Googleドキュメントをもっと便利に!厳選おすすめアドオン7選

Googleドキュメントには優れた機能がたくさんありますが、デフォルトのままでは物足りないと感じる場面も少なくありません。そんなときに役立つのが「アドオン」です。アドオンを追加すれば、Googleドキュメントの基本機能をさらに拡張できます。本記事では、特におすすめのアドオンを厳選してご紹介します。

Highlight Tool(ハイライトツール)

ドキュメントの編集や共同作業では、テキストをハイライト表示できると非常に便利です。

実はGoogleドキュメントにも標準でハイライト機能があります。ハイライトしたいテキストを選択し、ツールバーのハイライトアイコンをクリックして色を選ぶだけです。ただし、手順がやや面倒なうえ、色の選択肢も限られています。

そこで活躍するのが「Highlight Tool」というアドオンです。このアドオンを使うと、ハイライト作業が格段に効率化されます。

インストール後、まず初期設定を行います。メニューから「拡張機能」→「Highlight Tool」→「Settings(設定)」を選択してください。

「Automatically scan for highlighter sets on start(起動時にハイライターセットを自動スキャン)」を有効にします。

ウィンドウ右上の×ボタンで閉じたら、改めてメニューから「拡張機能」→「Highlight Tool」→「Start(開始)」を選択してツールを起動します。

ハイライトするには、任意のテキストを選択し、Highlight Toolウィンドウ内の「Highlighter Library」をクリックします。

最初のウィンドウで「New Set」を選び、セット名を入力して適切な色を設定します。必要に応じて色にラベルを付けることもできます。完了したら「Save」をクリックしましょう。

作成したカラーセットは、画面右側のHighlight Toolウィンドウに表示されます。ハイライトしたいテキストを選んで、作成済みのカラーセットから好きなものをクリックするだけで、その色でハイライトされます。

好みのハイライトカラーは何種類でもセットとして登録できるため、ワンクリックで素早くハイライトでき、作業が大幅にシンプルになります。

Code Blocks(コードブロック)

次におすすめしたいのが「Code Blocks」です。

コードを文書化する機会が多い方にとって、プログラミング言語に応じた整形機能を持つワープロは強い味方になります。しかし、Googleドキュメントは標準状態ではコードの整形があまり得意ではありません。フォントを変えたり背景色を付けたりと、手動での調整が必要です。そんな手間を一気に解消してくれるのがこのアドオンです。

インストール後、「拡張機能」→「Code Blocks」→「Start」を選択すると利用できます。

画面右側に新しいウィンドウが開き、コードの言語と適用したいテーマ(書式スタイル)を選べます。

あとはコードをドキュメントに貼り付けてコード全体を選択し、Code Blocksウィンドウの「Format」ボタンを押すだけです。

美しく整形されたコードがGoogleドキュメント内にそのまま埋め込まれます。対応言語も豊富で、質の高いコード整形テーマも多数用意されているのが魅力です。

Fillable Document(入力可能なドキュメント)

Googleドキュメントの一般的な使い方のひとつに、他の人が記入できるフォームテンプレートの作成があります。しかし残念ながら、標準機能だけでは入力可能なドキュメントを簡単に作るのは困難です。

そこで役立つのが「Fillable Document」というアドオンです。

他のアドオンと同様、インストール後に「拡張機能」メニューから選択して「Start」をクリックします。初回起動時は「Start setup」を選択してセットアップを始めましょう。ステップ1では、フォームの入力データを保存するスプレッドシートを選択します。

新規スプレッドシートを作成しても、既存のものを選んでも構いません。「Next」で次へ進み、ステップ2では保存先フォルダを選択または新規作成します。

最後のステップでは、フォームを受信者へ送信するためのメールテンプレートを作成します(このステップは任意です)。

セットアップが完了したら、右側のFillable Documentウィンドウでフォームのフィールドを作成していきます。「Field List」の横にある+アイコン、または「Create New Field」を選択してください。作成したフィールドは「Insert Field」アイコンでドキュメントに挿入できます。

