優れたドキュメントを作成するための 10 の Google ドキュメント アドオン

Google ドキュメントには多くの優れた機能がありますが、場合によっては、Google ドキュメントにデフォルトで備わっていない機能が必要になることがあります。

Google ドキュメントで利用可能な機能のベースを拡張する、有効にできる Google ドキュメント アドオンが多数あります。以下は、最高のものの 10 です。

ハイライト ツール

ドキュメントを編集している場合や、その他の方法で共同作業を行っている場合、テキストを強調表示する機能は非常に役立ちます。

デフォルトで Google ドキュメントで強調表示する方法があります。これを行うには、強調表示するテキストを選択し、リボンの強調表示アイコンを選択して、使用する強調表示の色を選択する必要があります。

これにより、選択したテキストに優れたハイライト効果が生まれます。ただし、プロセスにはいくつかの手順が必要であり、オプションは限られています。

ハイライト ツールの Google Doc アドオンは、ハイライトのプロセスをより機能的にします。

ツールをインストールしたら、いくつかのセットアップ手順を完了する必要があります。これを行うには、Google ドキュメントで [アドオン] を選択します メニューから ハイライト ツール を選択します 、[設定] を選択します .

開始時にハイライター セットを自動的にスキャンするを有効にする .

隅にある [X] を選択して、ウィンドウを閉じます。最後に、[アドオン] を選択して蛍光ペン ツールを起動します メニューから ハイライト ツール を選択します をクリックし、[開始] を選択します .

これにより、ハイライト ツールが起動します。

強調表示を開始するには、任意の色で強調表示するテキストを選択し、蛍光ペン ライブラリを選択します。 ハイライトツールウィンドウで。

新しいセットを選択 最初のウィンドウで。セットに名前を付け、適切な色を適用します。必要に応じて、色にラベルを付けます。完了したら、[保存] を選択します .

ハイライト カラー セットを作成すると、それらが画面右側のハイライト ツール ウィンドウに表示されます。

強調表示するテキストをすばやく選択し、作成した強調表示色セットから選択できるという考え方です。これにより、選択したテキストがその色で強調表示されます。

アイデアは、好きなだけ多くのハイライト カラーの大規模なセットを作成できるということです。次に、そのウィンドウで好きな色のセットをクリックするだけで、選択したテキストをこれらの色のいずれかですばやく強調表示できます。

これにより、ハイライト プロセスが高速化され、はるかに簡単になります。

コード ブロック

もう 1 つの優れた Google Doc アドオンは Code Blocks です。

コードを頻繁に文書化する必要がある場合、そのための最良の方法の 1 つは、特定のコード言語を処理およびフォーマットできるワード プロセッサを使用することです。

デフォルトでは、Google ドキュメントはコードの書式設定をうまく処理できません。さまざまなフォント タイプを選択したり、背景色を追加したりして、コード ブロックを手動でフォーマットする必要があります。しかし、アドオンを使用してすべてを実行できるのに、なぜこれらすべてが機能するのでしょうか?

Code Blocks アドオンをインストールしたら、[アドオン] を選択してアクセスできます。 メニュー、コード ブロックの選択 を選択し、[開始] を選択します .

右側に新しいウィンドウが開き、使用するコード言語とフォーマット テーマを選択できます。

あとは、コードをドキュメントに貼り付け、コード ブロック全体を強調表示してから、フォーマット を選択するだけです。 ボタンをクリックします。

これにより、Google ドキュメント内に埋め込まれた驚くほどフォーマットされたコードが作成されます。

このアドオンは印象的な一連の言語を処理し、優れたコード フォーマット テーマを幅広く含んでいます。

入力可能なドキュメント

Google ドキュメントの非常に一般的な用途は、他のユーザーが入力できるフォーム テンプレートを作成することです。残念ながら、Google ドキュメントには、入力可能なドキュメントを簡単に作成できる優れた機能はありません。

ありがたいことに、それを可能にする Fillable Document という Google Doc アドオンがあります。

他のアドオンと同様に、インストールしたら、[アドオン] メニュー項目から選択し、[開始] を選択する必要があります。 .

アドオンを初めて実行するときは、[セットアップを開始] を選択する必要があります 始めます。ステップ 1 では、入力可能なフォームからデータを保存するスプレッドシートを選択する必要があります。

新しいスプレッドシートを作成するか、既存のスプレッドシートから選択できます。 次へを選択 続ける。 2 番目のステップでは、宛先フォルダーの選択または作成を選択します。

最後のステップでは、入力可能なフォームを受信者に送信するためのメール テンプレートを作成する必要があります。この手順はオプションです。

設定が完了したら、右側の入力可能なドキュメント ウィンドウを使用して、入力可能なドキュメントのすべてのフィールドを作成できます。 フィールド リストの横にある + アイコンを選択するだけです . [新しいフィールドを作成] を選択することもできます . [フィールドの挿入] を選択して、これらのフィールドをドキュメントに挿入できます。 アイコン。 .

