Gmailの複数の受信トレイ機能を使用する6つの実用的な方法

Gmailは、受信したメールを整理するのに役立つように構築されています。メールが到着したときに自動的にアクションを実行するフィルターを設定できます。重要なメッセージにスターを付けたり、テーマのあるラベルを作成したりすることもできます。

ただし、まだ知らない可能性のある別の機能があります。Gmailの複数の受信トレイ 。

これを使用すると、Gmailのデフォルトのビューで、画面上のペインとして複数の受信トレイを表示できます。このアプローチにより、数回クリックするだけで必要なものを確認できます。

Gmailで複数の受信トレイを設定する方法

まず、Gmailを開き、右上の歯車アイコンをクリックして、受信トレイの設定を選択します 。 Googleの自動タブ付き受信トレイシステムをオフにする必要があります。

次に、[ソーシャル]、[プロモーション]、[更新]、[フォーラム]のチェックボックスをオフにします。その後、変更を保存します。

設定に移動します コグメニューからラボを見つけます 画面上部のリンク。 Labsに表示されるものはすべて、公式には実験的な機能です。

ラボに移動したら、[複数の受信トレイ]まで下にスクロールします 有効のラジオボタンをクリックします 。

最後に、[ラボ]ページの上部に戻り、[変更を保存]をクリックします。 。

次回[設定]ページを読み込むと、新しい青い複数の受信トレイがあることに気付くはずです。 上部に沿ってリンクします。それをクリックして、複数の受信トレイに関することを微調整し、それらが最適に機能するようにします。システムは最大5つの受信トレイを許可します。

各ペインにラベルを付け、そこに表示されるコンテンツの種類を指定します。たとえば、下書きを表示するものと送信済みメール用のものが必要な場合があります。ラベル付けされたメッセージは、[複数の受信トレイ]ペインの1つにも表示されます。

複数の受信トレイの設定内で、メインの受信トレイに対するペインの位置も変更します。最後に、ペインの各ページに表示されるメッセージの数を選択できます。

これで、複数の受信トレイ機能の機能と設定方法がわかりました。次に、それを使用するいくつかの効果的な方法を探りましょう。

1.かんばんの各ステップのラベルを指定します

かんばんは、各タスクとそれがワークフロー全体にどのように適合するかを示す視覚ベースのシステムです。人々はかんばんボードを使用して、実行するタスクと、それらの責任がプロセスのどこにあるかを示します。各タスクは、ステータスが変化すると別のボードに移動するカードです。

かんばんワークフローの各段階でGmailラベルを作成することを検討してください。新しいプロジェクトと呼ばれるものと、承認待ちと呼ばれるものがあるかもしれません。チームがかんばんを介して完了した作業の通知を送信する場合、各チームメンバーは特定のキーワードまたはフレーズを使用できます。それぞれのラベルを適切で正確にする方法を学ぶために、それらに注意を払ってください。

次に、かんばんに関​​連するすべてのメッセージをメインの受信トレイで調べる代わりに、[複数の受信トレイ]ペインでプロセスフローを確認できます。この方法では、必要なものを簡単に見つけることができるため、時間を節約できます。さらに、プロセスに関連付けられたメッセージを見失う可能性が低くなります。

2.部門または人のラベルを作成します

おそらくあなたは大企業の一員であり、さまざまな部門や人々と定期的にコミュニケーションを取っています。その場合は、それぞれにメールアドレスベースのラベルを作成してください。たとえば、経理部、人材育成、マイボスなどと言うものを作ることができます。

それらの人々からの電子メールを専用のペインに表示することで、メッセージを見落とす可能性を減らすことができます。また、電子メールがいつ到着するかについてもよりよく知ることができます。そうすれば、それらをどのように処理し、それに応じて行動するかをより自由に決めることができます。

3.1つの画面ですべての受信トレイを表示

多くの人と同じように、Gmailの受信トレイをいくつかの目的で並べ替えることができます。多分あなたは仕事用のアカウントと個人用のアカウントを持っています。ただし、さまざまな理由から、特殊アドレスを設定するのが一般的です。会社がセミナーを主催していて、イベント登録を処理している場合、アドレスは[会社名]SeminarRegistration@gmail.comである可能性があります。

Gmailアカウントごとに「From：」ラベルを作成できます。これを行うと、複数の受信トレイにそれぞれのメッセージが表示されます。通常、Gmailの右隅にあるアカウントアイコンをクリックしてアカウントを切り替える必要があります。次に、ドロップダウンメニューからアカウントを選択します。

