ビルゲイツが2つの画面でメールを管理する方法

過去10年間でインターネットがどれだけ変化したかを考えてみてください。レスポンシブウェブデザイン。どこでもWi-Fiの可用性。デスクトップアプリからウェブアプリへの生産性のシフト。ウェブ全体が私たちのポケットに入れられて、何も考えずに持ち運ばれました。

しかし、変更されていないことが1つあります。それはメールです。 実際、今日送信する電子メールは、1971年に送信された最初の電子メールと非常によく似ています。主な違いは、処理する必要のある電子メールの量が非常に多いことです。毎秒240万通のメールが送信されていることをご存知ですか？

もちろん、あなたはそうしました。 感じる 受信トレイを開いて、膨大な量のスパム、タスク、通信にため息をつくたびに、その数になります。しかし、変更されていないことがもう1つあります。それは、ビル・ゲイツが2006年にメールを処理した方法が、今日でも適切で効果的であるということです。

BillGatesが毎日数百通のメールを処理する方法

彼がCNNのために書いた記事の中で、ゲイツ氏は彼のいわゆる「デジタルワークスタイル」と、彼がどのようにしてタイムリーかつ秩序ある方法で物事を成し遂げることができるかを説明しました。彼の完全なルーチンには、SharePointやOneNoteなどのツールが含まれますが、3つの部分からなる彼の電子メール手順を見ていきます。

1. デュアルモニター -実際、ゲイツ氏は3つあると述べています 彼のワークステーション設定のモニターですが、電子メールに関連するのはそのうちの2つだけです。左側のモニターは、常に受信トレイを表示するためのものです。右側のモニターは、電子メールの読み取りと返信に使用されます。
2. フィルターとホワイトリスト --Gatesにはどのようにして「数百」の電子メールしかありませんか？彼の卓越性のレベルで、それは「数千」のようにすべきではありませんか？彼のトリックは単純です。ホワイトリストを使用して受信トレイをフィルタリングし、社内、パートナー企業、およびアシスタントからのみメールを受信するようにします。彼がそれを見る機会さえも得る前に、他のすべては一掃されます。
3. やることリストとしての受信トレイ -やることリストアプリは ゲイツ氏は、「やることリストではそれほど大きくない」と述べています。代わりに、彼は自分の電子メールをその日のタスクと見なし、コンテンツと優先度に基づいてそれらをマークしてフォルダーに分類します。彼は次のように述べています。「現在、課題はメールで効果的にコミュニケーションする方法ではなく、最も重要なメールに時間を費やすことです。 。」

それでおしまい。秘密のマントラや難解なステップはありません。有料のツールやサービスはありません。革新的なコンセプトはありません。ビルゲイツがメールフィルターよりも複雑なものに頼ることなく受信トレイを飼いならすことができれば、そうすることができます。

ビルゲイツのように受信トレイを設定する

プロセスは迅速かつ簡単です。設定するフィルターがたくさんある場合は、30分以上かかることはありません。ほとんどのユーザーにとって、10分以内に入る準備ができています。これがあなたの仕事です。

モニターの配置

すべての真面目なサラリーマンは、少なくとも2台のモニターを持っている必要があります。 3つが理想的ですが、予算やワークステーションのスペースの制限により不可能な場合があります。 3つを超えると過剰になり、生産性がそれ以上向上しない可能性があります。しかし、2つで十分です。ノートパソコンとモニターも機能します。

2台のモニターがありませんか？大丈夫！すべてが失われるわけではありません。終わり近くに別の方法を提供しているので、読み続けてください。

デュアルモニターには2つの主要なセットアップがあります。 2つのモニターがまったく同じである場合は、目線を分割に沿って置いた状態で、モニターを並べて配置することも、重ねて配置することもできます。 2台のモニターが非対称の場合は、（通常どおり）大きい方の画面を正面に置き、小さい方の画面を横に置きます。この場合、メールクライアントは小さい画面に表示されているはずです。

生産的なデュアルモニターワークフローのヒントをご覧ください。さらに、生産性と画面スペースの両方の観点から、マルチモニター設定ではるかに効率的な垂直タスクバーに切り替えることを強くお勧めします。

メールのフィルタリング

最新の電子メールクライアントと電子メールサービスはすべて、何らかの形式のフィルタリングとホワイトリストを提供しています。そうでない場合は、実際にそうするものに切り替えることを検討する必要があります。フィルタリングの欠如は、それ自体が大きな問題ではありませんが、クライアントまたはサービスが他の領域（セキュリティなど）で古くなっていることを示している可能性があります。

