【2020年版】WhatsApp Business自動返信の設定方法と活用に役立つテンプレート集

WhatsAppの自動返信メッセージは、顧客との信頼関係を築くうえで非常に重要な役割を果たします。自動返信があれば、休日や営業時間外であっても顧客とコミュニケーションを継続できます。何も反応がない状態より、きちんとした自動返信を受け取ったほうが、顧客は安心感を覚えるものです。世界中で成功している多くの企業が、この機能を顧客体験向上のために活用しています。

ただし、自動返信を効果的に使うには、状況に応じた適切な文言を設定する判断力が求められます。すべての場面で同じ定型文を使い回すのは避け、顧客が納得できる最適なメッセージを選ぶことが大切です。本記事では、国内外の若手起業家にとって急務となりつつあるWhatsApp Businessの自動返信機能について、設定方法から実用的なテンプレートまで詳しく解説します。

パート1：WhatsApp Businessで自動返信を設定するには？

「WhatsAppで自動返信メッセージを設定するにはどうすればいいの？」と疑問に思うビジネスパーソンは多いはずです。設定手順はとてもシンプルで、数回のタップだけで完了します。以下の手順に沿って進めてみましょう。

ステップ1：スマートフォンのロックを解除し、WhatsApp Businessアプリのアイコンをタップします。

ステップ2：画面右上にある縦に並んだ3点アイコン（⋮）をタップすると、「設定」画面が表示されます。

ステップ3：「ビジネスツール」→「不在時の自動返信」を選択します。

ステップ4：「不在時の自動返信」画面で「不在時メッセージを送信」のトグルボタンをオンにします。次に、「メッセージ」欄の右側中央にあるペンのアイコンをタップして、返信内容を編集しましょう。

ステップ5：「スケジュール」項目から送信タイミングを設定できます。ポップアップには「常に送信」と「カスタムスケジュール」の2つの選択肢が表示されるので、用途に合わせて選びましょう。

「常に送信」は常に自動返信を行うモード、「カスタムスケジュール」は指定した時間帯だけ自動返信を送るモードです。営業時間外のみ対応したい場合などに便利です。

パート2：WhatsApp自動返信に使えるおすすめテンプレート

WhatsAppの自動返信メッセージは、できる限り自然で人間らしい印象を与えることが重要です。顧客との良好な関係を築くために、以下のポイントを押さえておきましょう。

• 状況に合った適切な文言：自動返信は場面に応じた内容であるべきです。独自性があり、迅速な回答につながる文面を心がけましょう。
• 期待に応える回答：顧客が求めている解決策や、意味のある情報を提供することが大切です。
• 簡潔で明快な回答：メッセージは要点を絞り、不要な説明を省きましょう。冗長な文章は読み手にストレスを与えます。
• 代替案の提示：別の解決策や連絡手段を併記すると、自動返信の有用性が大きく高まります。
• 機械的にならない自然なトーン：フレンドリーな口調を心がけ、顧客との絆を深める温かみのある文章に仕上げましょう。

自動返信の内容は、利用シーンによって使い分けるのが理想的です。起業家は顧客を納得させ、信頼関係を構築できる最適な文言を見極める必要があります。ここからは、そのまま使える自動返信テンプレートを紹介します。

カスタマーサポート用テンプレート

「お問い合わせいただきありがとうございます！担当者がメッセージを確認し、必要に応じて最適な担当者へ引き継ぎいたします。48時間以内にご返信いたしますので、今しばらくお待ちください。
お急ぎの場合は、ウェブサイト www.website.com/ja/ のライブチャットまたはお電話（555-555-5555）でもご連絡いただけます。
今後ともよろしくお願いいたします。
［あなたの名前］」

休暇・長期不在時のテンプレート

「こんにちは。
現在、休暇のため1月15日まで連絡が取れない状態です。戻り次第、その週中に必ずご返信いたします。お急ぎの場合は、support@email.com まで同僚宛にご連絡ください。
お待たせして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。
［あなたの名前］」

チャットサポート用サンプル

お待たせして申し訳ございません！ただいまチャットが大変混み合っており、3分以内にご対応いたします。お急ぎの場合は、ご質問内容とメールアドレスをお残しください。後ほどメールにてご返信いたします。

パート3：「Autoresponder for WhatsApp」の使い方

「Autoresponder for WhatsApp」は、プライベートでもビジネスでも活用できる自動返信アプリです。WhatsAppにメッセージが届くと、あらかじめ設定した内容を自動で返信してくれます。

まずはスマートフォンにアプリをダウンロードしてインストールし、初期設定を行いましょう。自動返信メッセージを自由にカスタマイズでき、必要に応じて返信までのタイムラグ（遅延時間）も設定可能です。有料のPro版にはさらに高度な機能が搭載されています。

このアプリは、連絡先に登録された相手にも知らない番号にも対応しており、個人チャットにもグループチャットにも問題なく自動返信できます。Google Playストアからダウンロードするには、Android 5.0以上の端末が必要です。基本版は無料で利用でき、より多機能なPro版が必要な場合はアプリ内で購入できます。

まとめ

本記事では、WhatsAppにおける自動返信機能の重要性と、具体的な設定方法、実用的なテンプレート例を紹介しました。若手起業家こそ、自動返信メッセージを最適に編集し、顧客との継続的な関係構築に活かすべきです。自動返信は常識的で意味のある内容であることを忘れずに。

デジタルコミュニケーションが主流となった今、競争の激しい市場で勝ち抜くためには、24時間365日顧客とつながり続けることが不可欠です。自動返信メッセージは、まさに新規起業家にとって強力な味方となるでしょう。効果的な自動返信を活用して、ターゲット顧客との長期的で信頼性の高い関係を築いていきましょう。