Googleドキュメントをコメント付きで印刷する5つの方法

Googleドキュメントの便利な機能のひとつに、ドキュメントのコメント欄でスレッド形式のやり取りができる機能があります。

ドキュメントの修正プロセスをアーカイブする目的などで、コメントスレッドをドキュメント本体と一緒に印刷したいと考えている方は多いのではないでしょうか。しかし問題なのは、Googleドキュメントをそのまま印刷すると、印刷物にコメントが表示されないことです。

幸いなことに、コメント付きでGoogleドキュメントを印刷するための工夫次第で使える方法がいくつかあります。

Microsoft Word形式でエクスポートする

コメント付きのGoogleドキュメントを印刷する最も簡単な方法は、まずWord(.docx)ファイルとしてエクスポートすることです。

Googleドキュメントを開いた状態で、メニューから「ファイル」を選択し、「ダウンロード」→「Microsoft Word(.docx)」の順に選択します。

ドキュメントをパソコンに保存します。Microsoft Wordでファイルを開くと、コメントが含まれていることが確認できます。

コメントが表示されない場合は、Wordのメニューから「校閲」を選択し、リボンの「コメント」から「コメントの表示」を選択してください。

これで印刷の準備が整いました。メニューから「ファイル」→「印刷」を選択するだけで、右側のプレビューにコメントが表示されるはずです。「印刷」ボタンを押してドキュメントをプリンターに送信します。

印刷プレビューにコメントが表示されない場合は、「設定」の「すべてのページを印刷」を選択し、「コメント」が有効になっていることを確認してください。

これでコメントが印刷物に表示されるようになります。パソコンにMicrosoft Wordがインストールされているなら、この方法が最も手軽で確実です。

OpenOffice形式でエクスポートする

Microsoft Wordのライセンス版をお持ちでない場合は、OpenDocument(.odt)ファイルとしてエクスポートする方法もあります。このファイルは、Apache OpenOfficeやLibreOfficeなど、OpenDocument互換のソフトウェアで開くことができます。

Googleドキュメント内で、メニューから「ファイル」→「ダウンロード」→「OpenDocument形式(.odt)」を選択すると、ODT形式でエクスポートできます。

ODTファイルをパソコンに保存し、OpenOffice Writerなどお好みのソフトウェアで開いてください。ドキュメントの右側の余白に、すべてのコメントが表示されていることがわかります。

メニューから「ファイル」→「印刷」を選択すると、コメント付きのドキュメントを印刷できます。

印刷プレビューにコメントが表示されない場合は、「コメント」のドロップダウンから「ドキュメントの末尾」または「ページの末尾」を選択してください。

これにより、コメントはドキュメント全体の最下部、またはコメントが存在する各ページの下部に印刷されます。

Webページとしてダウンロードする

外部アプリケーションを使いたくない場合は、ドキュメントをHTMLファイルに変換し、Chromeの印刷機能を使ってコメント付きで印刷することができます。

手順としては、メニューから「ファイル」→「ダウンロード」→「ウェブページ(.html、zip圧縮)」を選択します。

zip圧縮されたファイルがパソコンに保存されるので、解凍してからChromeでHTMLファイルを開きます。

Googleドキュメントでコメントが付けられた各行には、アルファベットの文字としてコメントの注記が表示されます。ドキュメントの下部には、すべてのコメントがその文字表記と対応する形で一覧表示されます。

ドキュメントを印刷するには、Chromeウィンドウの右上にある3点メニューアイコンをクリックし、「印刷」を選択します。

使用するプリンターを選択して「印刷」を押せば、コメントを含むドキュメント全体が印刷されます。

Full Page Screen Capture Chrome拡張機能を使う

Chromeブラウザを使いたいけれど、HTMLエクスポートのフォーマットには満足できないという場合は、「Full Page Screen Capture」Chrome拡張機能をインストールする方法がおすすめです。

この拡張機能を導入すると、Chromeブラウザの上部にカメラアイコンが表示され、クリックするだけでGoogleドキュメント全体のスクリーンショットを撮影できます。

拡張機能をインストールし、キャプチャの準備ができたら、カメラアイコンをクリックします。

すると「Full Page Screen Capture」というタイトルの新しいウィンドウが開き、コメントを含むドキュメント全体が表示されます。

印刷するには、画面上部のPDFアイコンを選択してドキュメントをPDF形式でダウンロードし、パソコンから印刷するだけです。

Google Document with Comments Printer Chrome拡張機能を使う

コメント付きのGoogleドキュメントを印刷するのに役立つ、もうひとつの優れた拡張機能が「Google Document with Comments Printer」です。

この拡張機能をインストールすると、Chromeブラウザの上部にプリンターアイコンが表示されます。この拡張機能は、Googleドキュメントにコメント付き印刷機能を直接追加してくれます。

アイコンをクリックするとポップアップが表示され、印刷物にコメントを含めるかどうか、コメントのフォーマット方法を選択できます。

コメントのみを印刷するか、コメントを含むドキュメント全体を印刷するかを選べるほか、必要に応じてコメント間に線を引かせることも可能です。

印刷を実行する前に、出力先のプリンターを選択できます。選択すると、コメントが各ページの右側に表示された印刷プレビューが確認できます。

まとめ

ご覧のとおり、Googleドキュメントには標準でコメント付き印刷機能が備わっていないため、そのまま印刷することはできませんが、回避策は豊富にあります。

Microsoft Wordのような外部アプリケーションを使うか、HTML形式での印刷にするか、Chrome拡張機能を活用するかは、個人の好み次第です。どの方法も同じくらいシンプルで簡単なので、自分の環境に合ったものを選んでみてください。