マスター Outlook ルール:Windows、Mac、Web にわたる電子メール管理を自動化する

Microsoft Outlook のルールは、電子メールに対して自動的にアクションを実行するのに最適です。手動作業を行わずに、特定のメッセージに移動したり、フラグを立てたり、応答したりすることができます。増加する受信トレイに対応できるように、Outlook でルールを作成する方法を説明します。

Outlook ルールは Windows、Mac、Web で作成できるため、各プラットフォームでの設定について説明します。利用可能な条件とアクションは異なることに注意してください。

ルールの最も健全な条件とアクションのセットは、Windows 上の Outlook にあります。ルールの作成方法を最も効果的に説明するために、一般的に使用されるルールをいくつか設定してみましょう。

空のルールを最初から設定すると、複数の条件とアクションを選択できるため、最も柔軟性が高くなります。さらに、途中でルール ウィザードがプロンプトを表示します。

Outlook を開いて [ファイル] タブに移動し、[情報] セクションで [ルールとアラートの管理] を選択します。

[ルールとアラート] ダイアログ ボックスが表示されたら、[電子メール ルール] タブを開き、複数のアカウントがある場合は上部でアカウントを選択します。次に、[新しいルール] を選択します。

次に、以下の手順に従ってルールを設定し、メールをフォルダーに移動したり、フォローアップのフラグを立てたり、自動返信を送信したりできます。代わりに、メールの自動転送など、便利だと思われる別のルールを試してみることもできます。

メールをフォルダに移動

ルール ウィザードで、上部にある移動オプションの 1 つを選択します。送信者、含まれる単語、または受信ではなく送信するメールに基づいて、メッセージを特定のフォルダに移動できます。

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例として、件名に特定の単語が含まれるメッセージをフォルダーに移動するを選択します。

下部で、青色の下線が付いている項目を選択して、条件とアクションを指定します。

特定の単語を選択し、件名に検索する単語を入力します。

「指定を選択」を選択して、メッセージの移動先のフォルダーを選択します。

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次に、[次へ] を選択します。

条件のリストが表示され、選択した条件が自動的にマークされます。必要に応じて、メールの追加の基準を選択できます。たとえば、自分だけに送信されるメッセージにルールを適用することもできます。 [次へ] を選択します。

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アクションのリストが表示され、選択したアクションがマークされます。上記の条件と同様、必要に応じて追加のアクションを選択できます。たとえば、メッセージを移動したときにメッセージを既読としてマークすることもできます。 [次へ] を選択します。

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次に例外のリストが表示されます。必要に応じて、特定の電子メールをルールから除外できます。たとえば、添付ファイル付きの電子メールをフォルダーに送信したくない場合があります。 [次へ] を選択します。

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ルールの最終画面で、まず上部に名前を付けてから、「このルールを有効にする」のチェックボックスをオンにします。オプションで、チェックボックスをオンにして、このルールを受信トレイで今すぐ実行することも、すべてのメール アカウントにルールを使用することもできます。

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終了したら、条件とアクションを示す下部のボックスでルールの設定を確認します。 [完了] を選択してルールを保存し、有効にします。

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[ルールとアラート] ボックスで新しいルールの横にあるチェックマークを確認し、[OK] を選択します。

フォローアップ用にメールにフラグを付ける

もう 1 つの役立つ Outlook ルールは、フォローアップのために電子メールにフラグを付けるためのものです。フォローアップのフラグとタイミングを選択できます。

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上記と同じプロセスに従って新しいルールを作成し、ルール ウィザードを開きます。

次に、[フォローアップのために他の人からのメッセージにフラグを立てる] を選択します。

下部で青色の下線付きの項目を選択し、条件とアクションを指定します。

ユーザーまたは公開グループを選択して連絡先を選択します。

この時点でフォローアップを選択して、フラグとタイミングを選択します。

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次に、[次へ] を選択します。

上記のルールと同様に、ルール ウィザードでは、ルールを確認して追加できる条件、アクション、例外を順に案内します。次に、名前を付け、有効にして終了します。

メールに自動的に返信

役立つと思われるもう 1 つのルールは自動応答です。これは不在時のメッセージに似ていますが、より柔軟です。特定の Outlook テンプレートを使用したり、特定のメールに対する返信メッセージを作成したりできます。

