職場版Facebook「Microsoft Yammer」徹底活用ガイド｜基本操作から便利機能まで

リモートワークが主流となった今、同僚とオンラインでつながることの重要性はかつてないほど高まっています。オフィスに出勤できない状況でも、社内で気軽にチャットしたり、情報やリソースを共有できるコミュニティがあることは、生産性向上だけでなく、メンタル面の健康維持にも大きく役立ちます。

「それならLinkedInでいいのでは?」と思うかもしれません。確かにその通りですが、Microsoftには社内専用のソーシャルネットワーキングツール「Yammer(ヤマー)」があります。組織内の同僚同士がオープンにつながり、交流するためのツールで、ほとんどのMicrosoft 365プランに含まれています。今回はこのYammerの基本的な使い方を詳しく見ていきましょう。

Yammerでできること

まず、Yammerで何ができるのかを簡単にまとめます。主な機能は以下の通りです。

• 重要な情報をキャッチアップし続ける
• 受信トレイ(Inbox)で同僚からのメッセージを確認
• ファイルの共有
• 同僚との会話・ディスカッション
• 社内グループ(コミュニティ)への参加
• 投稿の作成、同僚への賞賛(Praise)、ドキュメントの編集、アンケート(投票)の送信

また、Yammerは最近デザインが刷新され、Fluent Designに沿った、他のMicrosoft製品と統一感のあるインターフェースへと進化しました。より直感的に使えるようになっています。

プロフィールの設定方法

Web版Yammerに初めてサインインしたら、最初に行うべきなのがプロフィールの設定です。プロフィールは、同僚があなたの人柄、仕事内容、興味関心を知るための窓口になります。また、後述するコミュニティづくりやネットワーク構築にも活用されるため、しっかり整えておきましょう。

プロフィールを編集するには、画面右上にある自分のプロフィールアイコンをクリックし、「My Office Profile(Officeプロフィール)」を選択します。ここからさまざまな情報を入力できます。「Update Profile(プロフィールの更新)」を選ぶと、興味・関心、スキル、誕生日、電話番号、自己紹介、これまで携わったプロジェクトなどを記載できます。カバー写真を変更すれば、プロフィールにより個性を持たせることも可能です。

コミュニティの作成と参加

次に、Yammerの中核となる機能「コミュニティ(Communities)」を見ていきましょう。Facebookのグループやページのように、コミュニティでは同僚と公開の場でチャットしたり、特定のテーマについて投稿したりできます。IT管理者や上司がすでに作成していなければ、自分で新しく作ることもできます。

コミュニティを作成する手順

1. ページ左側の「My Communities(マイ コミュニティ)」タブをクリック
2. 「Create a Community(コミュニティを作成)」をクリック
3. コミュニティ名を決め、メンバーを追加
4. 公開範囲を設定して「Create(作成)」をクリック

公開範囲は「非公開(プライベート)」と「公開(パブリック)」から選べます。非公開にすれば、コミュニティのメンバーだけが会話の閲覧や投稿を行えます。公開にすれば、Yammerへのアクセス権を持つ全員が閲覧できます。なお、メンバー追加の際は忘れずに自分自身も加えておきましょう。

作成後も、コミュニティ内の「Members(メンバー)」エリアで「(+)」アイコンをクリックすれば、いつでもメンバーを追加できます。カバー写真の更新も自由です。さらに、サイドバーの「Pinned(ピン留め)」の下にあるプラスボタンから、重要なファイルやリンクをピン留めしておくと、ページがより実用的で見栄えの良いものになります。

もちろん、コミュニティを作れるのはあなただけではありません。「Discover Communities(コミュニティを探す)」を選択すれば、既存のコミュニティを検索して参加し、ディスカッションに加わることができます。

会話への参加方法

コミュニティに参加したら、さっそく会話に参加してみましょう。Yammerでのやり取りはFacebookやLinkedInとよく似ていますが、大きな違いは、すべてが組織内の同僚に限定されているという点です。コミュニティ内でできる主なアクションは以下の4つです。