• Webベースの電子メールサービスを使用していますか？ Gmail、Yahoo、Outlook.comでフィルタを設定する手順があります。同様に重要なのは、Gmail、Yahoo、Outlook.comのホワイトリストを設定することです。
• Outlookデスクトップクライアントを使用していますか？ Outlookを整理するためのヒント集の一部として、電子メールフィルターとホワイトリストを設定する手順があります。ヒント＃4と＃5に特に注意してください。
• Thunderbirdデスクトップクライアントを使用していますか？ Thunderbirdの電子メールフィルターとThunderbirdのホワイトリストの説明もあります。ただし、Thunderbirdでの開発はほとんど終了しているため、別のクライアントへの切り替えを検討することをお勧めします。

では、どのようなフィルターを作成する必要がありますか？

まず最初に、メールクライアントのスパム機能または迷惑メール機能を利用していることを確認してください。 スパムを受信した場合は、スパムとしてマークしてください。これにより、メールサービスが将来的にスパムをより適切に認識できるようになります。または、Postboxのようなクライアントの場合、ジャンクとしてマークを付けると、潜在的なジャンクメッセージを自動フィルタリングするのに役立ちます。

次に、頻繁で重要な連絡先をホワイトリストに追加します。 これにより、これらの連絡先から送信された電子メールが誤ってスパムまたはジャンクとしてマークされるのを防ぎます。スパムフィルターを効果的にするには積極的である必要があるため、これはスキップしてはならない重要なステップです。

最後に、フィルタを使用して新しいメールをフォルダに並べ替えます。 たとえば、@ makeuseof.comからのすべての電子メールは私のWorkフォルダーに入れられ、パートナーからの電子メールはスポンサーフォルダーに入れられます。スパムフィルターをバイパスし続ける電子メール用の特定のフィルターを作成することもできます。

メールをToDoタスクとして使用する

トレンディな「受信トレイゼロ」の動きにだまされないように注意してください。毎日受信トレイを空にするのは良い考えのように思えるかもしれませんが、実際には受信トレイの狂気を解決できない場合があります。実際、受信トレイをやることリストとして使用することを提案しているのはビル・ゲイツだけではありません。

フィルタを正しく設定したとすると、メールは自動的に関連するフォルダに分類されます。これで、それらを確認してマーク、アーカイブ、または削除する必要があります。

• マーキング --GmailとYahooでは、メールに「スター」を付けることができます。 Postboxでは、基本的に同じことである「リマインダーとしてマーク」することができます。いずれにせよ、効果は同じです。どのメールに注意が必要かが一目でわかります。また、「スター付き」または「リマインダー」でフィルタリングすることもできます。これで、やることリストができました。
• アーカイブ --ほとんどの場合、参照または保管のために、既読としてマークされた電子メールを受信トレイに保持している可能性があります。残念ながら、これは混乱の大きな原因であり、代わりにそれらの電子メールをアーカイブする必要があります。アーカイブされた電子メールは特別なフォルダに格納されるため、受信トレイを乱雑にすることなく、必要に応じて再アクセスできます。
• 削除 -保存したくないメールは削除する必要があります。後で必要になるかどうかわからない場合は、アーカイブしてください。それ以外の場合は削除してください。受信トレイをクリーンに保つことで、完全な注意を待っているタスクに対処するストレスが軽減されます。

モニターが1台しかない場合はどうなりますか？

代わりに、いつでも仮想デスクトップを使用できます。

仮想デスクトップ 基本的には、Windowsの独立したワークスペースであり、開いているアプリの独自のセットを管理します。この場合、1つの仮想デスクトップを電子メールクライアント専用にし、別の仮想デスクトップを閲覧または作業専用にすることができます。それらを切り替えるのはキーボードショートカットと同じくらい簡単で、必要な数の仮想デスクトップを使用できます。

開始するには、仮想デスクトップの概要と、仮想デスクトップの生産性を最大化するためのヒントを確認してください。これは非常に便利で、Windows10へのアップグレードを価値のあるものにする機能の1つだと思います。

ある意味で、仮想デスクトップルートはデュアルモニター設定よりも生産性が高いと思います。 2台のモニターを使用すると、常に電子メールの刺激に襲われます。仮想デスクトップを使用すると、一度に1つのことに集中できます。ご存知のとおり、マルチタスクは生産性に悪影響を及ぼします。

ビルゲイツのようなメールを管理する方法がわかったので、それがどのように機能するかをお知らせください。別のテクニックを使用している場合は、ぜひお知らせください。以下のコメントで私たちと共有してください！