Googleドライブをもっと便利に使うための10のヒントとテクニック

Googleドライブを単なるファイルの保管場所として使っていませんか？それはもったいないことです。現在のGoogleドライブは、本格的なオフィススイートから高度な共同編集機能、さまざまなアプリケーションとの同期まで、驚くほど多機能です。

この記事で紹介するヒントとテクニックを活用すれば、日々の作業がよりシンプルで効率的になります。

1. 画像からテキストを抽出する

Googleドライブには、OCR（光学文字認識）機能を使って画像からテキストを抽出できる便利な機能があります。PDFやJPEG/PNG形式の画像ファイルを右クリックし、「Googleドキュメントで開く」を選択するだけ。OCRツールが素早く画像をテキストに変換してくれるので、あとは自由にコピー＆ペーストできます。

書き込み保護されたPDFファイルや、書籍のスキャンページを扱う際に特に役立ちます。ただし、変換元はArialやVerdanaなどの標準的なフォントを使った、鮮明で高解像度の画像にしましょう。

2. プロ並みの検索テクニックを使う

Googleドライブには高度な検索機能が搭載されており、目的のドキュメントに素早くたどり着けます。キーワードでも特定の日付範囲でも、直感的な結果が得られます。さらにOCR技術のおかげで、画像やPDFファイルの中のテキストまで検索対象になります。

近年Googleドライブに機械学習が導入されたことで、目的のドキュメント探しはさらに速くなりました。

3. チャットしながらドキュメントを共同編集する

Googleドライブなら、仲間とチャットしながらGoogleスプレッドシート、ドキュメント、スライドで共同作業ができます。Gmailで招待状を送るだけで、グループ全員がすぐに同じドキュメントを同時編集できるようになります。

WebExやGoToMeetingなど人気の共同作業ツールは多数ありますが、筆者としてはGoogleドライブのこの機能の方が完全に上回っていると感じています。

4. お気に入りのメールクライアントから直接メールを送る

古いGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドに保存されている重要なメールアドレスは、ダブルクリックするだけで直接メールを送信できます。嬉しいのは、Gmailだけに制限されない点です。ThunderbirdやOutlookなどの外部メールクライアントも同じように使えます。

5. バージョンの変更履歴を追跡する

ドキュメントは何度も編集を重ねると、どのバージョンだったか忘れてしまうことがあります。しかしGoogleドライブはバージョン変更の履歴を自動的に記録しています（最大100回の編集または30日間のうち短い方）。実際、筆者の環境では2013年まで遡っても編集履歴がそのまま残っているドキュメントがあり、驚いたこともあります。

6. Windows 10 PCにGoogleドライブフォルダを作成する

Windows 10 PCには簡単にGoogleドライブフォルダを作成できます。これには多くのメリットがあります。例えば「Google Takeout」という別のアプリを使えば、GoogleフォトとMicrosoft Photosアプリを直接同期できます。

7. 複数のGoogleドライブアカウントを使いこなす

Googleドライブの無料容量15GBでは物足りないと感じていませんか？複数のGmailアカウントをお持ちなら、同じブラウザウィンドウ内の複数タブで追加のGoogleドライブアカウントを管理できます。許容されるアカウント数の正確な上限は公表されていませんが、4〜5個を超えると何らかの「フェアユース」ポリシーが存在するようです。

最低でも合計60GB以上の無料容量を確保できれば、ファイルのやり取りがぐっと楽になるでしょう。

8. オフラインで作業する

「設定」からGoogleドライブのオフライン版を有効にすれば、インターネット接続なしでスプレッドシート、ドキュメント、スライドを操作できます。事前にインターネットに接続した状態でChromeブラウザを使用しておく必要があります。

その後、「Google Docs Offline」Chrome拡張機能をインストールして有効化しましょう。

9. アプリをさらに連携させる

「設定」からGSuiteの生産性アプリをGoogleドライブに接続できます。おしゃれなPDF背景、Slack、FormRecyclerなど、選べる便利なアプリは数百種類に及びます。

10. その他の便利な小技まとめ

Googleドライブでは、特定のドキュメントを直接公開することも可能です。リンクを知っている人なら誰でも閲覧できるようになります。

また、複数のドキュメントを素早く処理したいときにはキーボードショートカットが便利です。ほぼすべてのコマンドがショートカットで実行できます。Shift + # の一つだけ覚えておけば、残りのショートカット一覧が表示されます。

まとめ

今日のGoogleドライブは、単なるファイルストレージサービスの枠を超えています。生産性とコラボレーション機能においては、Gmail、LibreOffice、Microsoft Officeと肩を並べる存在です。

これらのGoogleドライブの隠れた機能を使ったことはありますか？ぜひコメント欄でお知らせください。