電子メールの送信をセキュリティ違反に変えないでください

あなたが知っている誰かが偶発的な返信すべての影響を受けている可能性があります。これは恥ずかしい、そして完全に予防可能な状態であり、非常に一般的です。誤って[全員に返信]を押すだけで、同僚のところに来て、患者の名前を共有し、メールアドレスを公開しました。 1997年、Microsoftは、推定1,500万通のメールを含む偶発的な返信すべての発生に耐えました。

それは必ずしも困惑だけではありません。あなたは実際にすべての返信の有害な使用で深刻なセキュリティ違反に苦しむ可能性があります。アカウント情報や企業秘密を送信し、コピーされるべきではない人を誤って含めると、深刻な問題が発生する可能性があります。偶発的な返信すべてを契約しないようにしたいですか？身を守る方法は次のとおりです。

Outlookを使用する場合

安全を確保する最善の方法は、[全員に返信]ボタンを完全に削除することです。 Outlook 2003または2007では、下向きの矢印をクリックするだけです。 ツールバーの右端にある[ボタンの追加と削除]をクリックします 、および全員に返信を削除します。 Outlook 2010または2013でも同じことができますが、かなり複雑です。

CNETは次の指示を出します。 ファイル>オプション>リボンのカスタマイズに移動します 。 返信をクリックします 右側のペインで、[削除]をクリックします 。 新しいグループをクリックします 2回、最初の新しいグループ（カスタム）の名前を「応答（カスタム）」に変更し、2番目の名前を「全員に返信（カスタム）」に変更します。 メインタブをクリックします 左側のペインで、[ホーム（メール）]を展開します および応答 。右側のペインで、[応答（カスタム）]を選択します 。

コマンドを1つずつ追加します。返信を投稿 、返信 、転送 、会議 、 IM 、およびその他 左側のペインから[応答（カスタム）]に移動します。右側のペインで、[全員に返信（カスタム）]を選択します 。コマンド全員に返信を追加します 全員に返信（カスタム）を選択します ダウンを使用します ボタンをクリックして[送信/受信（IMAP / POP）]の下に移動し、[ OK]をクリックします 。

より簡単な方法は、Outlook用のTuneReplyAllアドオンをインストールすることです。これにより、全員に返信を使用するときにポップアップ警告を有効にできます。全員に送信しても問題がない場合は、[はい]をクリックします。そうでない場合は、[いいえ]をクリックします。

Outlookにメッセージを遅延して送信するように指示するルールを作成することもできます。そうすれば、[全員に返信]をクリックしたことに気付いた場合は、送信をキャンセルする時間があります。このルールを作成するために必要な手順は次のとおりです。

[ツール>ルールとアラート>新しいルール]をクリックします 。 [空白のルール]の下の[テンプレートを選択]ボックスで、[送信後にメッセージを確認する]をクリックします 、[次へ]をクリックします 。 [条件の選択]リストで目的のオプションを選択し、[次へ]をクリックします （条件を選択しない場合、ルールは送信するすべてのメッセージに適用されます）。 [アクションの選択]リストで、[配信を数分延期する]を選択します 。 [ルールの説明を編集する]ボックスで、下線付きのフレーズいくつかをクリックします 各メッセージを最大120分遅らせる分数を入力します。 OKをクリックします および次へ 、必要な例外を追加してから、[次へ]をクリックします 。ルールに名前を付け、このルールをオンにするを確認します ボックスをクリックし、[完了]をクリックします 。

Gmailを使用する場合

使用していない可能性のあるGmailの最も優れた機能の1つは、送信取り消し機能です。この機能を使用すると、送信ボタンを押してから最大30秒後にメールの送信をキャンセルでき、最後に偶発的な返信をすべて回避できます。 2番目。残念ながら、デスクトップGmailクライアントを使用している場合、これは役に立ちません。

Gmailの設定で確認するもう1つの点は、デフォルトの返信動作が[全員に返信]ではなく[返信]に設定されていることです。 [全員に返信]がオンの場合、返信ボタンを押すたびに、Gmailの[宛先]フィールドと[CC]フィールドに、元のメールにコピーされたユーザーのアドレスが入力されます。

GmailのアドオンアプリであるBoomerangを使用すると、メッセージを後で送信するようにスケジュールできます。これにより、数分または数日でメッセージに戻って、連絡先の全員に恥ずかしいことを送信しないようにすることができます。リスト。遅延間隔を選択し、[後で送信]をクリックします 、次にブーメランをクリックします 画面の右上隅にある遅延メッセージを管理します。簡単！

他のメールプロバイダーまたはクライアントを使用する場合

他の電子メールプロバイダーまたはクライアントを使用する場合は、少し掘り下げる必要があるかもしれません。 Send Laterと呼ばれるThunderbird拡張機能を使用すると、将来の日付で電子メールを送信するようにスケジュールできます。 Lotus Notesには、MailMateやAirmailと同様に、箱から出してすぐに送信できる機能が含まれています。

LetterMeLaterなどのWebベースのサービスを使用して、後日電子メールを送信することもできます。アカウントを作成したら、後日送信するメールを作成したり、送信前に管理したりできるので、必要に応じて変更を加えることができます。独自のメールプログラム内からでも使用できます。

メールクライアントがこれらのオプションのいずれもサポートしていない場合は、いつでもメールを下書きとして保存し、5分または10分後に戻って、悲惨な可能性がないことを再確認する習慣をつけることができます。クライアントリストの全員をコピーしたり、オフィス全体をCCしたりするなどの間違い。

偶発的な返信すべて：あなたに起こらせないでください！

最初のメールは44年前に送信されました。偶発的な返信はすべて、どのようにして発生するのかを根絶したと思います。残念ながら、ワクチンはまだ考案されていないため、自分の手で予防策を講じる必要があります。すべての機能への返信を無効にしたり、メールの送信を遅らせたり、数分後に送信するために下書きとして保存したりすると便利です。偶発的な返信をすべて防ぐことができるのはあなただけです！

誤って全員に返信して情報を共有しすぎたことはありませんか？上記の戦略のいずれかを使用していますか？偶発的な返信と戦うための最善の戦術を以下にすべて共有してください！