスを入力して「次のステップ」をクリックします。
6. メールアドレスを確認し、「アクセス権を付与するためにメールを送信」をクリックします。

設定画面に戻ると、そのセクションに相手のメールアドレスが表示されます。相手が招待を承諾するまでは「保留中」と表示され、承諾後に表示が変わります。

相手には招待を承諾するための期限として7日間が与えられます。承諾すると、相手のアカウント一覧の下にあなたのアカウントが「委任済み」という表示とともに現れます。それをクリックするだけで、あなたの受信トレイを管理できるようになります。

2. Googleカレンダー

Googleカレンダーは、忙しい毎日を視覚的に整理できる便利なツールです。カレンダーの共有機能にも対応しており、自分のカレンダーの一部またはすべてを公開すれば、他の人があなたの空き時間を確認できるようになります。

特定の一人だけとカレンダーを共有したい場合も簡単です。

1. メインリストで対象のカレンダー右側にあるオプション(3点アイコン)をクリックし、「設定と共有」を選択します。
2. 次のページで「特定のユーザーと共有する」セクションまでスクロールします。
3. 「ユーザーを追加」をクリックし、相手のメールアドレスを入力します。
4. 「権限」のプルダウンから、許可したい権限を選びます。この設定は後から同じ場所で変更することも可能です。
5. 「送信」をクリックします。

また、リンクを使ってカレンダーを共有することもできます。同じ設定ページで「カレンダーの統合」セクションまでスクロールしてください。

そこでは、公開用URL、iCal形式の公開URL、iCal形式の非公開URLなど、複数のURLオプションが確認できます。

生成されたURLをコピーして、同僚や友人などに送ればOKです。ただし、リンクを手に入れた人は誰でもカレンダーにアクセスできる点には注意しましょう。

Googleカレンダーの共有機能は、会議や勉強会、その他の共同活動の計画に非常に役立ちます。

3. Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、複数人で同時に作業できる表計算アプリです。条件付き書式や組み込みの数式などの機能により、自分も共同作業者も時間を節約できます。他の人が編集している様子をリアルタイムで見ることさえ可能です。

スプレッドシートを共有する手順は以下の通りです。

1. 右上の「共有」ボタンをクリックします。
2. スプレッドシートへのアクセスを許可したい人のメールアドレスを追加します。
3. 鉛筆アイコンをクリックし、閲覧のみ・編集可・コメント可のいずれかを指定します。
4. あるいは、「共有可能なリンクを取得」オプションを使って、リンクを手動で送ることもできます。その際に閲覧・編集の権限を選択し、リンクをグループメッセージやメールでチームに送信しましょう。
5. 完了したら「完了」をクリックします。

シート上の共同作業者に通知を送りたい場合は、対象のセルを右クリックして「コメント」を選択します。そこでプラス記号(+)に続けて相手を指定すると、相手のメールアドレス宛てに通知が送られます。

4. Googleドキュメント

Googleドキュメントは、チームメイトと一緒にアイデアを出し合うのに最適なツールです。ToDoリストの作成、プロジェクトのブレインストーミングなど、他の人の意見があるとより良い成果につながる場面で活躍します。

ドキュメントの共有方法は、前述のGoogleスプレッドシートと同じ手順です。共有ボックスの隅にある共有可能リンクのオプションを使うこともできます。

また、Googleドキュメントやスプレッドシートの共有時には、詳細設定も利用可能です。

1. 右上の「共有」ボタンをクリックします。
2. ポップアップウィンドウで「詳細」をクリックします。
3. ここで共有リンク、アクセス権を持つユーザーの一覧、追加のユーザー招待オプションが確認できます。
4. 「オーナーの設定」では、追加オプションにチェックを入れられます。たとえば、編集者がアクセス権を変更したり他のユーザーを追加したりできないようにしたり、コメント閲覧者がダウンロード・印刷・コピーできないようにしたりすることが可能です。

ドキュメントを開いているときは、名前付きのカラフルな旗のようなアイコンに注目してください。誰がどこを編集しているのかがひと目でわかります。

5. Googleスライド

グループでのプレゼンテーションの準備をしていますか?進め方について何度も電話やメールをやり取りするのは非効率です。代わりにGoogleスライドで共同作業しましょう。魅力的なテンプレートを選べばデザインの手間を省け、数百種類のフォントで言葉を際立たせることもできます。

Googleドキュメントやスプレッドシートと同様に、権限を持つ人は全員リアルタイムで編集できます。ウィンドウ右上の「共有」ボタンから、おなじみの手順で権限を付与するだけです。

6. Google Keep

Google Keepは、シンプルながら洗練されたプロジェクト管理ツールと考えるとよいでしょう。メモ、描画、リスト、画像、音声クリップなどを保存しておける頼れる存在です。

1. ノート下部の「共同編集者」アイコンをクリックして共有を開始します。
2. 相手の名前を入力するか、メールアドレスを直接入力します。
3. 「保存」をクリックします。

Google Keepを開くと、ノートを最後に編集した人物とその日時が表示されます。

7. Googleハングアウト(チャット)

Googleハングアウト(Google Chatに名称変更予定)はメッセージアプリです。1対1のテキストチャットから、最大150人までのグループチャットまで幅広く対応しています。

最大10人までのビデオチャットを開始することもできます。プラス記号をクリックして新しい会話を始め、名前・メールアドレス・電話番号で相手を追加します。最後に、メッセージベースの会話、通話、ビデオ通話のいずれかを選択しましょう。

人型アイコンをクリックし、上部の「ユーザーを招待」アイコンを選ぶと、さらに多くの人を招待できます。あとは最初にチャットを作成したときと同じ手順に従ってください。

8. Google Meet

Google MeetはGoogleハングアウトとよく似ており、どちらもビデオ通話サービスを提供しています。ただし、Google Meetはビジネスユースを想定した有料サービスで(新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、現在は無料で利用可能)、一方のGoogleハングアウトは一般消費者向けと言えます。

G Suiteユーザーなら1回の通話で最大250人、個人向けGoogleアカウントなら100人まで参加できます。さらに、ライブ配信や録画機能も利用可能です。

Google Meetでミーティングを開始または参加するのは簡単です。公式サイトにアクセスし、「会議を開始」または「会議コードを入力」をクリックするだけで準備完了です。

おまけ:G Suite

ビジネス目的でコラボレーションを行うなら、G Suiteの導入を検討するのも良いでしょう。G Suiteは、あらゆる種類の組織向けにGoogleが提供するパッケージソリューションです。上記のすべてのツールに加えて、その他いくつかのツールも含まれており、実質的にすべてのツールに一箇所からアクセスできます。

G Suite版のGoogleドライブには、データ損失防止機能を備えた中央管理パネルがあります。さらに、機械学習を活用した検索機能により、必要なファイルを素早く見つけられます。

2週間の無料トライアル終了後は、プランに応じてユーザーごとの月額料金が発生します。

G Suiteの購入: 2週間の無料トライアル後、選択したプランに応じて1ユーザーあたり月額6〜25ドル。

Googleのコラボレーションツールを活用しよう

これらのツールの使い方を覚えるのは簡単です。特定のタスク(ドキュメントの共有など)を実行する手順が、アプリ全体で共通しているからです。しかも、ほとんどのツールはインターネット接続がなくても、一人でも仲間と一緒でも作業を続けられます。

これほど多くのプロ仕様のツールが(無料で!)揃っているのですから、素晴らしいチームを作らない理由はありません。さらに詳しく知りたい方は、その他のオンラインコラボレーションツールもチェックしてみてください。