挿入されたフィールドは、先頭に「$」記号が付いたプレースホルダーとしてドキュメント内に表示されます。

Fillable Documentウィンドウの「Open Web Form」を選ぶと、フォームのWeb版を確認できます。

フォームが完成したら「Publish Form」を選択します。「Sharing」タブで送信先のメールアドレスリストを登録し、再び「Publish Form」をクリックすれば、フォームがメールで送信されます。

Mail Merge(メール差し込み)

「Mail Merge」は、Googleスプレッドシートの値を読み込み、テンプレート文書に自動挿入できる強力なアドオンです。

たとえば、数百人の顧客に請求書を送りたい事業者を考えてみましょう。このアドオンがあれば、請求書の「マスターテンプレート」をひとつ作っておき、スプレッドシートの各行のデータで特定の項目を差し込めます。元のスプレッドシートの全データ分の請求書ドキュメントが自動生成されるイメージです。

使い方は簡単で、「拡張機能」→「Mail Merge」→「Start」を選択するだけです。

右側にMail Mergeウィンドウが開くので、差し込みたいデータが含まれるスプレッドシートを選択し、テンプレートに差し込む各フィールドを指定します。

複数ユーザーへの一括送信を自動化したい場合は、「Show Email Settings」を選択してメールヘッダーのテンプレートをカスタマイズすることもできます。一括メール機能を利用する際は、自分のメールアカウントに合ったSMTP設定をアドオンに登録しておきましょう。

Pixabay Free Images(無料画像検索)

「Pixabay Free Images」も便利なアドオンのひとつです。ドキュメントに使える無料画像を検索できるシンプルなツールで、最も手軽に使えるアドオンといえます。

使い方は、「拡張機能」→「Pixabay Free Images」→「Search Images」を選択するだけです。

右側にウィンドウが開くので、キーワードで無料画像を検索しましょう。挿入したい画像をクリックすると、カーソルがある位置に画像が配置されます。

Doc Variables(ドキュメント変数)

「Doc Variables」は、Mail MergeやFillable Documentの代替となるアドオンです。

複数の人にそれぞれの値を記入してもらいたい場合に最適です。ドキュメント内に作成した変数に対して、共同編集者がフォーム経由でデータを入力できる仕組みを提供します。

インストール後のテンプレート作成は簡単です。「拡張機能」→「Doc Variables」→「Insert Variable」を選択し、ドキュメントに埋め込む変数のタイプを選びます。

変数タイプを選んだら名前を付け、単一行のフィールドか複数行対応かを指定します。

「OK」を押すと、先頭に「$」記号が付いた変数がドキュメント内に表示されます。

このドキュメントを相手に送れば、あとは相手が「拡張機能」メニューから「Start」を選択するだけで記入を始められます。

右側にウィンドウが開き、作成済みのすべての変数に対応する入力欄が表示されます。

記入者が変数を入力して青い矢印ボタンを押せば、入力内容が自動的にドキュメントへ反映されます。

記入しやすいフォームや、アドオンのフォームに記入するだけで完成するテンプレート文書を手軽に作れる、非常に便利な機能です。

Text Cleaner(テキストクリーナー)

多くのドキュメントを編集する方には、「Text Cleaner」がおすすめです。定型の編集作業を自動化してくれます。

インストールすると、メニューからクイック編集機能にアクセスできるようになります。「拡張機能」→「Text Cleaner」→任意のクイック編集を選択するだけです。

たとえば、ドキュメント全体に対して次のような処理を一発で実行できます。

• 改行の削除
• 段落区切りの削除
• 強制改行の修正
• 文中の連続スペースの削除
• タブの削除
• スマート引用符(カーリークォート)の修正

さらに細かい編集ツールを使いたい場合は「Configure」を選択します。新しいウィンドウが開き、Text Cleanerの機能を自由にカスタマイズできます。

この画面では、実行する編集内容を細かく設定できるだけでなく、必要な項目にチェックを入れて「Save and clean now」を選べば、すべての編集を一度にまとめて実行してくれます。

本記事で紹介した他のアドオンと同じく、Text CleanerもGoogleドキュメントでできることの幅を広げてくれるツールです。うまく活用すれば、ドキュメント作業が驚くほど快適になるでしょう。