めったに使用されないMicrosoftOutlookの10の隠された機能

Outlookの開始と終了 セクションで、参照をクリックします 。 フォルダの選択 ダイアログボックスで、目的のアカウントを見つけて、受信トレイまたはOutlookを起動するその他のフォルダを選択します。

この設定が常に有効であるとは限らないことがわかりました。それがあなたのために働いたかどうかコメントで知らせてください。

3.Outlook検索フォルダを作成します

Outlookで同じ単語やフレーズを頻繁に検索する場合は、特定の検索条件に一致するすべてのアイテムのリストを表示する仮想検索フォルダーを設定できます。 Outlookには、検索フォルダ用のテンプレートがいくつか用意されていますが、独自のテンプレートを作成することもできます。

たとえば、未読メール 検索フォルダには、メールアカウントの別のフォルダにある場合でも、すべての未読メールが1つのフォルダに表示されます。メッセージは検索フォルダに移動さ​​れず、そこにのみ表示されます。元のメッセージはそれぞれのフォルダに残ります。

新しい検索フォルダを作成するには 、新しい検索フォルダをクリックします 新規 フォルダのセクション タブ。リストから既製の検索フォルダテンプレートを選択するか、カスタム検索フォルダの作成を選択します カスタムの下 リストの一番下にあります。

カスタム検索フォルダを作成する場合は、[選択]をクリックします 新しい検索フォルダ ダイアログボックス。

次に、名前を入力します カスタム検索フォルダの検索フォルダ ダイアログボックス。 基準をクリックします 検索フォルダの基準で検索の詳細を指定します ダイアログボックス。

これがうまくいかない場合は、Outlook検索を修正するために使用できるいくつかの方法があります。

4.Outlookフォルダをクリーンアップします

Outlookのフォルダのクリーンアップ機能は、スレッドまたはフォルダ内の冗長なメッセージを削除します。冗長メッセージは、返信でも引用されているスレッド内の以前のメッセージです。長いメールスレッドは、各返信で引用される以前のメッセージのいくつかのコピーで終わる可能性があります。

フォルダのクリーンアップ コマンドは、選択したフォルダとそのサブフォルダ内の冗長メッセージを削除済みアイテムに移動します デフォルトではフォルダ。

このコマンドを使用するには、クリーンアップするフォルダを右クリックして、フォルダのクリーンアップを選択します。 。

フォルダのクリーンアップのオプションを設定できます [ファイル]>[オプション]>[メール]>[会話のクリーンアップ]に移動してコマンドを実行します 。クリーンアップしたアイテムを移動するフォルダを選択し、必要な他のクリーンアップオプションを有効または無効にします。

5.将来の日付にメールを送信する

時々あなたは電子メールを書く必要があるが、後でそれを送る必要はありません。 Outlookの遅延配信機能を使用すると、これを簡単に行うことができます。

まず、新しいメールを作成するか、メールに返信します。次に、[配信の遅延]をクリックします その他のオプション オプションのセクション メッセージウィンドウのタブ。

配信オプションの下 、前に配達しないを確認してください ボックスをクリックして、日付と時刻を選択します。

必要な他のオプションを選択して、閉じるをクリックします 。

Outlookは、スケジュールされた電子メールメッセージを送信トレイに保存します 送信済みに移動されて送信されるまで フォルダ。

気が変わって配達の遅延をキャンセルしたり、別の日時に変更したりする必要がある場合は、送信トレイに移動してください メールメッセージを開きます。 配信の遅延をクリックします オプション もう一度タブを押して、以前に配達しないの日付と時刻を変更します オプションを選択するか、チェックボックスをオフにして、遅延配信を無効にします。

6.クイックステップを使用する

クイックステップ ホームのセクション Outlookのタブでは、一般的なアクションにワンクリックでアクセスできます。 Microsoftは、最初にいくつかの最初のクイックステップを提供していますが、独自のクイックステップを作成することもできます。

カスタムクイックステップを作成するには、[新規作成]をクリックします クイックステップ セクション。 クイックステップの編集 ダイアログボックス、名前 クイックステップ。

次に、ドロップダウンリストからアクションを選択し、アクションの追加をクリックします。 。 [アクションの追加]をクリックして、同じクイックステップで実行する他のアクションを追加し続けます それぞれの後に。

