Microsoft Formsの使い方完全ガイド｜フォーム作成から回答収集・結果確認まで

リモートワークの急速な普及に伴い、多くの企業がクラウドベースのソフトウェアソリューションへ移行しています。その結果、Microsoft Office 365のアプリケーション群（Microsoft Formsを含む）を利用できる人が、かつてないほど増えています。Microsoft Formsは、クイズやアンケート、その他さまざまなフォームをオンラインで作成できるWeb専用アプリです。

プレミアム版のOffice 365アカウントを持っていなくても、無料のMicrosoftアカウントに登録すればMicrosoft Formsを利用できます。この記事では、フォームの作成方法から回答の収集、結果の確認まで、Microsoft Formsの基本的な使い方を初心者にもわかりやすく解説します。

Microsoftフォームの作成方法

まずはforms.office.comにアクセスしてログインしましょう。ダッシュボードから「新しいフォーム」または「新しいクイズ」を作成するか、Microsoftが提供する無料・プレミアムのテンプレートを活用することもできます。

最初に「新しいフォーム」を作成し、タイトルと説明文を入力します。お好みで、フォームのヘッダーに画像を追加すれば、より魅力的なデザインになります。

質問の種類

「新規追加」ボタンを選択して、質問タイプを選びましょう。Microsoft Formsには多彩な質問タイプが用意されています。なお、どの質問でもコピー・削除・移動・サブタイトルの追加・回答必須の設定が可能です。

選択肢：標準的な多肢選択式の質問に使用します。回答のシャッフル、画像や動画の追加、ドロップダウンリスト・ラジオボタン・チェックボックス（複数回答可）での表示などが設定できます。

テキスト：記述式の回答が必要な質問に使用します。長文回答の許可や、画像・動画の追加も可能です。

評価：回答者に段階的な評価をつけてもらう質問タイプです。スケールは2段階〜10段階まで設定でき、数字または星マークを選択できます。

日付：回答が日付となる場合に使用するシンプルな質問タイプです。

順位付け：回答者が提示された選択肢をドラッグ＆ドロップで順位付けできる質問タイプです。画像や動画の追加に加え、最大10個の選択肢を設定できます。

リッカート：「評価」と似た質問タイプで、あるステートメントに対する同意度を尋ねる際に使用します。

ファイルのアップロード：OneDrive for Businessアカウントを持つユーザーのみ利用できる質問タイプです。この質問を選ぶと、OneDrive for Business内に自動的に新しいフォルダが作成され、回答者はそのフォルダへファイルをアップロードします。

Net Promoter Score®：「評価」と同様の質問タイプです。Microsoftによると、この質問タイプは「NPS基準が事前設定されており、特別な要件がある場合はカスタマイズも可能。使用すると、全体スコアと分布を確認できる概要ページにアクセスできます」。

新しいセクションを追加：フォーム内を複数のセクションに分割したい場合に選択します。セクションも質問と同様に、追加・削除・移動が自由に行えます。

作業中はいつでも「プレビュー」をクリックすれば、回答者の視点でフォームがどのように表示されるかを確認できます。

分岐の設定

Microsoft Formsでは質問ロジック（「分岐」）も設定できます。その他のオプションアイコンをクリックして「分岐を追加」を選択し、分岐を適用したい質問へ移動してください。回答候補ごとに、次に回答者が誘導される質問を個別に指定できます。

フォームを見栄えよくカスタマイズする

「テーマ」を選択すると、フォームの見た目を彩るためのオプションが表示されます。

できることは以下の3つです。

1. Microsoftが提案するテーマ案から選択する
2. フォーム要素のメインカラーを設定する
3. 背景画像を検索またはアップロードする

3つ目のオプションを選んだ場合は、Bingで画像を検索するか、OneDriveアカウントやパソコンから自分の画像をアップロードできます。さらに、クリエイティブ・コモンズライセンスの画像だけに検索結果を絞り込む機能もあり、非常に便利です。「追加」ボタンをクリックすると、選択した画像がフォームの背景として設定されます。

「プレビュー」を選択すれば、パソコンやモバイルデバイスでの表示イメージをいつでもチェックできます。

フォームの共有と回答の収集

「送信」ボタンをクリックすると、フォームを配布する準備が整います。ここから、フォームへのリンクのコピー、QRコードの生成、埋め込みコードのコピー、メールでのリンク共有、FacebookやTwitterへの投稿など、さまざまな方法で配布できます。

プレミアム版のMicrosoftアカウントでログインしている場合は、フォームに回答できる相手を制限する追加オプションも利用可能です。

選択できるオプションは以下の通りです。

• 誰でも回答可能
• 自分の組織内のユーザーのみ回答可能
• 組織内の特定のユーザーのみ回答可能

また、フォームをテンプレートとして他の人と共有するためのリンクを生成することもできます。

フォームを印刷したい場合は、「その他のオプション」アイコンから「フォームの印刷」を選択してください。

回答の確認方法

「回答」タブを開くと、回答状況を一覧できるダッシュボードが表示されます。総回答数、回答にかかった平均時間、フォームがアクティブか終了済みかといった基本データをひと目で確認できます。

「その他のオプション」アイコンを選択すると、全回答の削除、概要の印刷、他の人と共有するための概要リンクの作成が可能です。

「結果の表示」ボタンを選択すれば、個々の回答を1件ずつ詳しく確認できます。また、「Excelで開く」を選択すると、回答データをスプレッドシートへエクスポートでき、詳細な分析にも役立ちます。回答ダッシュボードでは各質問への回答も自動的に要約され、多くの場合グラフ形式で結果が視覚化されます。

フォーム作成に使えるその他のツール

Microsoft Formsは職場でも個人利用でも十分対応できる高機能なツールですが、選択肢はこれだけではありません。SurveyMonkeyとGoogleフォームの比較記事や、おすすめのGoogleフォームテンプレート10選、Googleドキュメントで表を使った記入可能なフォームを作成する方法なども、ぜひ参考にしてみてください。