知らないと損をする！Microsoft Outlookの隠れた便利機能10選

Outlookを使っている方なら、メール管理に優れた多くの機能を備えた便利なソフトウェアであることはご存じでしょう。しかし、日常的にはあまり使われていない隠れた機能の中には、ワークフローを大きく改善できるものが数多くあります。本記事では、知っていると作業効率がぐっと上がるOutlookの便利機能を10個厳選してご紹介します。

1. メッセージプレビューの表示行数を変更する

メール一覧では、各メッセージのプレビューが表示されます。初期設定では、1行目に送信者名と件名、その下に本文の最初の1行が表示される仕組みです。

このプレビューの行数は、自分好みに変更することができます。

「表示」タブを開き、「メッセージのプレビュー」ボタンをクリックします。続いて「1行」(初期設定)、「2行」、「3行」のいずれかを選択してください。一覧に本文を一切表示したくない場合は「オフ」を選びます。

設定を適用する範囲について、「このフォルダーのみ」にするか「すべてのメールボックス」にするかを尋ねられるので、用途に応じて選択しましょう。

なお、ここで指定する行数には送信者名と件名の行は含まれません。たとえば「2行」を選んだ場合、実際には「送信者名と件名の1行+本文2行」の計3行が表示されることになります。

2. Outlook起動時に表示するフォルダーを選ぶ

Outlookに複数のメールアカウントを登録している場合、起動時にどのアカウントの受信トレイを表示するかを指定できます。もちろん、受信トレイ以外のフォルダーを起動画面にすることも可能です。

「ファイル」>「オプション」を開き、「Outlookのオプション」ダイアログボックスの左側にある「詳細設定」をクリックします。

「Outlookの起動と終了」セクション内の「参照」ボタンを押し、「フォルダーの選択」ダイアログボックスで目的のアカウントを見つけて、起動時に表示したい受信トレイまたはその他のフォルダーを選択します。

ただし、この設定が環境によっては正しく保持されないケースもあるようです。うまく動作したかどうか、ぜひ試してみてください。

3. 検索フォルダーを作成する

Outlookで同じキーワードやフレーズを頻繁に検索しているなら、「検索フォルダー」という仮想フォルダーを活用してみましょう。特定の検索条件に一致するすべてのアイテムを一覧表示してくれる便利な機能です。あらかじめ用意されたテンプレートを使うことも、独自の条件で作成することもできます。

たとえば「未読メール」の検索フォルダーを作れば、アカウント内の別々のフォルダーに散らばっている未読メールを、ひとつのフォルダーですべて確認できます。重要なのは、メッセージが移動されるわけではないという点です。元のメッセージはそれぞれのフォルダーに残ったまま、表示だけが集約されます。

新しい検索フォルダーを作成するには、「フォルダー」タブの「新規作成」グループにある「新しい検索フォルダー」をクリックします。一覧から既製のテンプレートを選ぶか、リスト下部の「ユーザー設定」欄の「ユーザー設定の検索フォルダーを作成する」を選びましょう。

カスタムの検索フォルダーを作成する場合は、「新規検索フォルダー」ダイアログボックスで「選択」をクリックします。

続いて「ユーザー設定の検索フォルダー」ダイアログボックスで検索フォルダーの「名前」を入力します。「条件」ボタンを押すと、「検索フォルダーの条件」ダイアログボックスが開くので、そこで検索条件の詳細を指定してください。

4. フォルダーをクリーンアップする

Outlookの「クリーンアップ」機能は、スレッド(会話)やフォルダー内の冗長なメッセージを取り除いてくれます。冗長なメッセージとは、返信の中に引用されている過去のメッセージのこと。長いメールのやり取りでは、返信のたびに以前のメッセージが何度も引用され、同じ内容が何部も蓄積されてしまうことがあります。

「フォルダーのクリーンアップ」コマンドを実行すると、選択したフォルダーとそのサブフォルダー内の冗長なメッセージが、既定では「削除済みアイテム」フォルダーへ移動されます。

使い方は簡単です。クリーンアップしたいフォルダーを右クリックし、「クリーンアップ」を選択するだけです。

コマンドの動作オプションは、「ファイル」>「オプション」>「メール」>「会話のクリーンアップ」から変更できます。クリーンアップされたアイテムの移動先フォルダーを選んだり、その他のオプションをオン・オフしたりできます。

5. 指定した日時にメールを送信する(遅延配信)

今すぐ送信するのではなく、後の時間帯にメールを送りたい場面は意外と多いもの。そんなときに役立つのが、Outlookの「遅延配信」機能です。

まず、新規メールを作成するか、受信メールに返信します。次に、メッセージウィンドウの「オプション」タブにある「その他のオプション」グループ内の「配信遅延」をクリックします。

「配信オプション」欄の「この日時以降に配信しない」にチェックを入れ、希望の日付と時刻を指定します。

必要に応じて他のオプションも設定し、「閉じる」をクリックすれば完了です。

予約されたメールは、送信時刻が来るまで「送信トレイ」に保管され、送信されると「送信済みアイテム」フォルダーへ移動します。

気が変わって予約をキャンセルしたり、日時を変更したりしたい場合は、「送信トレイ」を開いて該当のメールをダブルクリックします。もう一度「オプション」タブの「配信遅延」をクリックし、日時を変更するか、チェックを外せば遅延配信を解除できます。