複数の受信トレイを使用して、ペインごとに別の電子メールアドレスからの1つの受信トレイを表示すると、時間を節約できます。また、気が散ってアカウントをまだチェックしたかどうか疑問に思うこともありません。

4.アクションベースのラベルを作成する

インターネットには、人々がInboxZeroに到達するのに役立つ提案がたくさんあります。その1つは、@記号で始まるラベルを作成することです。 およびアクションまたはステータス。 @Awaiting reply、@ Complete、または@Actionと書かれている可能性があります。

@Actionフォルダーの場合は、完了するのに2分以上かかるものだけを追加し、短いタスクをすぐに実行します。そうしないと、@Actionフォルダが不要なもので詰まる危険があります。

@記号を使用すると、これらのラベルがラベルリストの先頭に表示されます。画面左側のGmailの標準ラベルのすぐ下に表示されます。ただし、複数の受信トレイを使用すると、ラベルの順序を気にする必要がなくなります。最も一般的なアクションのそれぞれに1つのペインを割り当てることができます。この方法は、完了した作業の視覚的な証拠があなたを動機付ける場合に優れています。

作業が完了したら、それらの受信トレイメッセージを、複数の受信トレイを兼ねる適切なアクション固有のラベルに移動します。次に、1日の終わりに、それぞれのすべての電子メールを確認します。結果を生産性の全体的な指標として使用し、改善する方法を考えてください。

5.ラベルに重要な通知メールを送信する

今日の主要なプロジェクト管理ツールの多くは、電子メールおよびプログラムのインターフェイス内でユーザーに通知します。このシステムは、特に人々がプログラムと対話していないときに、可視性の可能性を高めます。メールのみを使用している場合でも、ループにとどまることができます。

まず、これらの通知メールを送信するために使用するすべてのプログラムについて考えてください。次に、メッセージが通常、表示するのに十分重要であるかどうかを判断します。たとえば、一部のプログラムは、使用状況に関する週ごとのメトリックのみを提供しますが、これは必須とは見なされない場合があります。ただし、他の場合には、アプリケーションは、自分に当てはまるプログラムで起こっていることすべてについて警告します。

通知メールを送信する関連プログラムが5つ以下の場合は、それぞれに複数の受信トレイペインを指定します。特定のメールのみをラベルに送信するGmailフィルターを設定できることに注意してください。

クレジットカード会社からの通知を使用して、転記された支払いまたはクレジットスコアの変更に関する更新が必要になる場合があります。ただし、利息に関連する通知メッセージについてはそれほど心配する必要はありません。フィルタを使用すると、作成したラベルに送信するメールと、削除または他の場所に送信するメールを指定できます。

使用しているサービスの件名にキーワードが含まれているかどうかを調べると便利です。 Gmail内でその会社から受信したすべてのメールを検索することから始めます。単語の使用パターンに気付いたら、それらの単語を認識するようにフィルターを変更します。次に、フィルターを希望どおりに動作させることができます。ここで、それはあなたにとって最も重要なフレーズを含む電子メールが複数の受信トレイに対応するラベルに送られることを意味します。

6.優先度レベルの受信トレイを設定する

受信トレイを見ているときに、何をいつ行うかを理解するのは難しいことがよくあります。その結果、価値のある行動を実行するよりも、決定を試みることに多くの時間を費やす可能性があります。緊急度に基づいて複数の受信トレイを作成すると、義務を理解するのに役立ちます。

開始点として、優先度の高い受信トレイを作成し、次に優先度の高い受信トレイと優先度の低い受信トレイを作成できます。

また、優先度に基づくメッセージの一部がプロジェクトに関連している場合は、ラベル内にその旨を記載できます。

Gmailの受信トレイをどのように整理しますか？

これらの提案を読んだ後、おそらく複数の受信トレイは使用する価値のある機能だと思うでしょう。これにより、不要なクリックを停止し、ラベル付けの規則に基づいて重要なメッセージを表示できます。職場で複数のコンピューターを使用していますか？もしそうなら、このGmail機能が複数のソースからのメッセージをどのように見ることができるかを特に理解するでしょう。

セットアップが完了すると、戦略的に分離された1つの画面が提供する情報の量が気に入るはずです。調整が難しい場合は、機能を無効にするのに1回クリックするだけで、同じように簡単に再度有効にできます。

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