Macでどのアプリからでも素早くPDFとして印刷・保存する方法

Word文書をPDFファイルに変換したい、あるいはAdobe Acrobatを使わずにWebページをPDFとして保存したいと思ったことはありませんか?ご安心ください。macOSには、あらゆるアプリケーションから利用できる標準機能が搭載されています。Chrome、Microsoft Office、メモなど、どのアプリを使っていても、文書やWebページなどのあらゆるファイルを直接PDFとして印刷・保存できます。

仕組みはどうなっているのでしょうか?このmacOS標準機能は、追加のアプリやソフトウェアなしで直接PDFファイルを作成します。このテクニックは基本的にすべてのMacアプリで利用可能です。通常の印刷機能で印刷できるファイルなら、そのファイルをPDFドキュメントに変換することもできます。PDFファイルはキーボードショートカット(後ほど詳しく解説します)経由で作成され、指定したフォルダに自動的に保存されます。

本記事では、キーボードショートカットを使って「macOSのPDFへ印刷」機能を活用する方法をご紹介します。

一部のmacOSアプリケーションは、PDFへの直接書き出しや保存機能に対応しています。例えば、「メモ」やMicrosoft Wordでは、ファイルを直接PDFとして書き出せます。文書をPDFとして保存したい場合は、「ファイル」メニューから「PDFとして書き出す」を選択するだけで、文書のPDFコピーが希望のフォルダに保存されます。

プロのヒント: システムの問題や動作の遅さの原因となるパフォーマンスの問題、ジャンクファイル、有害なアプリ、セキュリティ上の脅威がないか、Macを定期的にスキャンしましょう。

Safariやメールなど、メールやWebページのPDFへの直接書き出しに対応しているアプリもあります。

しかし、すべてのアプリに「PDFとして保存」メニューがあるわけではありません。また、「PDFとして保存」や「書き出し」メニューまで移動してファイルを目的のフォルダに保存するのは、数クリックの手間がかかります。

幸い、Macの印刷ショートカットを使えば、もっと簡単に行えます。そう、印刷メニューを使ってあらゆるファイルを印刷またはPDFとして保存できるのです。使用中のアプリが「PDFとして保存」機能に対応していなくても心配いりません。Macの印刷ショートカットを使えば、素早く簡単に作業を完了できます。

この機能はmacOSに何年も前から搭載されていますが、古いバージョンのmacOSではダイアログの見た目が少し異なります。ただし、基本的な考え方とほとんどのオプションは共通しているので、迷うことはないでしょう。

ヒント: PDFファイルの作成はストレージ容量を大きく消費する可能性があります。特に大きなPDFファイルが多い場合は顕著です。Outbyte macAriesのようなアプリでMacをクリーンアップし、ストレージを最大限に活用してコンピューターのパフォーマンスを最適化しましょう。

キーボードショートカットでmacOSからPDFへ印刷する方法

Macの印刷サービスを使ってPDF形式でファイルを書き出すのは難しくありません。以下の手順で、Macのキーボードショートカットを使ってPDFへ印刷する方法を確認しましょう。

• PDFとして保存または印刷したいファイル、文書、Webページを開きます。
• 「ファイル」>「印刷」を選択します。または、Command + Pショートカットを押して印刷ダイアログを開くこともできます。
• 画面左下にある「PDF」をクリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。いくつかのオプションが並んでいるので、下にスクロールして「PDFとして保存」をクリックします。
• 保存ダイアログボックスで「保存」をクリックし、ファイルの保存先フォルダを選択します。デフォルトの保存場所は「書類」フォルダです。
• 保存したフォルダ内でPDFファイルを探して確認します。

ご安心ください。PDFファイルは独立した新しいファイルとして保存されるため、元のファイルには一切影響しません。

PDFへの印刷時にフォルダを自動選択する方法

「PDFとして保存」機能の不便な点の一つは、使用するたびに保存先フォルダを選択しなければならないことです。デスクトップにファイルを置いてすぐアクセスできるようにしている人なら、ホーム画面がどれだけ乱雑になるか容易に想像できるでしょう。

幸い、Appleは「印刷」>「PDF」ダイアログの下に表示されるリストを編集できるようにしています。

下記の「メニューを編集...」オプションをご覧ください。ここから印刷ダイアログボックスをカスタマイズできます。

メニューの編集方法と別の保存フォルダの追加手順

• まず、PDFファイル専用のフォルダを作成します。「書類」「デスクトップ」など、自分にとってアクセスしやすい場所に作成してください。
• 「印刷」>「PDF」の下にある「メニューを編集...」をクリックします。
• 新しいウィンドウが開きます。リスト下部の(+)ボタンをクリックして、新しいターゲットフォルダをリストに追加します。
• PDFファイル用に作成したフォルダを選択し、「OK」をクリックします。

