Word文書をExcelスプレッドシートに変換する方法:確実で効率的な3つの手法

Wordで数値データを扱っているものの、Excelへの移行を考えている方は多いのではないでしょうか。データを手動でコピーする方法からファイル形式そのものを変換する方法まで、WordからExcelへ切り替える手段はいくつかあります。

この記事では、WordファイルをExcelに変換するための具体的な手順を、状況別にわかりやすく解説します。

方法1:コピー&ペーストで変換する

Word文書をExcelに変換する最もシンプルな方法は、データを手動でコピー&ペーストすることです。この方法は、データが表形式になっている場合に特に有効です。表の行と列がそのままExcelのレイアウトに対応するためです。

1. 変換したい表が含まれるWord文書を開きます。
2. 表全体をクリック&ドラッグで選択します。または、表の左上隅に表示される移動ハンドル(十字アイコン)をクリックして選択することもできます。

1. Ctrl + C(MacではCmd + C)を押して、表をクリップボードにコピーします。
2. 次に、表を貼り付けたい新規または既存のExcelブックを開きます。
3. 表を貼り付けるセルを選択するか、ワークシート上の任意の場所をクリックします。
4. Ctrl + V(MacではCmd + V)を押すか、右クリックメニューから「貼り付け」を選択して、表を貼り付けます。

Excelは列幅や書式をWordの表に合わせて自動的に調整してくれます。

貼り付け後は、フォント、色、サイズなどを変更して、自分のスプレッドシートに合わせて自由に編集できます。

方法2:テキストファイルとして保存してExcelにインポートする

もうひとつの方法は、Wordファイルをプレーンテキスト(.txt)形式で保存し、それをExcelにインポートするやり方です。この方法は、各項目がカンマ、タブ、スペースなどの区切り文字で区切られたリスト形式のデータに適しています。

Excelは区切り文字ごとにデータを個別のセルに変換し、各行を独立した行として認識します。

1. 変換したいリストが含まれるWord文書を開きます。
2. 「ファイル」>「名前を付けて保存」をクリックし、テキストファイルの保存先を指定します。

1. 「ファイルの種類」のドロップダウンリストから「プレーンテキスト(*.txt)」を選択します。
2. 「保存」をクリックしてファイルを保存します。

1. 「ファイル変換」ダイアログボックスが表示されたら、初期設定のまま「OK」をクリックします。

1. ここでWord文書を閉じる(または最小化)し、Excelを起動します。
2. Excelで「データ」>「テキスト/CSVから」(または「データ」>「データの取得」>「テキストから(レガシ)」)を選択し、保存したテキストファイルの場所を参照します。

1. テキストファイルを選択し、「インポート」または「データの取得」(Excelのバージョンにより名称が異なります)をクリックします。「テキストファイルウィザード」が開き、データの区切り方や書式を細かく指定できるようになります。
2. ウィザードのステップ1/3では、データがカンマやタブなどの文字で区切られている場合は「区切りあり」を、スペースで桁を揃えた列状のデータの場合は「固定長フィールド」を選択します。
3. 「次へ」をクリックして続行します。

1. ステップ2/3では、Tab、カンマ、スペースなど、実際のデータに該当する区切り文字のチェックボックスをオンにします。特殊な文字を使いたい場合は「その他」欄に入力しましょう。「データのプレビュー」ウィンドウで、Excelがデータをどのように列に分割するかを事前に確認できます。
2. 「次へ」をクリックして進みます。

1. ステップ3/3では、各列のデータ形式(標準、文字列、日付など)を選択できます。不要な列がある場合は「インポートしない列(スキップ)」を選べば、その列を除外することも可能です。
2. 「完了」をクリックして処理を終了します。

1. インポートしたデータの配置先(既存のワークシートまたは新規ワークシート)を選択し、「OK」をクリックします。

これでデータがExcelブックに取り込まれます。保存する前に、データが正しくインポートされているか必ず確認しましょう。問題がある場合は、データを消去して手順をやり直し、ウィザードの設定を見直してみてください。

方法3:オンラインのWord→Excel変換ツールを使う

3つ目の方法は、多様なファイル形式に対応したオンライン変換ツールを利用することです。Microsoft Office環境にアクセスできない場合や、手軽に素早く解決したい場合に特に便利です。

こうしたツールはオンライン上に多数存在しており、Google検索すればすぐに候補が見つかります。ここでは例として「Convertio」のWord to Excel変換ツールを使った手順を紹介しますが、他の多くのツールもほぼ同様の操作で利用できます。

1. ブラウザでConvertioのWord to Excelツールを開きます(お好みの代替ツールでも構いません)。
2. 「Choose Files(ファイルを選択)」をクリックして、PCやMacから変換したいWordファイルを選びます。ページ上にファイルをドラッグ&ドロップしてアップロードすることもできます。
3. 出力形式として「XLS」または「XLSX」を選択します。
4. 「Convert(変換)」ボタンをクリックして、変換処理を開始します。

1. 処理が完了したら、「Download Now(今すぐダウンロード)」ボタンを押して、変換済みのXLS/XLSXファイルをPCまたはMacにダウンロードします。

ダウンロードしたファイルを開き、内容が正しく変換されているかを確認しましょう。うまく変換されていない場合は、元のWord文書の形式を整えて(正しく整形された表を使用するなど)から再試行してください。

どうしても結果が芳しくない場合は、別の変換ツールを試してみると改善されることがあります。

まとめ:Microsoft Office文書の変換活用術

この記事で紹介したように、Word文書からExcelスプレッドシートへの変換・インポートには複数の方法があり、データの構造や目的に応じて最適な手段を選ぶのがポイントです。表形式ならコピー&ペースト、区切り文字のあるリストならテキスト経由のインポート、Office環境がないならオンラインツールという使い分けがおすすめです。

さらに、データが他のファイル形式であっても同様に変換できます。たとえば、PDFをWord文書に変換したり(Word本体にも変換機能があります)、WebページをWord文書として保存したりすることも可能です。

LibreOfficeやOpenOfficeからMicrosoft Officeへ乗り換える際には、ODTファイルをWordファイルへ手軽に変換できるので安心して移行できます。