Googleアシスタントで在宅ワークの生産性を上げる9つの実践テクニック

在宅ワークは、理想の働き方に聞こえる一方で、悪夢のように感じる人もいるかもしれません。オンライン会議中に子供やペットが背後で騒ぎ出す――そんな話を一度も聞いたことがない人はいないでしょう。しかし、コツをつかめば、在宅ワークはむしろ快適なものになります。実際、管理者の3人に2人が「リモートワーカーの方が生産性が高い」と回答しているという調査結果もあります。

アメリカでは約500万人が部分的に自宅で仕事をしていましたが、新型コロナウイルスの流行により、その数は一気に拡大しました。多くの人が、 overnightで在宅ワークの生産性を高める方法を模索しています。朗報なのは、iOSやAndroid端末で利用できるGoogleアシスタントが、この適応をサポートしてくれる可能性があるということです。

1. 音声だけで電話をかける

スマホを手に取って操作するのはやめて、「OK Google、〇〇に電話して」と話しかけるだけで発信しましょう。仕事中にスマホでゲームをしてしまうなどの気の散りを防ぐことにもつながります。なお、スマートフォンをGoogleアシスタントのデバイスとして使う場合は、作業中に他の用途で使わないようにすると集中力が保てます。

2. カレンダーを管理する

在宅ワークの生産性を高める最も簡単な方法のひとつが、自分のスケジュールをしっかり管理することです。ただし、自宅では上司や同僚がリマインドしてくれることはありません。そこでGoogleアシスタントにカレンダー管理を任せましょう。Googleカレンダーを使えば、会議の予約、リマインダーの設定、重要なタスクの登録はもちろん、週単位・月単位の計画まで素早く立てられます。音声で予定の追加や共有カレンダーの確認なども可能です。

3. 一日の全体像を把握する

今日は何を達成すべきでしょうか?Googleアシスタントに「今日の予定を教えて」と尋ねれば、作成済みのToDoリストやカレンダーから情報を集めて、一日の概要をまとめてくれます。やるべきことを一目で確認できるので、集中力が増し、うっかり忘れも防げます。

4. ToDoリストをきちんと管理する

在宅ワークの生産性向上の秘訣は、優れたToDoリストにあります。紙のメモでも良いのですが、それを何枚なくした経験があるでしょうか?Googleアシスタントに話しかけるだけで、日次・週次のToDoリストを作成できます。リストに名前を付けて、タスクが完了したらチェックしてもらいましょう。会議への参加、レポート作成、期限までの発注など、重要な用事を見逃さないよう、時間指定のリマインダーを設定することもできます。

5. 簡単な質問をサッと調べる

ほとんどの仕事において、調査は避けて通れない作業です。しかし、仕事関連のキーワードで検索していたはずが、いつの間にか「リスのしっぽはなぜふわふわしているのか」など無関係なことを検索していた……そんな経験はないでしょうか?Googleアシスタントに質問すれば、必要な情報だけを手早く得られます。かわいいリスの画像に気を取られることもありません。質問して、必要な情報を得て、そのまま作業に戻りましょう。

6. 文房具や備品を注文する

在宅のオフィスにも備品は欠かせません。プリンターのインクが切れそうになったら、Googleアシスタントに注文を頼みましょう。もちろん最初に支払い情報の設定が必要ですが、Googleが手順を案内してくれます。すべて手作業で行う代わりに、注文すべき物品のリスト作成を頼んだり、必要になった時点ですぐ注文したりできます。

7. 会議を録音する

重要な会議中に子供や家族に割り込まれてしまったら?大事な内容を聞き逃した不安はありませんか?Googleアシスタントに通話やビデオチャットを録音してもらえば、後で聞き返すことができます。気が散ったりメモ漏れがあったりしても、落ち着いて会議に参加し、後から全体を確認できます。さらに嬉しいのは、退屈な部分をスキップできることです。

8. 音声でメモを取る

メモを取りたいけれど、今の作業を中断したくない――そんなときは、Googleアシスタントにメモ作成を依頼しましょう。「新しいノートを作って」と伝えて話し始めるだけです。プロジェクトの進捗管理、会議で質問したいことのリストアップ、調査内容の整理など、あらゆるメモに活用できます。

9. 集中力を高める音楽を流す

一人暮らしでなければ、在宅ワークの生産性を高めるのは、賑やかなオフィスの個室で静けさを探すのと同じくらい難しく感じるかもしれません。Googleアシスタントは背景の騒音や中断を魔法のように消すことはできませんが、ホワイトノイズや音楽を流して外界をシャットアウトすることはできます。適切な音楽を選べば、生産性が上がり、外の音も気にならなくなるでしょう。

大切なのは、自分に役立つ形でGoogleアシスタントを活用することです。スケジュール管理、メモ取り、電話発信、そして集中力を高めるための環境音の再生――これらはすべて、在宅ワークの生産性向上につながります。さらに、ルーティン(定型アクション)を追加する方法を覚えれば、Googleアシスタントはますます便利な相棒になるはずです。