ビル・ゲイツ流メール管理術：2つのモニターで大量のメールを整理する方法

この10年間でインターネットはどれほど変化したでしょうか。レスポンシブWebデザインの普及、どこでも使えるWi-Fi、デスクトップアプリからWebアプリへの生産性ツールの移行、そしてポケットの中にインターネット全体を持ち歩くことが当たり前になった時代です。

しかし、ひとつだけ変わっていないものがあります。それが「メール」です。実は、私たちが今日送っているメールは、1971年に送信された世界初のメールと驚くほど似ています。大きく違うのは、扱わなければならないメールの量だけ。なんと、毎秒240万通のメールが送られているのです。

もちろん、そんな数字を知らなくても体感しているはずです。受信トレイを開いた瞬間、スパムやタスク、やり取りの山にため息をつくあの感覚。しかし、もうひとつ変わっていないことがあります。それは、2006年にビル・ゲイツが実践していたメールの処理方法が、今でも十分に有効だという点です。

ビル・ゲイツは毎日数百通のメールをどう処理しているのか

ゲイツはCNNへの寄稿記事の中で、自身の「デジタルな働き方」と、いかに効率的かつ秩序立てて仕事をこなしているかを明かしています。彼の日課にはSharePointやOneNoteなどのツールも含まれていますが、ここではメールの処理手順に絞って紹介します。その方法は次の3つに分けられます。

1. デュアルモニター — 実際には、ゲイツのワークステーションには3台のモニターがあるそうですが、メールに関係するのはそのうち2台です。左側のモニターは常に受信トレイを表示する専用画面。右側のモニターでメールを読み、返信します。
2. フィルターとホワイトリスト — なぜゲイツのメールが「数百通」で済んでいるのでしょうか。彼ほどの知名度があれば「数千通」になってもおかしくありません。その秘訣はシンプルです。ホワイトリストを使って受信箱をフィルタリングし、社内・提携企業・アシスタントからのメールだけを受け取るようにしています。それ以外のメールは、目を通す前に自動的に振り分けられるのです。
3. 受信トレイをToDoリストとして使う — ToDoリストアプリが役立つことは確かですが、ゲイツは「ToDoリストはあまり好きではない」と語っています。代わりに、受信したメールをその日のタスクと捉え、内容や優先度に応じてフォルダへ仕分けしていくのです。彼はこう述べています。「今や課題は、メールでいかに効果的にコミュニケーションするかではなく、最も重要なメールに時間を使うことを確実にすることだ。」

以上です。秘密の呪文も難解なステップもありません。有料ツールも革命的な概念もないのです。ビル・ゲイツがメールフィルター程度の仕組みで受信トレイを制御できるなら、あなたにもできるはずです。

ビル・ゲイツ式の受信トレイ環境を作る方法

作業自体は素早く簡単です。設定するフィルターが多い場合でも30分以内、ほとんどのユーザーなら10分足らずで準備完了します。以下の手順に従いましょう。

モニターの配置を整える

本気で仕事をするオフィスワーカーなら、最低2台のモニターは持っておきたいところです。3台が理想ですが、予算や設置スペースの制約で難しいこともあるでしょう。4台以上は過剰で、生産性はそれ以上伸びません。2台あれば十分ですし、ノートパソコン＋外付けモニターの組み合わせでも問題ありません。

モニターが1台しかない？ご安心ください。記事の後半で代替手段をご紹介します。

デュアルモニターの配置には主に2つのパターンがあります。2台とも同じサイズなら、横並びまたは縦積みにして、視線が境界線上に来るように配置します。サイズが異なる場合は、大きな画面を目の前に（通常通り）置き、小さな画面を脇に置きましょう。この場合、メールクライアントは小さい方の画面に表示します。

さらに、マルチモニター環境ではタスクバーを縦置きに切り替えることを強くおすすめします。生産性と画面スペースの両面で、はるかに効率的になります。

メールをフィルタリングする

現代のメールクライアントやメールサービスは、何らかの形でフィルタリング機能とホワイトリスト機能を提供しています。もし使っているサービスにこれらの機能がないなら、乗り換えを検討すべきです。フィルタリング機能の欠如だけで致命的ではありませんが、セキュリティなど他の面でも古くなっている可能性を示唆しています。