これらのフィールドは、先頭に $ 記号が付いたプレースホルダーと共にドキュメント内に表示されます。

[入力可能なドキュメント] ウィンドウで [Web フォームを開く] を選択すると、フォームの Web バージョンを表示できます。

フォームの作成が完了したら、[フォームを公開] を選択するだけです . 共有を選択します タブをクリックして、入力可能なフォームの送信先の電子メール アドレスのリストを提供します。

[フォームを公開] を選択します メールを終了して送信します。

差し込み印刷

差し込み印刷アドオンは、強力な Google Doc アドオンで、Google スプレッドシートの値を使用してテンプレート ドキュメントに挿入できます。

なぜこれが役立つのですか？所有者が何百人もの顧客に請求書を送信する必要があるビジネスを検討している場合、このアドオンを使用すると、マスター請求書の「テンプレート」ドキュメントを作成できますが、スプレッドシートのデータ行を使用して特定のフィールドに入力できます.

これにより、元のスプレッドシートのすべてのデータを処理するために必要な数の請求書ドキュメントが生成されます。このアドオンを使用するには、[差し込み印刷] を選択するだけです アドオンから メニューを開き、[開始] を選択します .

これにより、右側に差し込み印刷ウィンドウが開きます。

このウィンドウを使用して、マージするデータを含むスプレッドシートを選択します。次に、ドキュメント テンプレートにマージするために使用する各フィールドを選択できます。

[メール設定を表示] を選択することもできます ドキュメントのバッチを複数のユーザーに自動送信する場合は、電子メール ヘッダー テンプレートをカスタマイズします。

バッチ メール機能を使用したい場合は、メール アカウントに正しい SMTP 設定を使用するように、アドオンの SMTP 設定をセットアップしてください。

Pixabay の無料画像

もう 1 つの便利な Google Doc アドオンは、Pixabay Free Images です。これは、独自のドキュメントで使用できる画像を無料で検索できるため、最も使いやすいアドオンの 1 つです。

使用するには、[アドオン] を選択するだけです メニューから Pixabay Free Images を選択します をクリックし、[画像を検索] を選択します .

右側にウィンドウが開き、Google ドキュメントで使用する無料の画像を検索できます。

無料の画像を選択するだけで、ドキュメントの現在カーソルがある場所に配置できます。

Doc 変数

差し込み印刷アドオンまたは Fillable Document アドオンの代わりに、Doc Variables アドオンがあります。

このアドオンは、複数の人に独自の値をドキュメントに記入してもらいたい場合に最適です.このアドオンは、ドキュメントで作成した変数にデータを入力するためにユーザーが使用できる共同フォームを提供します。

アドオンをインストールしたら、テンプレート化されたドキュメントを簡単に作成できます。 アドオンを選択するだけです メニューから [ドキュメント変数] を選択します 、[変数の挿入] を選択します をクリックし、ドキュメントに埋め込む変数のタイプを選択します。

変数の種類を選択したら、名前を付けて、単一のフィールドにするか、複数の行をカバーするかを選択します。

[OK] を選択すると、変数の前に「$」記号が付いた状態でドキュメントに表示されます。

ドキュメントを誰かに送信して記入してもらうことができます。相手は [開始] を選択するだけです。 アドオンから メニュー。

これにより、右側にウィンドウが開き、ドキュメント用に作成したすべての変数のフィールドが表示されます。

フォームの送信先は、変数を入力し、青い矢印を押して終了するだけです。これにより、その人が入力したすべての情報がドキュメントに自動的に入力されます。

これは、簡単に入力できるフォームを作成したり、アドオン フォームに入力するだけで簡単に入力できるテンプレート ドキュメントを作成したりするのに最適な方法です。

テキスト クリーナー

大量のドキュメントを編集する場合、Text Cleaner Google Doc アドオンを使用すると作業を自動化できます。

このアドオンをインストールすると、メニューからクイック編集にアクセスできます。 アドオンを選択するだけです メニューから [テキスト クリーナー] を選択します をクリックして、利用可能なクイック編集を選択します。

たとえば、ドキュメント全体に対して任意のアクションを実行できます:

• 改行を削除
• 段落区切りを削除
• ハード改行を修正
• 文から複数のスペースを削除
• タブを削除
• スマート クォートを修正する

他の編集ツールにアクセスしたい場合は、[構成] を選択します . Text Cleaner 機能をカスタマイズできる新しいウィンドウが開きます。

この画面では、すべての編集をカスタマイズできるだけでなく、必要なものをすべて選択して [保存して今すぐ消去] を選択すると、 、ドキュメントのすべての編集を一度に実行します。

このツールは、この記事に記載されている他のすべてのツールと同様に、Google ドキュメントでできることを強化します。これにより、ドキュメントで意外なことを簡単に行うことができます。