Chrome拡張機能「Handle」でGmailをToDoリスト＆カレンダーに変身させる方法

メールやタスクをカレンダーと手軽につなげたいなら、「Handle for Gmail」がおすすめです。このGoogle Chrome拡張機能は、完全に連携されたツール群であなたの生産性を大きく向上させます。時間の節約、タスクの確実な完了、大切な予定の見逃し防止——そのすべてを、たったひとつの便利なアドオンで実現できます。

HandleのToDo機能

メールをタスクに変換する

Handleの最も優れた機能のひとつが、メールをそのままToDoに変換できる点です。ChromeでGmailを開いている状態で、対象のメールを選択し、Tキーを押すか、Handleボタンをクリックして大きなプラス記号を押します。

すると、まずHandleがサイドバー表示で開き、次にメールの件名が新しいToDoのタイトルとして自動入力され、さらに元のメールがタスクに自動的に添付されます。

https://vimeo.com/118965834

Handleを全画面表示で使っている場合は、大きなプラス記号をクリックするだけでメールをToDoへ変換できます。

変換後は、タイトルの変更、リマインダーの追加、期日の設定、メモの追記、既存または新規プロジェクトへの移動などが自由に行えます。編集が完了したら保存をクリックしましょう。

新しいタスクを追加する

サイドバーまたは全画面表示のメインメニューから、まったく新しいタスクを素早く作成することも可能です。To-Dosリストの下にあるNew To-Doを選択するか、画面上部の小さなプラスアイコンをクリックしてください。

タスク名を入力し、前述と同じ要領で日付やメモを追加できます。さらに便利なのが「スマートToDo」機能です。タスク名に「今日」「明日」「来週月曜日」といった言葉を含めると、リマインダーが自動的に設定されます。

リマインダーを設定すると、ToDoを繰り返し登録するオプションが現れます。毎日・平日・毎週・毎月・毎年の中から希望の間隔を選びましょう。ただし注意点として、期日が設定されたタスクは繰り返し登録できません。繰り返し機能はリマインダー機能と組み合わせた場合のみ有効です。

プロジェクトを設定する

Handleのもうひとつの魅力がプロジェクト機能です。利用を始めるには、サイドバーまたは全画面表示のメインメニューにあるProjectsリストからNew Projectを選択します。複数のプロジェクトを作成し、それぞれにタスクをまとめて管理できます。

シンプルな設定画面から、プロジェクト名の入力、カラーの割り当て、期日の設定、リマインダーの作成が行えます。

既存のプロジェクトを編集したい場合は、いずれかのビューでプロジェクト名を選択し、Settingsをクリックしてください。

位置情報ベースのリマインダーを活用する

Chromebookを持ち歩いている方や、モバイルデバイスでHandleを使っている方は、位置情報ベースのリマインダーが大変便利です。自宅、職場、学校といった場所を登録するには、LocationsリストからNew Locationを選択します。

タスクのリマインダー作成時にも同じ操作が可能です。画面上部のWhereをクリックし、続いてNew Locationを選びましょう。

位置情報の取得を許可して現在地を自動表示するか、検索ボックスに住所を直接入力できます。場所に名前を付けてSaveをクリックすれば、以降は位置情報リマインダーを設定する際に、この場所が選択肢の一覧に表示されるようになります。

登録済みの場所を編集・削除する場合は、その名前を選択してSettingsをクリックしてください。

カレンダーを活用する

カレンダーを連携する

Handleは、既存のカレンダーと簡単に連携できます。アカウント作成時に、表示したいカレンダーを選択するよう促されます。後から変更したい場合は、いつでもSettingsから編集可能です。

Chromeでの操作手順は以下の通りです。Handleボタンをクリックして全画面表示に切り替え、左側のメニューで自分の名前をクリックします。Calendar Optionsの下にあるCalendarsを選択すれば、カレンダーの調整が行えます。

モバイルデバイスの場合は、左側のメニューからSettingsを選択してオプション画面にアクセスします。

イベントを作成する

モバイルアプリにはカレンダー専用の便利なタブが用意されていますが、ChromeでGmailを使っている場合は、全画面モード中であればいつでもHandleのカレンダーが表示されます。日・週・月単位でイベントを確認できます。

イベントを追加するには、任意のカレンダービューで目的の日付と開始時刻をクリックします。ポップアップが表示されたら、イベント名を入力し、複数のカレンダーを連携している場合は該当するカレンダーを選択、必要に応じて場所やメモを記入します。最後にSaveをクリックして完了です。

イベントの所要時間を調整するには、終了時刻をドラッグして長くしたり短くしたりします。開催時間自体が変わった場合は、イベント全体をドラッグして移動させましょう。

ToDoとカレンダーを連携する

タスクをカレンダーイベントに変換したり、カレンダー操作によってタスクに期日と時刻を追加したりすることもできます。全画面表示で、左側のToDoをドラッグしてカレンダーの希望の日時にドロップするだけでOKです。

こうして配置されたタスクは、日付と時刻の情報を持ったままカレンダー上に表示されると同時に、ToDoリストにも引き続き残ります。

モバイル同期

現在、iOSデバイスではHandleを無料で利用でき、Android版については公式サイトから待機リストに登録できます。

Chrome版のHandle for Gmailを気に入ったら、モバイルデバイスとの同期をぜひ活用しましょう。どこにいても常に最新の状態を保てます。iOSアプリには、さらに便利な追加機能が搭載されています:

• アプリから直接メールを管理。新規作成、返信、転送、Gmailラベルへのアクセスが可能。
• 受信トレイのメールを左右にスワイプして、ToDoの作成やメッセージの削除などのアクションを実行。
• 他の人と共有できるリストを作成。
• Siriに話しかけて、HandleのToDoやリマインダーを音声で操作。

https://vimeo.com/146180799

Gmailをもっと賢く管理する準備はできましたか？

Handle for Gmailは、仕事の流れを止めずに保ちたい人にとって、まさに求めていたChrome拡張機能かもしれません。メールを受信するたびに、今の作業を中断してタスクや予定を登録するのは非効率です。Handle for Gmailを使えば、受信したメッセージを素早く簡単にToDoやイベントへ変換できます。さらに、すべてを整理整頓するために、便利なプロジェクト機能もぜひ活用してみてください。

すでにHandle for Gmailを使っている方で、役立つコツをお持ちの方は、ぜひ下のコメント欄で教えてください！