リモートチーム必須のSaaSツール5選|生産性とコミュニケーションを劇的に向上させる方法

2020年以前から、リモートワークやフレキシブルな働き方は急速な勢いで拡大していました。そして新型コロナウイルス感染症(COVID-19)パンデミックという前例のない出来事により、この流れは一気に加速。多くの企業が一夜にしてリモートワークモデルへの移行を余儀なくされました。

幸いなことに、リモートチームのコミュニケーションと生産性を向上させるSaaSツールは数多く存在します。本記事では、リモートビジネスを支援するSaaSツールを選ぶ際の有力候補5つをご紹介します。

1. Hubstaff|時間管理と生産性の可視化

Hubstaffは単なる勤怠管理アプリにとどまらない多機能ツールです。リモートワークが生産性に与える影響を懸念する企業が多い中、タイムトラッカーの導入は、従業員の生産性向上だけでなく、バーンアウト(燃え尽き症候群)の防止にも不可欠です。

タイムトラッキングを活用すれば、特定のタスクやプロジェクトにどれほどの労力が投入されているかを可視化できます。Hubstaffを使えばプロジェクトの進捗状況をスムーズに共有でき、何度もやり取りする手間を大幅に削減。さらに、従業員がどこから作業しているかを把握できるため、タイムゾーンの管理や機器の保護といった観点でも重要な機能です。

タスクが明確に定義されていれば、Hubstaffは賢いToDoリストとしても機能します。期待値を明示しながら、段階的なプロセスでタスクを完了させやすくなるでしょう。

2. NICE inContact|プロフェッショナルな電話対応を実現

NICE inContactはコールセンター向けSaaSで、リモート化したばかりの企業が直面しがちな問題——場所ごとに異なる電話番号を持つ従業員の管理——を解決します。個人番号の開示をためらう人が多い一方で、プロフェッショナルなビジネス窓口は必要不可欠。そんな悩みを一挙に解決してくれるのが、このツールです。

コールセンター機能の管理に加えて、このSaaSを活用すれば一部の業務を外部委託することも可能で、チームは付加価値の高いプロジェクトに集中できます。NICE inContactには多彩なサービスラインナップが用意されているため、自社のニーズを整理した上で、最適なプランを選びましょう。

3. Asana|クラウド型プロジェクト管理の決定版

Asanaはクラウドベースのプロジェクト管理ツールで、リモートワーカー同士のプロジェクト協働やリアルタイムのステータス更新をサポートします。タスクへの担当者割り当て、プロジェクトごとの会話の分離、成果物へのフォーカス、さらには時間管理まで行える高機能ツールです。

質の高いプロジェクト管理SaaSの導入は、リモートチームにとって必須といえます。メールのやり取りの削減、コミュニケーションミスの防止、そして予算や納期を圧迫するコストのかかるミスの回避に大きく役立つでしょう。

4. Slack|リモートチームのコミュニケーション基盤

Slackはインスタントメッセージングツールで、さまざまなSaaSプラットフォームと連携し、リモートチーム内のコミュニケーションを効率化します。プロジェクトごとにチャンネルを作成し、関係者だけをメンバーに加えられるため、不要なCCで受信箱が埋め尽くされる無駄なメールのやり取りを削減できます。

Slackには豊富なプラグインが用意されており、コミュニケーションツールの中でもトップクラスの存在です。ファイル共有はもちろん、Asanaとの連携やモバイルアプリからのアクセスも可能。直感的な操作性で、最小限のトレーニングですぐに使いこなせる点も魅力です。

5. Pie Sync|データ連携で反復作業を撲滅

Pie Syncは営業活動を行うすべての企業——つまりあらゆる企業——にとって必須のSaaSです。このツールは、多くのリモートチームが抱える共通の課題である「反復作業」を解決します。

Pie Syncを導入すると、メールマーケティングシステムからCRMまで、対応するすべてのプラットフォームがシームレスに連携します。あるシステムで顧客情報を変更すると、他のシステムにも自動的に反映される仕組みです。これにより、単調な作業を減らし、情報の齟齬や誤りを防ぎ、顧客に最高のサービスを提供できるようになります。

Pie Syncは、バラバラになりがちなリモートチームを、再び共通のフレームワークでつなぐソリューションだと言えるでしょう。

まとめ|自社に合ったSaaSツールの選び方

リモートチーム向けのSaaSツールを選ぶ際は、従業員からのフィードバックを積極的に取り入れることが大切です。現場の声を聞くことで、実際の業務フローに合ったツールを見つけやすくなります。複数の選択肢を比較検討し、自社のニーズに最適なプログラムを選びましょう。また、有料版へ移行する前に、無料トライアルを最大限に活用して、使い心地や相性をしっかり確認することをおすすめします。