スムーズなリモートワークのための10のビデオ会議のヒント

今日の世界では、会議室は居間や寝室と交換されています。世界中の従業員がZoomやMicrosoftTeamsなどのビデオチャットツールを使用して、毎日の会議や対面でのやり取りを続けています。これは社会的相互作用の必要性を満たしますが、同僚や同僚が私たちの家を見ることができるようにすることは少し侵襲的であると感じることもあります。これらの手順を使用して、すべてのビデオ会議を最大限に活用してください。

1。適切な機器を用意する

日常のユーザーにとっては、コンピューターに内蔵されているカメラ、マイク、スピーカーで十分です。ただし、全体的な品質を向上させたい場合は、サードパーティのオプションが豊富にあります。適切な機器を用意することは、ビデオハングアウトの他のユーザーがあなたの声をはっきりと聞き、見ることができるようにするために重要です。そのために、ビデオ会議ゲームを強化するためのいくつかの機器の推奨事項を以下に示します。

カメラ

コンピュータのカメラがHDでない位置にいることに気付いた場合、それを購入することは非常に賢明な方法です。プロフェッショナルに見えることは重要であり、外部のHDカメラを持つことはそれを助けるでしょう。以下の両方のオプションは、よりプロフェッショナルに見えるようにするだけでなく、Razerの場合は、内蔵のリングライトで照明を増やすのにも役立ちます。

• Razer Kiyo – 720pの品質と内蔵のリングライトのおかげで、これは一般的に最高のWFHカメラの1つと見なされています。照明はあなたの友達です。飲み込みやすい価格帯と組み合わせると、完璧にマッチします。
• Logitech C920 – Teams and Zoomの箱から出してすぐに認定された、この720pカメラは、どのコンピューターにも簡単に取り付けられ、コンピューターの横に設置する場合は三脚も付属しています。

マイク

毎日ビデオ会議に参加している場合は、常に非常にクリアなサウンドが得られるように、頑丈なコンデンサーマイクに投資することをお勧めします。常に移動している場合を除いて、コンデンサーマイクを使用すると、参加者と直接会っているように聞こえるので、参加者の会議の疲れを軽減できます。

• HyperX SoloCast –プラグアンドプレイ品質により、このマイクは初心者から上級者までのズームユーザーに適しています。 LEDインジケーターは「ライブ」であることを知らせ、調整可能なスタンドは快適な位置を見つけるのに役立ちます。
• BlueYeti –マイク用のもう1つの広く認められている「ベストオブ」オプションであるこのUSBオプションは、MacとWindowsの両方に対応しています。それは何年も続き、コンピュータオプションと比較して昼夜の品質を追加します。

ヘッドセット

デスクスペースが限られている場合は、ヘッドセットがコンデンサーマイクの代わりになります。さらに、会議の音声をヘッドフォンまたはヘッドセットにルーティングするのは、単に優れたビデオ会議のエチケットです。

• Jabra Evolve 40 –ほとんどの人がUSBデスクトップマイクを思い浮かべますが、ヘッドセットも同様に機能してオーディオ品質を向上させることができます。 Jabra Evolve 40は、コンピューターの内蔵マイクよりも優れたものにするために多くの費用をかける必要がないことを証明しています。
• Jabra Evolve 65 UC – Bluetoothが有効になっているJabraを使用すると、コンピューターから最大100フィート離れた場所を歩くことができます。 14時間の通話時間により、充電を気にすることなく1日分のビデオハングアウトを利用できます。

2。適切な照明を見つける

ビデオ会議の場合は、窓の近くでも屋外でも、自然光が十分に入る場所を選びます。自然光が多ければ多いほど、疲れにくくなります。それとは別に、あなたの経歴も重要です。バックグラウンドで気を散らすものが最も少ない場所を探してみてください。よくある提案の1つは、たくさんの窓の近くにあることが多いキッチンテーブルです。自然光に依存することの欠点は、夕焼け、雲、雨が空を支配する場合です。

幸いなことに、気象シナリオが干渉する場合、または部屋を移動することができない場合は、照明ソリューションがたくさんあります。たとえば、リングライトは、照明を増やすための理想的なハードウェアソリューションになります。安価で、これらはコンピュータハードウェアに直接取り付けることさえできる柔らかく均一な照明を提供します。上向きの机の上のランプのような基本的なものでも、自然光を増やすのに役立ちます。

​​3。仮想背景を検討する

2020年半ばにビデオ会議が実際に急増したとき、仮想背景が大流行しましたが、今では、物理的な背景を隠す方法として主に利用する必要があります。小さな部屋にいる場合や、すぐ後ろに装飾的な棚があり、気が散る可能性がある場合は、仮想背景が最適です。