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上記と同じプロセスに従って新しいルールを作成し、ルール ウィザードを開きます。次に、[受信したメッセージにルールを適用する] を選択し、[次へ] を選択します。

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受信した電子メール メッセージに使用する条件を選択します。ルールは、特定の単語を含む特定の送信者、期間内に受信した場合、またはその他の希望する条件に適用できます。 [次へ] を選択します。

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好みに応じて、[特定のテンプレートを使用して返信] または [サーバーに特定のメッセージを使用して返信させる] を選択します。次に、選択したオプションごとに下部にある下線付きの青いテキストを選択し、完了したら [次へ] を選択します。

特定のテンプレートを使用して返信する:特定のテンプレートを選択して、必要なものを選択します。

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サーバーに特定のメッセージを使用して返信させる:特定のメッセージを選択し、表示されるボックスにメッセージを入力し、[保存して閉じる] を選択します。

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含める例外をマークし、[次へ] を選択し、ルールに名前を付けて有効にし、[完了] ボタンで保存してルールを終了します。

Mac 上の Outlook でルールを作成する方法

Mac で Outlook を使用している場合は、条件とアクションが Windows よりも少し制限されていますが、受信トレイ ルールを簡単に設定できます。

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Outlook を開き、メニュー バーで [Outlook]> [設定] を選択します。

ポップアップ ウィンドウで [ルール] を選択します。

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複数のアカウントをお持ちの場合は左側でアカウントを選択し、右側のプラス記号ボタンを選択します。

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上部にルール名を入力します。

次に、ドロップダウン ボックスを使用して最初の条件を設定します。選択した内容によっては、条件を追加する必要がある場合があります。たとえば、[受信日] を選択した場合は、日付を入力します。

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次に、これらのドロップダウン ボックスを使用してアクションを選択します。ここでも、アクションを追加する必要がある場合があります。たとえば、[フォルダに移動] を選択すると、フォルダが選択されます。

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別の条件またはアクションを追加するには、右側のプラス記号を選択します。例外を追加するには、「次の場合を除く」の横にあるプラス記号を選択します。

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必要に応じて、同じ条件を満たす他のルールを適用しないようにボックスをオンにします。左下の [有効] ボックスがオンになっていることを確認し、[OK] を選択してルールを保存します。

Web 上の Outlook でルールを作成する方法

Web 上の Outlook でルールを作成するには、Web サイトにアクセスしてサインインします。Mac 上の Outlook と同様の条件とアクションが表示されます。

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右上の設定アイコン (歯車) を選択し、表示されるサイドバーで [すべての Outlook 設定を表示] を選択します。

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ポップアップ ウィンドウで、左端の [メール] を選択し、右端で [ルール] を選択します。

上部にある [新しいルールの追加] を選択します。

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ルールに名前を付け、[条件の追加] ボックスを使用して基準を選択します。選択した条件によっては追加が必要になる場合があります。たとえば、[差出人] を選択すると、右側に送信者を入力するよう求められます。

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[アクションの追加] ボックスを使用してアクションを選択します。再度、アクションを追加するように求められる場合があります。たとえば、[移動先] を選択すると、フォルダ名を指定するか、新しいフォルダを作成するよう求められます。

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青色のオプションを使用して、必要に応じて別の条件や別のアクションを追加したり、例外を含めたりできます。

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オプションで、ボックスをマークして、それ以上のルールの処理を停止し、受信トレイでルールをすぐに実行できます。

終了したら、[保存] を選択します。

あなたのメールはルールに従っていますか?

Outlook で電子メール ルールを作成すると、メッセージを整理したり、忘れずにフォローアップしたり、特定の電子メールに返信したりするのにかかる時間を最小限に抑えることができます。問題が発生した場合は、Outlook メール ルールが機能しない場合の解決策を参照してください。