見逃しがちな6つのGmailツールで、メール管理を効率化しよう

Gmailは登場から10年以上が経ち、今や世界中で使われる定番のメールサービスとなりました。基本機能だけでも十分に優秀ですが、Chrome拡張機能や外部ツールを組み合わせれば、その利便性はさらに高まります。これまでにも、Gmail体験を向上させるスマートなツールや、より良いメールの書き方をサポートするツール、就職活動に役立つツールなどを紹介してきました。

今回は、まだ知られていないかもしれない便利なツールをいくつかご紹介します。Gmailアカウントをお持ちなら、きっと役立つはずです。

Mixmax:メールの送信予約からアンケート作成まで

Mixmaxは、Gmailツール界の「スイスアーミーナイフ」と呼べる万能ツールです。単独で記事が書けるほど多機能なので、ここでは概要をご紹介します。

メールのスヌーズ(一時保留)や送信予約、テンプレート作成、埋め込みアンケートまで、あらゆる機能を備えています。作成ウィンドウを強化してMarkdownで記述することも可能です。特に便利なのが会議の日程調整機能です。自分のカレンダーで候補日をいくつか選んでおけば、相手が都合の良い日を選択できるため、何度も往復するメールのやり取りを大幅に減らせます。

また、Googleドライブ、Dropbox、Boxからの添付ファイル追加にも対応しており、25MBを超える大きなファイルも問題なく扱えます。

アプリはChrome拡張機能として提供されます。インストールして有効化すると、Gmailの作成ウィンドウに「後で送信(Send Later)」ボタンが追加され、メニューからアンケートや投票の作成、カレンダー招待の追加、空き時間の共有などができるようになります。メールのスヌーズや開封トラッキングのオプションも利用可能です。

Inbox by Gmailユーザーでも利用できます。無料版は機能が限られており、Proプランは月額12ドル(年払いなら月額9ドル)からです。

Typeless Contacts for Gmail:連絡先の収集と共有

Typelessは、さまざまな人気Webサービスに散らばる連絡先をGmailの受信トレイに集約し、簡単に共有できるようにするツールです。もう連絡先からメールアドレスや電話番号をコピー&ペーストする必要はありません。

Typelessにサインアップして、連絡先のインポート元となるWebアカウントを1つ以上接続すれば準備完了です。Rapportiveのように、受信トレイ内で詳細な連絡先プロフィールを確認できます。

Gmail、LinkedIn、Facebook、Outlook、Salesforceなどから連絡先を取り込めます。最大の魅力は、複数のGmailアカウントを接続できる点です。Chrome拡張機能(現在は提供終了)のほか、Microsoft Office 2010/2013向けの個別アプリも提供されていました。

Charlie:初対面の相手を事前にリサーチ

仕事で会う予定のある人について、Web検索をした経験はありませんか?頻繁に行うには時間がかかりますよね。Charlieを使えば、その手間から解放されます。

スパイ映画の探偵が作るような「人物ファイル」を想像してみてください。Charlieはそれを、もっと親切な目的で提供してくれるのです。

Web版CharlieにサインアップしてGoogleアカウントと連携すると、次の会議で向かい合う相手に関する1ページのブリーフィングを作成してくれます。SNSの投稿やWeb上での言及など、プライベートとビジネス両方の情報がまとめられており、会話のきっかけとして使えるネタも得られます。

Charlieが適切な情報を引き出せるのは、会議の招待状に含まれる出席者の連絡先情報をもとにしているためです。こうしたデータアラートは、会議の1時間前に届きます。iPhoneアプリでもCharlieのインサイトを確認できます。

SaneBox:重要でないメールを自動振り分け

SaneBoxは、重要度の低い受信メールを別フォルダ(SaneLater)へ振り分けることで、本当に重要なメールを受信トレイの上部に表示させます。重要でないメールが削除されるのではと心配いりません。削除されるのではなく、ただ邪魔にならない場所へ移動されるだけです。

Gmailアカウントへのアクセスを許可すると、いくつかの確認画面が表示され、以下の設定を進められます:

• どのようなメールを後回しにしたいかを理解させる
• SaneBoxに重要でないメールを見分ける方法を学習させる

さらに、フォローアップが必要な重要なメールスレッドを保存するためのフォルダ(SaneNoReplies)も受信トレイに追加されます。

SaneBoxでは、自分へのリマインダー送信や、添付ファイルのお気に入りのクラウドストレージへの移動も可能です。14日間の無料トライアルがあり、クレジットカードの登録は不要です。有料プランは月額12ドルからです。

Ugly Email:トラッキングされているメールを見抜く

受信トレイの中で、どのメールが開封トラッキングされているのか知りたい方におすすめなのがUgly Emailです。機能はとてもシンプルです。Chrome拡張機能をインストールすると、「トラッキングデバイス」付きのメールを検出し、目のアイコンでマークします。これにより、メールを開かなくても、どのメールがクリックや開封を監視しているのかを簡単に特定できます。

その情報をどう活用するかはあなた次第です。メールを無視して開かないのもよし、別のツールでトラッカーをブロックするのもよし。トラッキングを気にせず好奇心を満たすために開いてしまう、という選択肢もあるかもしれませんが、それは簡単ではないでしょう。

Morning Mail:左右にスワイプしてメール整理

タイトルからお察しの通り、Morning Mailは「メール版Tinder」のようなアプリです。Gmailに対応していますが、iOSデバイス専用(現在は提供終了)で、Inbox Zeroを目指すユーザーに最適でした。

新着メールはカード形式で表示され、左にスワイプすると削除、右にスワイプするとアーカイブ、下にスワイプすると既読になります。通常の受信トレイ表示でも、左右のスワイプ操作が使えました。

Gmailをさらに便利にするために

Gmailの機能強化には大賛成ですが、目についたGmailアプリをすべて追加することはおすすめしません。見た目の華やかさだけでなく、自分のワークフローに本当に役立つものを見極めて選びましょう。便利なアプリでGmailを強化しながら、あまり知られていないGmailの標準機能もぜひ試してみてください。

最近出会った、もっと注目されるべきGmailツールはありますか?ぜひコメント欄で教えてください。