Googleドライブのデスクトップ機能で生産性を高める6つの方法

Googleドライブは単体でも非常に便利なクラウドストレージサービスですが、デスクトップ向け機能を組み合わせれば、生産性はさらに一段階向上します。

パソコンをメインに使っているのであれば、Googleドライブのデスクトップアプリを導入しない理由はほとんどありません。まだ導入を迷っている方に向けて、Googleドライブのデスクトップ版を活用すべき理由を厳選してご紹介します。

Googleドライブの「デスクトップ」とは何か

実は「Googleドライブ デスクトップ」という名前の単一製品が存在するわけではありません。オフライン環境でもGoogleドライブを快適に使えるようにするための、複数の機能・方法の総称です。

ひとつ目はChrome拡張機能の「Googleドキュメント オフライン」です。このGoogle公式拡張機能を有効にすると、インターネットに接続していなくてもGoogleドライブ上のドキュメントを閲覧・編集できるようになります。もはや必須と言える機能なので、ぜひオンにしておきましょう。

ふたつ目は、以前「バックアップと同期(Backup and Sync)」として提供されていた同期機能で、現在は「Googleドライブ パソコン版(Google Drive for Desktop)」に統合されています。この機能を使うと、写真や動画といった重要なフォルダのコピーが自動的にGoogleドライブへバックアップされます。さらに、Dropboxのようにパソコン上に専用フォルダが作成され、その内容がクラウドと常時同期されます。フォルダにファイルを入れるだけで、自動的にクラウドへアップロードされるというわけです。

それでは、Googleドライブのデスクトップ機能が生産性向上にもたらす具体的なメリットを見ていきましょう。

インターネットが使えない環境でも作業を続けられる

クラウド型の生産性ツールは、複数デバイスを行き来しながら、離れた場所にいるチームメンバーと協働する現代の働き方に欠かせない存在です。しかし、何らかの理由でインターネットが切断されると、仕事へのアクセスまで失ってしまいます。自宅の回線が切れることは比較的まれですが、モバイル回線ユーザーにとっては頻繁に起こる問題です。

出張や移動が多い人にとってはさらに深刻な課題です。飛行機の中ではWi-Fiが使えず、電車や地下鉄では圏外になることもあります。海外では長時間インターネットに接続できないケースもあるでしょう。いつでも作業ファイルにアクセスできる状態を作っておくことが、生産性を維持する絶対条件になります。

大容量ファイルの共有が簡単になる

ブロードバンドが普及した今でも、多くのメールサービスには添付ファイルのサイズ制限があります。高画質な画像や音声、その他大きなメディアファイルを共有したいときには、これが大きなネックになります。

パソコンにGoogleドライブの同期フォルダがあれば話は別です。共有したい大容量ファイルを指定のフォルダに入れるだけで、許可を与えた相手は自分のパソコンに同期することも、クラウド上から直接アクセスすることもできます。面倒な転送処理はすべてGoogleドライブが引き受けてくれます。

バックアップの保管でビジネスの継続性を守る

同期機能を利用していれば、ストレージ容量さえ足りていれば、ローカルフォルダにあらゆる種類のファイルを保存し、自動的にクラウドへバックアップできます。

たとえば、ハードディスクのバックアップイメージを同期フォルダに保存し、バックアップソフトの保存先としてそのフォルダを指定することも可能です。WindowsやmacOSの各マシンで同期するフォルダを選択できるため、不要なファイルまで同期してしまう心配もありません。万一パソコンを盗まれたり、ハードディスクが故障・初期化されたりしても、大切なデータは確実に取り戻せます。

チームでの共同作業が驚くほどラクになる

現代の仕事の多くは、リモートかどうかにかかわらず、チームで進めるものです。GoogleドライブとGoogleドキュメントなどの関連サービスを組み合わせれば、ドキュメントの共同編集がシームレスに行えます。ドキュメントにコメントを残したり、同期・接続した瞬間に常に最新版を確認できたり、共有アイテムを通じて特定のタスクをメンバーに割り当てたりすることも可能です。

さらにGoogleドライブには柔軟な共有設定が備わっており、アクセスが必要なメンバーだけにコンテンツを公開する、きめ細かな権限管理が行えます。

スマホで文書をスキャンし、チームでアーカイブ

ペーパーレス化は依然として「夢物語」であり、紙の書類をデジタル化する作業は今も残っています。実はGoogleドライブには、チーム全体で効率よく紙文書をデジタル化する便利な方法があります。

Googleドライブのモバイルアプリには、ドキュメントスキャナー機能が内蔵されています。必要なのは、各メンバーのスマートフォン、Googleドライブアプリ、そして共有フォルダへのアクセス権だけ。外出先でも書類をスキャンし、そのまま共有フォルダに保存できます。

そのフォルダをパソコンと同期しておけば、スキャンしたデータは自動的にダウンロードされ、一台のマシンに蓄積されていきます。あとは用途に応じて自由に活用するだけです。

Google Oneでストレージを増強する

ここまで紹介したテクニックは誰でも無料で使えますが、標準のGoogleアカウントで使える容量は15GBのみ。しかもこの容量はGoogleドライブやGmailなど複数のサービスで共有されるプールです。したがって、Googleドライブのデスクトップ活用で最大の効果を得る方法のひとつが、Google Oneへのアップグレードによるストレージ増強です。

月額料金はかかりますが、クラウドストレージとしてはかなり割安な部類に入ります。米国では月額1.99ドルで100GBを追加でき、上位プランでは月額299.99ドルで最大30TBまで選択可能です(料金や容量は国・地域により異なります)。

容量の心配がなくなれば、選択肢は一気に広がります。大容量データのバックアップも、高速で信頼性の高いクラウドストレージを必要とするチームプロジェクトも思いのままです。既成概念にとらわれず、Googleドライブをデスクトップ環境に統合すれば、それは間違いなく生産性向上の宝庫となるでしょう。