• Webメールサービスを使っている場合 — Gmail、Yahoo!メール、Outlook.comでのフィルター設定手順を参考にしてください。同様に重要なのがホワイトリスト設定です。Gmail、Yahoo!メール、Outlook.comそれぞれの方法を確認しましょう。
• Outlookデスクトップ版を使っている場合 — Outlookを整理するためのヒント集の中に、メールフィルターとホワイトリストの設定手順があります。特にヒント4と5に注目してください。
• Thunderbirdを使っている場合 — Thunderbird向けのフィルター設定とホワイトリスト設定の手順もあります。ただし、Thunderbirdの開発はほぼ停止しているため、別のクライアントへの乗り換えも検討した方がよいでしょう。

では、どんなフィルターを作ればいいのでしょうか。

まず最初に、メールクライアントの迷惑メール（スパム）機能を必ず活用しましょう。スパムを受け取ったら、迷わず「スパム」として報告してください。これにより、メールサービスが今後より正確にスパムを識別できるようになります。Postboxのようなクライアントでは、「ジャンク」としてマークすることで、怪しいメッセージを自動的にフィルタリングできるようになります。

次に、頻繁にやり取りする重要な連絡先をホワイトリストに追加します。こうすることで、大切な相手からのメールが誤ってスパム判定されるのを防げます。スパムフィルターは効果を出すために強めに設定する必要があるため、このステップは省略できません。

最後に、フィルターを使って新着メールをフォルダに自動振り分けします。たとえば、特定ドメインからのメールはすべて「仕事」フォルダへ、パートナー企業からのメールは「スポンサー」フォルダへ、といった具合です。スパムフィルターをすり抜けてくるメール専用のフィルターを作るのも有効です。

メールをToDoタスクとして活用する

流行りの「Inbox Zero（受信箱ゼロ）」運動に騙されないように注意しましょう。毎日受信トレイを空にすることが良いアイデアのように思えても、実際には受信トレイの混乱を解決しない場合があります。実は、受信トレイをToDoリストとして使うことを提案しているのは、ビル・ゲイツだけではありません。

フィルターが正しく設定されていれば、メールはすでに関連するフォルダへ自動的に振り分けられているはずです。あとは各メールに対して、マーク・アーカイブ・削除のいずれかを行うだけです。

• マークする — GmailやYahoo!メールではメールに「スター」を付けることができます。Postboxでは「リマインダーとしてマーク」機能があり、基本的に同じ働きをします。いずれの場合も効果は同じで、まだ対応が必要なメールを一目で把握できます。さらに「スター付き」や「リマインダー」でフィルタリングすれば——はい、これでToDoリストの完成です。
• アーカイブする — 多くの人は既読にしたメールを受信トレイに残して参照用に保管しているでしょう。残念ながら、これが受信トレイ散乱の大きな原因です。そうしたメールはアーカイブしましょう。アーカイブされたメールは専用フォルダに格納され、必要なときに見返せる一方、受信トレイを散らかしません。
• 削除する — 保存しておきたくないメールは削除しましょう。後で必要になるかどうかわからない場合はアーカイブ、それ以外は削除です。受信トレイを清潔に保てば、本気で向き合うべきタスクへのストレスが軽減されます。

モニターが1台しかない場合はどうする？

そんなときは、仮想デスクトップを活用しましょう。

仮想デスクトップとは、Windows上で独立したワークスペースを作り、それぞれが独自の開いているアプリを管理できる機能です。たとえば、1つ目の仮想デスクトップをメールクライアント専用にし、2つ目をブラウジングや作業用にできます。切り替えはキーボードショートカット一瞬で、仮想デスクトップはいくつでも作成可能です。

仮想デスクトップは非常に便利な機能で、Windows 10以降にアップグレードする価値のある理由のひとつだと私は考えています。

ある意味では、仮想デスクトップの方がデュアルモニターよりも生産的だとさえ思います。2台のモニターでは、常にメールの刺激にさらされることになります。一方、仮想デスクトップなら一度にひとつのことに集中できます。ご存知のとおり、マルチタスクは生産性にとって良くないのですから。

ビル・ゲイツ式のメール管理方法を学んだところで、ぜひあなたの体験を聞かせてください。別のテクニックを使っているなら、それもぜひ。下のコメント欄でシェアしてください！