印刷ダイアログボックスに戻り、「PDF」をクリックすると、追加したフォルダがドロップダウンメニューの選択肢として表示されているのがわかります。次回からファイルをPDFとして保存したいときは、「ファイル」>「印刷」を選択するかCommand + Pを押し、「PDF」の下のドロップダウンメニューから作成したフォルダを選ぶだけです。ファイルのPDF版が自動的に追加したフォルダへ保存されます。クリック回数を数回節約できる、大きな時短テクニックです。

Appleのキーボードショートカットを追加する方法

Command + Pキーボードショートカットでほぼすべてのものを印刷する方法はすでにご紹介しました。しかし、「印刷」>「PDF」メニューを一通り辿らずに、ショートカットだけで自動的にファイルをPDFとして保存し、同時にフォルダも選択できたら便利だと思いませんか?それも可能です。ショートカットを使えば、保存先フォルダを自動的に選択できるので、多くのボタンをクリックしたりさまざまなメニューを開いたりする必要がありません。

選択したフォルダを直接指定するためのMacのキーボードショートカットを追加する手順は以下の通りです。

• システム環境設定を開き、「キーボード」を選択します。
• 「ショートカット」>「Appショートカット」の順に進みます。
• (+)ボタンをクリックして新しいショートカットを追加します。
• 「アプリケーション」のドロップダウンでは、デフォルトの「すべてのアプリケーション」を選択します。
• 「メニュータイトル」欄に、「印刷」>「PDF」ダイアログに追加したフォルダ名と完全に一致する名前を入力します。
• 「キーボードショートカット」のテキストフィールドをクリックし、キーボードで希望のショートカットを入力します。
• 「追加」をクリックしてシステム環境設定を閉じます。

キーボードショートカットは自由に指定できます。Command + RやCommand + Hなど、お好みのものを選べます。ただし、同じCommand + Pショートカットを使うことをおすすめします。そうすれば、多数のMacのキーボードショートカットを覚える必要がなくなります。

Command + Pショートカットを使うとMacが混乱するのではないかと思われるかもしれませんが、その心配は無用です。

Command + Pキーボードショートカットを使用すると、macOSは「ファイル」>「印刷」メニューの下に作成したフォルダとの一致を試みます。例えば、フォルダ名が「PDF Files」だったとしましょう。同じ名前のメニューエントリを持つ他のアプリがない限り、macOSはそれを見つけられません。フォルダは印刷メニューのサブダイアログとして登録されているからです。

macOSが入力されたショートカットの完全一致を見つけられない場合は、次善の一致である「ファイル」>「印刷」を探します。これで印刷ダイアログが表示されます。ここでもう一度Command + Pショートカットを押すと、今度はmacOSは印刷機能ではなく「PDF Files」を見つけて起動します。

要するに、Command + Pショートカットを2回使うというアイデアは秀逸です。2つの異なるAppleのキーボードショートカットを覚える必要はなく、Command + Pを2回タップするだけで、あらゆるファイルを「PDF Files」フォルダにPDFとして保存できます。この便利なテクニックで、ダイアログを開いたりメニューをクリックしたりする手間が省けます。

macOS用のおすすめPDFプリンター

保存したPDFファイルを編集・修正したい場合、Macの標準PDF機能だけでは不十分なことがあります。サードパーティのPDFプリンターを使えば、PDFの編集、記入、変換、結合、元のPDFファイルへの画像挿入などが行えます。

PDFファイルをさらに活用するのに役立つ、人気のmacOS用PDFプリンターをご紹介します。

1. PDFelement for Mac

このアプリはオールインワンのPDFツールで、PDFファイルの編集、注釈付け、作成、変換、保護、署名、印刷が可能です。非常に使いやすく、ニーズに合わせてPDFを柔軟にカスタマイズできます。ファイル内へのテキスト・画像・ページの追加、PDFの結合や分割、別フォーマットへの変換、パスワードや権限制限によるファイル保護など、多彩な機能を備えています。

2. Adobe Acrobat

PDFファイルといえば、Adobe Acrobatが業界の第一人者です。Mac上のあらゆるアプリからPDFファイルを作成・印刷できます。

3. PDF Writer for Mac

このアプリはMacにプリンタードライバーをインストールし、印刷機能を使ってあらゆるPDFファイルを作成できるようにします。複数の画像を結合して1つのPDFファイルを作成することも可能です。

4. Bullzip PDF Printer

高品質な出力、豊富な機能、使いやすいインターフェースをお求めなら、このPDFプリンターが適しているかもしれません。Bullzipでは、PDFファイルへのパスワード設定、透かしの追加、複数文書の1つのPDFへの結合などができます。操作性が良く、多言語にも対応しています。

まとめ

Macでファイルを印刷またはPDFとして保存する方法はいくつかあります。Macのキーボードショートカットを使って直接PDFファイルを生成することも、より高度な機能が必要な場合はサードパーティ製アプリを活用することもできます。PDFファイルを作成したら、印刷したりメールで送信したりできます。編集、記入、共有も自由自在です。ファイルをPDFとして保存すれば、便利なフォーマットで情報を簡単に共有できます。