さらに、雇用主は従業員が使用できる独自の仮想背景を作成しているため、必ずそれらをビデオ通話に組み込んでください。誰かの注意をそらすことができるものが何もない限り、物理的な背景はうまく機能します。すべてのビデオ会議ソフトウェアには「ぼかし」機能も追加されているため、変更を加える必要はありません。焦点がぼけて会議を追い越さないように、物事がわずかにぼやけます。

4。電話の前に機器をセットアップする

多くの従業員にとって、これは自宅での初めてのビデオ会議です。そのため、すべてを設定する方法を理解することが重要です。最も基本的なケースでは、組み込みの機器をセットアップすることが最初のアクションである必要があります。不足して何かを購入する前に、コンピュータにすでにあるすべてのものが機能することを確認してください。

カメラとマイクのテスト

Windows 10でマイクをテストするには、[スタート]->[設定]->[システム]->[サウンド]に移動します。内蔵マイクを使用している場合でも、外部マイクを使用している場合でも、正しい入力が選択されていることを確認してください。マイクに向かって話しかけると、「マイクをテストする」の下にある青いバーが、話しているときに上下します。バーが動いている場合は、マイクが機能しています。カメラの場合は、スタートボタンを押して、アプリリストで[カメラ]を選択します。

Macでカメラをテストするのは、カメラを使用できるアプリを開くのと同じくらい簡単です。たとえば、FaceTimeアプリを開き、画面上部のカメラの横にある緑色のライトが点灯することを確認します。 「システム環境設定->サウンド->入力」に移動してマイクをテストし、話し始めます。入力、会話、または歌うときにバーが点灯する場合は、マイクを使用する準備ができています。外部マイクが接続されている場合は、正しい入力を選択することを忘れないでください。

5。ズームでのオーディオとビデオのテスト

ズームの使用方法を理解することは、強力な在宅勤務のセットアップの重要な要素です。これには、オーディオとビデオをテストし、テストコールを実行する方法を知ることが含まれます。以下のすべての手順は、PCとMacの両方に適用されることに注意してください。

ズームオーディオのテスト

1. 歯車のアイコンをクリックして「設定」に移動します。ポップアップウィンドウの左側にある[オーディオ]をクリックします。これは上から3番目のオプションです。
2. 外部マイクとヘッドセットのどちらを使用しているかに応じて、適切な入力オプションと出力オプションを選択します。 「スピーカーのテスト」と「マイクのテスト」をクリックして、それぞれテストします。マイクに向かって話すと、入力レベルバーが動くのが見えるはずです。

ズームビデオのテスト

1. 歯車のアイコンをクリックして「設定」に移動します。ポップアップウィンドウの左側にある[ビデオ]をクリックします。これは上から2番目のオプションです。
2. ビデオウィンドウが開いたら、カメラはライブになっているはずです。実行する追加のテストはありません。カメラが期待どおりに機能する場合は、フレーム内に自分自身が表示されているはずです。そうでない場合は、カメラがブロックされていないことを確認し、必要に応じてコンピューターを再起動して、問題が解決したかどうかを確認します。
3. 重要な手順の1つは、動画オプションで[HDを有効にする]を選択していることを確認することです。

テストズームコールを実行する

オーディオとビデオがすべてセットアップされたら、Zoomの最後のステップはテストコールを試すことです。 https://zoom.us/testにアクセスし、ブラウザ内の[参加]ボタンをクリックします。テストミーティングに参加するとすぐに、Zoomを使用してオーディオとスピーカーの両方を再度テストできます。サードパーティのマイクまたはカメラがインストールされている場合は、使用する入力/出力デバイスを選択することもできます。正しくテストするには、[コンピュータオーディオに参加]と[ビデオの開始]をクリックしてから、すべてが機能することを3回確認してください。

6。インターネット接続を確認します（そしてバックアップを取ります）

コンピューターをセットアップしたら、次に行うことはインターネット接続をテストすることです。これは、SpeedTest、Google、またはSpeedOfで簡単に実行できます。アップロード速度が遅いと、ビデオ品質に影響を与える可能性があります。この場合、インターネットルーターの位置を切り替えて、ホームオフィスに近づけたり、別の部屋で作業したりすることを検討してください。

インターネットに障害が発生した場合は、バックアップを念頭に置くことが重要です。それが専用のホットスポットであろうと、携帯電話のホットスポットであろうと、通りのコーヒーショップであろうと、計画を立ててください。バックアップを検討している場合や重要なビデオ会議を見逃している場合は、難しい決断ではありません。