たとえば、クイックステップを設定して、選択した電子メールメッセージを既読としてマークし、特定のフォルダーに移動することができます。同様のツールについては、メールグループと配布リストを作成する方法を確認してください。

7.複数のOutlookウィンドウを開きます

電子メール、スケジュール設定、およびタスクにOutlookを使用する場合は、複数のOutlookウィンドウを開くことをお勧めします。これにより、ナビゲーションボタンを使用してビューを切り替え続ける代わりに、メール、カレンダー、タスクを同時に表示できます。

別のOutlookウィンドウを開くには、タスクバーのOutlookアイコンを右クリックして、 Outlook 2016を選択します。 。ウィンドウを好きなように配置します。

Outlookを閉じるときは、ファイル>終了に移動します 開いているウィンドウのいずれか。 Xをクリックしないでください いずれかのウィンドウの右上隅にあります。次回Outlookは、Outlookを終了したときと同じ数のウィンドウで、同じ位置で開きます。

8.ルールの作成と管理

ルールに従ってプレイするのが必ずしも好きではないかもしれませんが、Outlookのルールは非常に便利です。発生するアクションに基づいて、特定のイベントが自動的に発生するように設定できます。

たとえば、件名に特定の単語が含まれているメッセージや特定の人からフォルダにメッセージを移動し、メッセージに同時に既読のマークを付けることができます。メッセージを受信するときに、これらすべてを一度に実行するルールを作成できます。

ルールを作成または管理するには、[ルール]をクリックします 移動で ホームのセクション タブをクリックし、ルールとアラートの管理を選択します 。 ルールとアラート ダイアログボックスでは、ルールを作成、変更、および手動で実行できます。

新しいルールをクリックします ルールを作成してから、ルールウィザードの手順に従います。 。

Outlookに欠けている機能の1つは、電子メールで自分自身を自動的にBCCする機能です。ただし、ルールを使用してこの制限を回避できます。

9.Outlookアカウント名を変更します

Outlookに電子メールアカウントを追加すると、アカウントのデフォルト名は電子メールアドレスになり、左側のウィンドウに表示されます。ただし、アカウント名をよりわかりやすい名前に変更すると、探しているアカウントをすばやく見つけることができます。 Outlookに多数の電子メールアカウントがある場合に役立ちます。

アカウント名を変更するには、左側のペイン（アカウントの受信トレイではない）で現在のアカウント名を右クリックし、アカウントのプロパティを選択します。 。または、ファイル>情報に移動します （アカウント情報 画面）。

次に、アカウント設定>アカウント設定に移動します メールを確認してください アカウント設定でタブがアクティブになっている ダイアログボックス。デフォルトであるはずです。

名前を変更するアカウントをリストから選択し（まだ選択されていない場合）、[変更]をクリックします。 。

アカウント名を変更します 一般設定の下 アカウント設定 ダイアログボックス。 次へをクリックします 次に、[完了]をクリックします 。

10.Outlookコマンドラインスイッチを使用する

Outlookには、さまざまな操作を実行できるコマンドラインスイッチが用意されています。マウスではなくキーボードを使用したい場合は、コマンドラインスイッチを使用してOutlookの操作を高速化できます。また、Outlookの問題のトラブルシューティングにも役立ちます。

知っておくべき25のOutlook2016コマンドラインスイッチについて説明しました。

たとえば、実行を開くと、受信者との新しいメールメッセージを作成できます ダイアログボックス（Windowsキー+R ）そして開くに次のコマンドを入力します ボックスに、メールアドレスを受信者のアドレスに置き換えます。

outlook.exe /c ipm.note /m thedoctor@thetardis.com

Outlookをさらに便利にするツール

Outlookをメールや他のデスクトップ電子メールクライアントよりもはるかに強力にするのは、人気のある機能とあまり知られていない機能の両方のすべての高度な機能です。これらの機能はあなたにとって十分ではありませんか？問題ない。 Outlookに機能を追加したり、既存の機能を改善したり、複数のMicrosoft Outlook PSTファイルをマージするなど、Outlookよりも優れた特定のタスクを実行したりする便利なサードパーティのOutlookツールについて説明しました。

優れた機能に加えて、時間を節約するのに役立つOutlookのショートカットがたくさんあることを忘れないでください！