Outlookの遅延配信機能を使用して時間管理を改善する方法

情報を送信したり、タスクの更新をメールで送信したりする必要がある場合もありますが、タイミングが適切ではありません。ワークフローを台無しにして延期する代わりに、Outlookの遅延配信機能を利用して、出力を賢くすることができます。

Outlookの遅延配信とは何ですか？

Outlookの配信遅延機能を使用すると、特定の電子メールを即座に送信するのではなく、受信者にいつ送信するかを決定できます。スケジュールを崩すことなく安心できる便利なツールです。

Delay Deliverを使用するには、次の手順に従ってください。

1. 新しいメールをクリックします 。
2. メールを作成して受信者を入力したら、オプションに移動します タブ。
3. [配信の遅延]をクリックします 。
4. 配信オプションの下 、以前に配信しないの横にあるチェックボックスをクリックします 。
5. 時間を選択します および日付 メールを送信したいこと。
6. 閉じるをクリックします 。
7. メールで、[送信]をクリックします 。

送信をクリックしたにもかかわらず 、指定した日時までメールは送信されません。それでは、なぜそれを使用したいかを見てみましょう。

2分間のタスクルール

2分間のタスクルールでは、予定に2分しかかからないタスクがある場合は、やることリストに載せるのではなく、今すぐ実行する必要があります。これは迅速で簡単な優先順位付けツールですが、次に何が起こるかを考慮していません。

2分間のタスクが送信する必要のある電子メールである場合、フォローアップする時間がないという応答を受け取る可能性があり、とにかく、これはやることリストに載ってしまいます。これを回避するには、Delay Deliveryを使用してタスクを完了し、勤務時間内に応答に対応するスペースがあることがわかったときにタスクを送信できます。

投票ボタンを使用するの横にあるチェックボックスを選択することもできます 配信の遅延 プロパティ A など、同僚からの簡単な応答が必要な場合はウィンドウ 同意する、同意しない、たぶん 。

アナウンスの送信

特定の時間に送信する必要がある電子メールを介してアナウンスを行う必要がある場合があります。おそらく、あなたは特定の日付または締め切りを待っていて、その間、あなたは不在または休暇になります。

同僚に送信してもらうために時間を無駄にしたり、時期尚早に送信したりする代わりに、Delay Deliveryを使用すると、ログインしなくても処理できます。その後、オフィスに戻ると、全員がすでにスピードアップ。 遅延配信プロパティについて 、重要性を選択するオプションもあります ドロップダウンリスト。高、低を選択できます。 、および通常 。

応答時間の管理

物事を迅速かつ効果的に行うことは、あなたのスキルの証です。残念ながら、マネージャーや同僚は、より多くの作業を自分のやり方で送信することで、これを利用することがよくあります。仕事のやり方を変えたくない場合は、メールを遅らせて、他の人の可用性に対する期待を管理することができます。

または、プロジェクトに関するいくつかの更新を送信する必要がある場合は、チェックボックスをクリックできます。 有効期限が切れたらの横にあります 有効期限が過ぎると、メッセージのタイトルに取り消し線が引かれます。これにより、このメールは関連性がなくなり、必要に応じて削除できることが、あなたと同僚に通知されます。

時間をより適切に管理するための遅延

適切な時間管理を実践することは、急いで先を行くために更新と応答を遅らせることを意味する場合があり、事後対応型の作業から事前対応型に移行する可能性があります。

基本的に、OutlookでDelay Deliveryを使用すると、タスクが完了したことを確認しながら、応答性を制御できます。