Googleドライブデスクトップが生産性を維持できる5つの方法

Googleドライブは、それ自体がすでに非常に便利なサービスですが、デスクトップコンポーネントの機能を活用すると、これまで以上に生産性が向上します。

デスクトップコンピュータを使用している場合、しない理由は実際にはありません。 Googleドライブデスクトップコンポーネントをインストールします。それでも説得力が必要な場合は、Googleドライブデスクトップにチャンスを与える必要がある理由として、これらが最善の理由です。

Googleドライブの「デスクトップ」とは何ですか？

実際には、Googleドライブの「デスクトップ」と呼ばれる特定の製品はありません。むしろ、アクティブなインターネット接続がなくてもGoogleドライブを機能させるために使用できる方法がいくつかあります。

1つ目は、Chrome用のGoogleドキュメントオフライン拡張機能です。この公式のGoogle拡張機能を有効にすると、インターネットの有無に関係なく、Googleドライブのドキュメントを操作できます。率直に言って、これは不可欠な機能であり、絶対に有効にする必要があります。

デスクトップコンポーネントスイートの2番目の部分は、Googleバックアップと同期です。これにより、写真やビデオなどの特定の主要なフォルダのコピーがGoogleドライブに自動的に同期されます。また、Googleドライブのコンテンツが同期されるコンピューター上にDropBoxスタイルのフォルダーを作成します。そのフォルダにコピーしたものはすべてクラウドに同期されます！

Googleドライブをデスクトップにインストールする方法について説明したので、生産性が向上する理由を見てみましょう。

インターネットがダウンしているときでも作業を続けることができます

クラウドベースの生産性スイートは、人々が複数のデバイスから、リモートの同僚のチームと共同で作業する必要がある世界で非常に役立ちます。ただし、何らかの理由でインターネットがダウンするとすぐに、作業にアクセスできなくなります。自宅ではインターネット接続が失われることは比較的まれですが、モバイルインターネットユーザーにとっては頻繁に問題になります。

たくさん旅行する必要がある場合にも、これは大きな問題です。飛行機ではWiFiを使用できません。電車や地下鉄では受付がない場合があります。言うまでもなく、別の国ではしばらくの間インターネットにアクセスできない場合があります。したがって、生産性を維持するには、作業ファイルを常に利用できるようにする必要があります。

大きなファイルの共有は簡単です

ブロードバンドの時代でさえ、ほとんどの電子メールサービスには、添付ファイルのサイズにかなり厳しい制限があります。高品質の画像、オーディオ、またはその他の大きなメディアを共有する必要がある場合は、あまり良い状況ではありません。

コンピューター上の同期されたGoogleドライブフォルダーを使用すると、コンピューター上の指定されたフォルダーにファイルを保存するだけで、大きなファイルを簡単に共有できます。許可を与えた人は誰でも、自分のコンピューターと同期したり、クラウドでアクセスしたりできます。残りはすべてGoogleドライブが処理します。

バックアップを保存することでビジネスを継続できます

バックアップと同期を使用している場合は、必要なものをほぼすべてローカルフォルダに保存して、同期させることができます。十分なストレージがあると仮定します。これには、あらゆる種類のファイルを含めることができます。

たとえば、ハードドライブのバックアップイメージを同期し、ドライブ上の同期されたフォルダをターゲットにするようにバックアップソフトウェアを設定するだけです。 WindowsまたはmacOSの各コンピューターで同期するフォルダーを指定できるため、各コンピューターに無関係なファイルがあることを心配する必要はありません。そのため、コンピュータが盗まれたり、ハードドライブがワイプされたりした場合でも、データを取り戻すことができます。

コラボレーションが簡単になります

誰も島ではなく、最近ではほとんどの作業（リモートまたはその他）がチームとして行われています。 GoogleドライブとGoogleドキュメントなどのサブコンポーネントを使用すると、ドキュメントをシームレスに操作できます。ドキュメントにコメントを残したり、同期または接続したりするたびに常に最新バージョンを表示したり、アイテムを共有している他のチームメンバーに特定のタスクを割り当てたりすることができます。

そういえば、Googleドライブには堅牢な共有設定があります。つまり、あなたとあなたの同僚は、アクセスが必要な個人とのみコンテンツを共有できます。

チームとしてドキュメントをスキャンしてアーカイブする

ペーパーレスオフィスの夢はまだそれだけです–夢。これは、まだ多くの紙の文書をデジタル化する必要があることを意味します。実際、このGoogleテクノロジーを使用して、チームに紙のドキュメントをまとめてデジタル化させることができる非常に優れた方法があります。

Googleドライブモバイルアプリには、ドキュメントスキャナーが組み込まれています。チームの各メンバーは、スマートフォン、Googleドライブアプリ、共有Googleドライブフォルダへのアクセスが必要です。次に、フィールドでドキュメントのスキャンを作成し、そのフォルダに保存できます。

そのフォルダをコンピュータに同期している場合、スキャンされたすべてのデータが自動的にダウンロードされ、そのマシンに蓄積されます。どんな目的にも使用できます。

GoogleOneによるストレージのアップグレード

誰でもこれらの生産性のトリックを無料で使用できますが、標準のGoogleドライブアカウントには15GBのストレージしかありません。ストレージプールは、GoogleドライブやGmailなどのサービス間で共有されます。つまり、Googleドライブデスクトップから生産性を向上させる最も効果的な方法の1つは、GoogleOneを使用してストレージ全体をアップグレードすることです。

これには数ドルの費用がかかりますが、実際には入手できる最も安価なクラウドストレージの一部です。月額1.99ドルで、追加の100 GBのストレージを、30TBのストレージで月額299.99ドルまで追加できます。

これにより、簡単で大規模なバックアップや、高速で信頼性の高いクラウドストレージを大量に必要とするチームベースのプロジェクトなど、さまざまな可能性が開かれます。 Googleドライブなどのクラウドツールに移行し、それをデスクトップシステムと統合することは、独創的な考え方を受け入れることをいとわないのであれば、生産性の大成功です。