GoogleドライブでPDF作業を効率化する方法|編集・注釈・電子署名・圧縮まで徹底解説

PDFファイルは、単に内容を閲覧するだけのものではありません。実は、PDFの編集やパスワード保護、複数のPDFの結合など、さまざまな操作が可能です。PDFの保存先としてGoogleドライブを選んでいる方も多いでしょうが、Googleドライブでは「保存」以外にも多くのことができます。閲覧しながら編集したり、注釈を加えたりと、驚くほど便利な機能が揃っているのです。本記事では、Googleドライブ上でPDFを最大限に活用し、生産性を高める方法をご紹介します。

GoogleドライブでPDFに対してできること

Advanced PDF Manager – 高機能PDF管理ツール

一つの使いやすいツールで、ほとんどのPDF管理タスクをまとめて処理できたら便利だと思いませんか?「Advanced PDF Manager」はそんなニーズに応えるツールで、PDFの分割・結合、ページの回転・並べ替え・移動・削除、さらにはPDFへのパスワード保護まで、これひとつで行えます。

Advanced PDF Managerの機能や価格などの詳細を知りたい方は、詳細レビュー記事もぜひご覧ください。

無料版と有料版の違いは?

Advanced PDF Managerには14日間の無料トライアルがあり、この期間中はすべての機能を利用できます。トライアル終了後にフルバージョンを継続利用する場合は、年額39.95米ドルで購入可能です。

1. PDFをテキストドキュメントとして編集する

GoogleドライブのPDFビューアで完成したPDFを確認したら、恥ずかしい誤字を見つけてしまった…そんな経験はありませんか?Googleドライブなら、ドキュメントの信頼性を損なう前に修正できます。まずはPDFをGoogleドキュメントに変換しましょう。

1. 編集したいPDFを右クリックします。
2. アプリで開くをクリックし、下のスクリーンショットのようにGoogle ドキュメントを選択します。

3. PDFが、画像やその他のコンテンツを含んだ編集可能なテキストドキュメントとして開きます。ここで自由に編集を行えます。

4. 編集が完了したら、ファイル > ダウンロード > PDF ドキュメント(.pdf)をクリックして保存します。

2. GoogleドライブでPDFに注釈を付ける

既存のコンテンツを補足して、他のユーザーにとってより分かりやすい資料にしたいと思ったことはありませんか?通常は、GoogleドライブのPDFビューアでPDFを開き、テキストを選択して「+」ボタンからコメントを追加しますよね。しかし、実はもっと多くのことができるのです。

1. 注釈を付けたいPDFを右クリックし、アプリで開く DocHub – PDF Sign and Editを選択します。

2. 続行するアカウントを選択します。

3. DocHub – PDF Sign and EditでPDFを開きます。

4. これで、さまざまな方法でPDFに注釈を付けられるようになります。図形、テキスト、ハイライトなどを自由に追加できます。

5. 注釈が完了したら、ドキュメントの共有、メール送信、ダウンロードなどの操作が可能です。画面右上のハンバーガーアイコンをクリックし、希望のオプションを選択してください。

3. PDF文書に署名する

PDFを共有する理由の一つが、相手に署名してもらう、あるいは自分で署名することです。DocHubを使えば、自分の署名を作成したり、他のユーザーに署名を依頼したりできます。

署名やイニシャルを作成する方法は以下の通りです。

• スマートフォンを指書き用のパッドとして使う

• ペンタブレットを使って指定の場所にイニシャルを描く
• 署名の画像があればアップロードする、または好きなフォントでイニシャルを入力する

4. ファイルを圧縮してストレージ容量を節約する

大容量のPDFは、Googleドライブのストレージ容量を大きく消費します。無料プランを利用している場合、これは深刻な問題になりかねません。

Google Workspace Marketplaceの拡張機能の中には、PDFのサイズを縮小してストレージを節約したいときに役立つものがあります。それが「Smallpdf」です。編集、回転、電子署名(eSign)などさまざまなPDF管理タスクに対応した総合ソリューションでありながら、PDFの圧縮にも対応しています。実際に試したところ、その圧縮性能には大変印象を受けました。無料版では、1日1ファイルまで無料で処理できます。Smallpdfでファイルを圧縮する手順は以下の通りです。

1. Google Workspace MarketplaceからSmallpdfをインストールします。
2. Googleドライブ上で、圧縮したいPDFを右クリックします。
3. Smallpdfを選択します。
4. Choose filesのドロップダウンをクリックし、Choose files from Google Driveを選択します。
5. アカウントを選択します。
6. SelectアイコンをクリックしてPDFファイルを選びます。
7. 圧縮モードを選択し、Compressをクリックします。

まとめ

これまでGoogleドライブでは、PDFビューアで閲覧することしかできないと思っていた方も、この記事を読んで認識が変わったのではないでしょうか。ぜひ本記事で紹介した拡張機能や方法を試して、GoogleドライブでのPDF作業の生産性を向上させてください。最新情報はFacebook、Instagram、YouTubeでも発信していますので、ぜひフォローをお願いします。