Googleスプレッドシートでドロップダウンリストを作成・活用する方法

他の人に入力してもらうGoogleスプレッドシートを作る場合、ドロップダウンリストを設けておくと、データ入力が格段にスムーズになります。

ドロップダウンリストの項目は、別のセル範囲から参照することも、設定画面に直接入力することも可能です。この記事では、両方の作成方法に加えて、既存のドロップダウンリストの編集方法や応用的な活用術まで詳しく解説します。

手動でドロップダウンリストを作成する

最も手軽なのは、データの入力規則の設定画面に項目を直接入力する方法です。

手順は以下のとおりです。

1. ドロップダウンリストを作成したいセルを選択し、メニューから「データ」→「データの入力規則」を開きます。

2. 「条件」の横にあるプルダウンから「リストを直接指定」を選択します。

3. 隣の入力欄に、リストに含めたい項目をカンマ（,）区切りで入力します。

4. 「保存」ボタンをクリックすると、選択していたセルにドロップダウンリストが表示されます。

データの入力規則で覚えておきたい設定項目

データの入力規則ウィンドウには、押さえておくべき重要な設定がいくつかあります。

「セルにプルダウンリストを表示」のチェックを外すと、セル右側の矢印は表示されなくなります。ただし、ユーザーが入力を始めると、候補となるリスト項目が自動的に現れます。

「無効なデータの場合」で「警告アイコンを表示」を選ぶと、リストにない項目が入力された際に赤い警告マークが表示され、リストの内容と一致しないことを知らせるメッセージが出ます。

一方、「入力を拒否」を選択すると、リストに含まれていない値は受け付けられず、入力自体が拒否されます。厳密に決められた選択肢だけを入力させたい場合に有効です。

また、「検証ヘルプテキストを表示」にチェックを入れて下の欄に文章を記述しておくと、ユーザーがそのセルを選択したときに入力のヒントが表示されるようになります。

セル範囲からドロップダウンリストを作成する

より柔軟で管理しやすいのが、セル範囲の内容をリストとして参照する方法です。

手順は以下のとおりです。

1. まず、任意のセル範囲にリストの項目を入力しておきます。この範囲は同じシート内である必要はなく、別のタブや別のスプレッドシートに作成しても問題ありません。

2. 次に、ドロップダウンリストを作成したいセルを選択し、「データ」→「データの入力規則」を開きます。

3. 今度は条件のプルダウンから「リストを範囲で指定」を選び、隣に表示される小さなグリッドアイコンをクリックして範囲選択ウィンドウを開きます。

4. リストとして使いたい範囲を選択すると、「データ範囲を選択」の欄にその範囲が表示されます。

5. 「OK」をクリックして範囲選択ウィンドウを閉じ、必要に応じてその他のオプションを設定したうえで「保存」をクリックすれば完了です。

6. 選択したセルに、参照先の範囲のデータがドロップダウンリストとして反映されます。

7. 同じ手順を繰り返せば、他の列にも動的なドロップダウンリストを追加できます。

セル範囲をデータソースにすれば、作成済みのドロップダウンリストを一つずつ手作業で更新し直す必要がなくなり、スプレッドシートのメンテナンスが大幅に楽になります。

ドロップダウンリストの便利な豆知識

範囲と連動したドロップダウンリストは、スプレッドシート全体の保守コストを大きく削減できる点で特に有用です。

1つの範囲変更で複数のセルをまとめて更新

多数のセルが同じ範囲を参照している場合、リスト項目の変更はその範囲を一度修正するだけで済みます。

仮に何百ものセルが同じリスト項目を使っていても、範囲を1回更新するだけで、すべてのドロップダウンセルに即座に反映されます。

入力規則付きセルのコピーで時短

入力規則を設定済みのセルは、そのまま他のセルへコピー＆ペーストできます。設定画面を何度も操作し直す手間が省け、作業時間を短縮できます。

曜日、月、時刻など、標準的な選択肢のリストを複数のセルに展開したいときに特に便利です。

入力規則をすばやく解除する

あるセルからリスト項目を外したい場合は、対象のセルを右クリックして「入力規則」を選択し、開いたデータの入力規則ウィンドウで「削除」をクリックします。

これでドロップダウンの矢印とリスト項目が消え、セルは通常の状態に戻ります。

シート間で情報を受け渡すドロップダウンリストの活用

ドロップダウンリストのもうひとつの便利な使い方が、シート間での情報の受け渡しです。この手法は、チーム間の情報共有にも応用できます。

たとえば、あるチームが完了したタスクのリストを含む元のシートがあるとしましょう。2つ目のスプレッドシートを、その完了タスクに基づいて作成できます。

元のリストを、前のセクションで紹介した動的なドロップダウンリストで作るかどうかは自由です。

いずれの場合も、完了タスクを受け取る側のシートでセルを選択し、前述の手順どおりに入力規則ウィンドウを開きます。データ範囲を選択する際に、ソースとなるタスクのスプレッドシートへ切り替えて、タスク列全体（空白セルを含む）を選択しましょう。

すると、受け取り側のスプレッドシートにタスク列のデータが取り込まれます。これにより、2つ目のチームは、1つ目のチームが完了したタスクをもとに、自分たちのプロジェクトタスクを進められるようになります。

1つ目のチームは、その後も元のソーススプレッドシートに新しく完了したタスクを追加していけます。

ソース範囲に空白セルを含めておいたため、新しく追加されたタスクは、2つ目のチームのドロップダウンリストに自動的に表示されます。

なお、2つ目のドロップダウンリストに表示されるのは、重複のない一意のタスクのみです。ソースから特定の行の項目を個別に渡す用途には向いていませんが、他のメンバーがスプレッドシートに追加したすべての一意の項目を、別チームが簡単に確認できる優れた方法といえます。

あなたはドロップダウンリストをどう活用する？

ご覧のとおり、Googleスプレッドシートには、他のセルから情報を取得してドロップダウンリストを作成するさまざまな方法が用意されています。入力内容がシンプルであれば、カンマ区切りで項目を直接入力する方法だけで十分でしょう。

どちらの方法を選んでも、スプレッドシートでのデータ入力を、できる限り簡単で快適なものにできます。ぜひ自分のワークフローに合わせて使い分けてみてください。