6. クイック操作を活用する

Outlookの「ホーム」タブにある「クイック操作」グループを使えば、よく使う一連の操作をワンクリックで実行できます。Microsoftが初期状態でいくつかのクイック操作を用意していますが、自分専用のものを新しく作ることも可能です。

カスタムのクイック操作を作成するには、「クイック操作」グループの「新規作成」をクリックします。「クイック操作の編集」ダイアログボックスが開いたら、まずクイック操作に「名前」を付けます。

続いてドロップダウンリストからアクションを選択し、「アクションの追加」をクリックします。同じクイック操作に実行させたいアクションを、「アクションの追加」を押しながら順番に追加していきましょう。

たとえば「選択したメールを既読にして、特定のフォルダーへ移動する」という一連の流れを、ワンクリックで実行できるようになります。

7. 複数のOutlookウィンドウを同時に開く

Outlookをメールだけでなく、予定表やタスク管理にも使っているなら、複数のウィンドウを同時に開くのがおすすめです。ナビゲーションボタンで表示を切り替えなくても、メール・予定表・タスクを並べて一目で確認できます。

新しいOutlookウィンドウを開くには、タスクバー上のOutlookアイコンを右クリックし、「Outlook 2016」を選択します。あとは各ウィンドウをお好みの位置に配置してください。

Outlookを終了するときは、開いているウィンドウのいずれかで「ファイル」>「終了」を選びましょう。ウィンドウ右上の「×」ボタンで閉じないように注意が必要です。正しく終了すれば、次回起動時にも同じ数のウィンドウが、終了時と同じ位置・サイズで復元されます。

8. ルールを作成・管理する

「ルールに従いたくない」と思うこともあるかもしれませんが、Outlookのルールは非常に強力な機能です。発生したアクションに基づいて、特定の処理を自動的に実行させることができます。

たとえば「件名に特定の単語が含まれるメール」や「特定の差出人からのメール」を、指定したフォルダーへ自動的に移動し、同時に既読にする——そんな処理を、メールを受信した瞬間に自動で行えます。

ルールを作成・管理するには、「ホーム」タブの「移動」グループにある「ルール」をクリックし、「ルールと通知の管理」を選択します。「ルールと通知」ダイアログボックスでは、ルールの作成・編集・手動実行が可能です。

「新しいルール」ボタンを押すと「ルールウィザード」が起動するので、画面の指示に従って進めてください。

ちなみに、Outlookには「送信メールを自動的に自分にBCCする」という機能が標準で備わっていませんが、この制限もルールを工夫することで回避できます。

9. Outlookのアカウント名を変更する

Outlookにメールアカウントを追加すると、左側のウィンドウには既定でメールアドレスがアカウント名として表示されます。しかし、より分かりやすい名前に変更すれば、目的のアカウントを素早く見つけられるようになります。多数のメールアカウントを登録している方には特に便利な機能です。

アカウント名を変更するには、左ペインで現在のアカウント名(アカウントの受信トレイではなく、アカウント名そのもの)を右クリックし、「アカウントのプロパティ」を選択します。あるいは「ファイル」>「情報」(アカウント情報画面)から進むこともできます。

次に「アカウント設定」>「アカウント設定」を開き、「アカウント設定」ダイアログボックスで「電子メール」タブがアクティブになっていることを確認しましょう(通常は既定で選択されています)。

一覧から名前を変更したいアカウントを選択し(未選択の場合)、「変更」をクリックします。

「アカウントの変更」画面の「全般設定」欄にある「アカウント名」を書き換え、「次へ」を押して「完了」をクリックすれば完了です。

10. コマンドラインスイッチを使いこなす

Outlookには、さまざまな操作を直接実行できるコマンドラインスイッチが用意されています。マウスよりもキーボード操作が好きな方なら、これらのスイッチを使うことでOutlookでの作業を大幅に高速化できます。トラブルシューティングにも役立つので、覚えておいて損はありません。

たとえば、宛先を指定した新規メールを即座に作成したい場合は、「ファイル名を指定して実行」ダイアログ(Windowsキー + R)を開き、以下のコマンドを入力します。メールアドレスの部分は実際の宛先に置き換えてください。

outlook.exe /c ipm.note /m example@example.com

さらにOutlookを便利にするために

有名どころの機能から今回ご紹介したような隠れた機能まで、こうした高度な機能の数々こそが、OutlookをWindows標準の「メール」アプリや他のデスクトップメールクライアントよりもはるかに強力な存在にしているのです。標準機能だけでは物足りない方もご安心ください。複数のPSTファイルを統合するような処理をはじめ、Outlookの機能を拡張したり、既存機能を強化したり、特定のタスクをより効率的に行ったりできるサードパーティ製ツールも数多く存在します。

また、便利な機能と合わせて、時間の節約につながるOutlookのショートカットキーもぜひ覚えておきましょう。日々のメール業務が格段に快適になりますよ。