• ディスカッション: 投稿したいコミュニティを開き、上部の「start a discussion(ディスカッションを開始)」を選択。テキストボックスにメッセージを入力します。「Add people(ユーザーの追加)」で特定のメンバーを指定したり、メガホンのアイコンでお知らせ(アナウンス)にしたり、ファイルやGIFを添付することも可能です。投稿後は、同僚が「いいね」やコメントを付けたり、@メンションを送ったり、絵文字でリアクションしたりできます。
• 質問(Question): 「Question」を選択すると質問を投稿でき、コメント欄で回答をもらえます。
• 投票(Poll): 「Poll」を選択すれば、簡単にアンケートを作成・送信できます。
• 賞賛(Praise): 同僚の頑張りを称える機能です。相手の名前を追加し、上部から絵文字を選び、感謝の内容を書いて共有しましょう。

投稿数が増え、参加するコミュニティが増えるほど、「Home Feed(ホーム フィード)」に表示されるおすすめコンテンツも充実していきます。各コミュニティのおすすめ投稿が一覧で表示されるので、ぜひ活用してみてください。

通知とプライベートメッセージ

「公開の場での投稿には少し抵抗がある…」という人も安心してください。Yammerでは、同僚と1対1でプライベートにチャットすることもできます。

その場合は「Inbox(受信トレイ)」セクションをクリックします。ここには、未読通知やプライベートメッセージなど、Yammer全体の通知がまとめて表示されます。上部の「New Private Message(新しいプライベート メッセージ)」を選び、「Add People(ユーザーの追加)」で宛先を指定すれば、プライベートメッセージを作成できます。受信者は、公開投稿と同じようにコメントや返信を行うことが可能です。

通知を確認したいときは、このInboxセクションを見るか、画面右上のベルのアイコンをクリックしてください。

ファイルのアップロードと共同編集

YammerはMicrosoft 365の一部であるため、ディスカッションやチャットにとどまらず、ファイルを使ったコラボレーションも行えます。なんと、Yammer内から直接Wordドキュメントを作成することも可能です。

ファイルをアップロードするには、コミュニティ上部の「Files(ファイル)」タブをクリックします。ここから既存ファイルの「Upload(アップロード)」または新規ファイルの作成ができます。「Create New(新規作成)」を選べば、WordドキュメントまたはPowerPointプレゼンテーションを作成可能です。Word Onlineが開き、デスクトップアプリと同じように共同編集を行えます。

ライブイベントの開催

会話、チャット、コミュニティに加えて、IT管理者はYammerで「ライブイベント(Live Event)」を開催することもできます。これにより、祝賀会、退職セレモニー、パーティー、会議など、特定のイベントを中心にコミュニティのメンバーを集めることができます。ライブイベントは、全従業員に向けた公開コミュニティでも、メンバー限定の非公開コミュニティでも開催可能です。

ライブイベントを開催するには、適切なライセンスが必要です。Teams、Stream、必要に応じて外部エンコーダーを使用できます。ただし、Yammerでライブイベントをホストするには、組織が「Enforce Office 365 identity(O365 ID の強制)」を選択していること、およびMicrosoft 365に接続されたYammerグループを使用していることが条件となります。

ライブイベントには最大10,000人が参加できます。なお、Teamsで配信されるイベントはAzure Media Playerを使用し、外部アプリやデバイスで配信されるイベントはStreamプレーヤーを使用する点にご注意ください。詳細については、Microsoftの公式ドキュメントをご確認ください。

まとめ:あなたはYammerをどう活用する?

以上、Yammerの基本操作をご紹介しました。Teams以外の場所で同僚とつながったり、日頃の感謝をPraise機能で伝えたりと、活用方法はさまざまです。今後はYammerのモバイルアプリについても取り上げる予定なので、お楽しみに。まずは自分のプロフィールを整えて、気軽にコミュニティに参加してみてはいかがでしょうか。