7。アプリを知る

在宅勤務のもう1つのアドバイスは、使用しているテクノロジーを知ることです。 Googleハングアウト、ズーム、Microsoft Teamsには、すべて独自のソフトウェアレイアウトがあります。事前にこのソフトウェアをよく理解してください。たとえば、画面共有機能、チャット、ミュートボタンがどこにあるかを知ってください。

• Microsoft Teams – Teamsは、チャットとビデオ会議の組み合わせアプリであり、個人的な能力と専門的な能力の両方で利用でき、ビデオ通話ごとに最大1,000人のメンバーをホストできます。これは、1対1のチャット、音声通話、ビデオ通話に加えて行われます。チームユーザーは、背景を変更したり、会議を記録したり、デスクトップおよびモバイルデバイスプラットフォーム全体で利用可能な小会議室を使用したりできます。
• ズーム – Zoomは、企業向けのデフォルトのビデオ会議アプリの1つです。個人使用および中小企業は無料ですが、大企業はライセンスが必要です。 Zoomは間違いなくビデオ会議に重点を置いており、大規模なチームに最適です。ビデオ会議の有無にかかわらず、チャットを通じてコミュニケーションをとることができますが、チームほどチャットフレンドリーではありません。
• Google Meet – GoogleのMeetソフトウェアは、学校や個人のビデオユースケースで人気がありますが、プロの世界ではZoomやTeamsに遅れをとっています。小会議室は作業環境に最適で、「挙手」機能により、中断することなく簡単に質問できます。現在無料のGoogleMeetは、2022年1月にユーザーごとにビジネスの課金を開始します。
• スカイプ – Microsoftの「レガシー」ビデオ会議ソフトウェアであるSkypeには、安価な有料サブスクリプションがあり、Teamsよりも魅力的でありながら機能の少ないオプションになっています。ボイスメールサービスを使用すると、コンピュータから離れたときに誰から電話がかかってきたかを簡単に知ることができます。選択する必要がある場合、Microsoft 365の一部として含まれているため、Teamsにはより多くの可能性があります。

8。通話中に適切なエチケットを維持する

ミュート

ビデオ会議に参加しているときは、一度に1人だけが話しているときに役立ちます。最善のルールは、話したり、質問したり、質問に答えたりする番になったときにのみ、自分のミュートを解除することです。通話中の全員が最後に必要なのは、お互いに叫ぶことです。ミュートすることで、通話を時間どおりに開始（および終了）できるようになります。

時間通りに

時間厳守は、物理的なオフィスと仮想世界で重要です。これは、会議に参加するすべての人の基本的な敬意です。

適切な服装

雇用主の中には、スタッフに在職中の服装を求めている人もいれば、シンプルなジーンズとTシャツを許可している人もいます。会議に適した服装をして、パジャマを着替えてください。

カメラを見てください

リモートで作業すると、マルチタスクを実行する機会が増えます。あなたがビデオ通話をしている間、他の人があなたが注意を払っていることを知るためにアイコンタクトをとることは重要です。彼らは注目を集めるだけでなく、何かを見逃すことも避けます。

9。サイレント設定

私たちは皆、どこかでそこにいました。これは重要なビデオ電話会議であり、誰かの電話が鳴ります。それはより受け入れられるようになりましたが、それでも可能であれば避けるべきものです。ビデオ会議に参加しているときは、スマートフォンのサイレント機能またはサイレント機能を利用してください。電話以外にも、メール通知やテキスト/ iMessage通知、FaceTime pingなどが含まれます。最近のAndroidとiOSの両方でDNDを設定するのは簡単ですが、ビデオ通話が終了するとすぐにオフにするのも同様に簡単です。 。

10。電話後

通話が終了したら、誰かがメモを取り、それをチームに送信する責任があります。次のステップは何ですか、それとも電話から何が実行可能でしたか？誰が何に責任がありますか？これは、全員が同じページにいることを確認するための優れた方法です。ファシリテーターの場合は、定期的に会うことのない幅広いチームに感謝の意を表し、時間、洞察、支援などに感謝することができます。

結論

ビデオ会議は数十年とまではいかなくても何年も前から存在していますが、ここ数週間でこれまでにないほど脚光を浴びています。現在、これらのプラットフォームを適切に操作および操作する方法を知ることは重要です。 Skype over Zoomを検討している場合は、それらを比較して、ニーズに適したものを確認することをお勧めします。 2つの会議に同時に参加する必要がある場合は、2回目の会議でメモを取ることができるOtter AssistantChromeExtensionを確認してください。