Macの「プレビュー」でPDFはここまでできる!知られざる隠し機能を徹底解説

PDFは今や、文書共有の事実上の標準フォーマットとなっています。編集されにくいという特徴があるため、受け取った相手には送信者と同じ内容がそのまま表示されるのがメリットです。しかし同時に、簡単な修正ひとつでも手間がかかってしまうのがデメリットでもあります。

PDFを操作するにはAdobeのソフトが必要だと思われがちですが、実はmacOSに標準搭載されているPDF・画像ビューア「プレビュー(Preview)」は、一見すると想像以上に高機能。本記事で紹介する隠し機能を覚えておけば、わざわざAcrobatを起動する必要がなくなるかもしれません。

1. 文書への電子署名

書類に署名するためにいちいち印刷するのはもう終わりにしましょう。プレビューに署名を一度登録しておけば、以後はいつでも文書に挿入できます。

1. 白い普通紙にペンで自分の署名を書きます。周囲に余白を十分に残しておきましょう。

2. 「表示」メニューからマークアップツールバーを表示します。

3. ツールバーにある署名アイコンをクリックします。

4. 表示されたドロップダウンメニューから「カメラ」タブを選択します。

5. 署名を書いた紙をMacのカメラにかざします。画面上の青いラインに署名プレビューを合わせるようにしますが、完璧を目指す必要はありません。紙の裏側を覗き込むために首を曲げることになるでしょう。

6. 良い感じに写ったら「完了」をクリックして署名を保存します。

7. 署名したいページへ移動し、再度署名アイコンをクリックします。先ほど作成した署名が表示されるので、それを選択して挿入します。

8. 青いハンドルを使って、署名のサイズと位置を調整します。初期状態では最大サイズでページ中央に挿入されるため、縮小して移動させる必要があります。

9. 「ファイル」メニューから保存または書き出しを行います。「保存」を選ぶと元のファイルが上書きされ、「書き出し」を選ぶと新しいファイルとして出力されます。

2. PDFファイルの結合

複数のPDFを1つにつなげたいときも、プレビューなら簡単に対応できます。

1. 結合したい2つのPDFをプレビューで開きます。

2. サイドバーアイコンからサムネールサイドバーを表示します。

3. 片方のPDFのサムネールを、もう片方のサムネール上にドラッグ&ドロップします。一部またはすべてのページをドラッグして、最初のページの後ろから最後のページの前までの任意の位置に配置できます。なお、1ページのみのPDFに追加する場合は、新しいページをサムネールの真上に直接ドロップしてください。

4. 「ファイル」メニューから保存または書き出しを行います。

3. PDFのページ順序を入れ替える

このテクニックでもサムネールサイドバーを活用します。

1. PDFを開いた状態で、サムネールサイドバーを表示します。

2. サイドバー内でページをドラッグ&ドロップして、正しい順序に並べ替えます。「Command」キーを押しながらクリックすれば、複数ページをまとめて選択することも可能です。

3. PDFを保存または書き出します。

4. PDFや画像への注釈(アノテーション)

この方法は画像にも使えます。デフォルトでは非表示になっているマークアップツールバーを使用します。

1. 画像またはPDFを開いたら、マークアップツールバーのアイコンをクリックします(ショートカットキー「Command + Shift + A」でも可)。

2. 図形のドロップダウンをクリックし、挿入したい図形を選択します。

3. マークアップツールバーで枠線と塗りつぶしの色を調整します。例えば赤い円で何かを囲みたい場合は、枠線の色を赤に設定し、塗りつぶしを「なし」(赤い斜線の入った四角のアイコン)にします。

4. テキストアイコンをクリックすると、ページ中央に自動的にテキストボックスが配置されます。

5. 表示されたテキストボックスに文章を入力します。

6. マークアップツールバーを使えば、文字色やサイズの変更も自由自在です。

5. テキストのハイライト(蛍光ペン)

PDFで資料勉強をするなら、ハイライト機能は非常に便利です。ただし、この機能はライブテキスト(テキストデータとして認識可能な文字)を含むPDFでのみ動作します。

1. プレビューでPDFを開き、マークアップツールバーのアイコンをクリックします(ショートカットキー「Command + Shift + A」でも可)。

2. マークアップツールバーでテキスト選択モードが有効になっていることを確認します。

3. カーソルでハイライトしたいテキストを選択します。

4. メインツールバーのハイライトアイコンをクリックします。色を選びたい場合は、アイコン横のドロップダウン矢印をクリックしてください。

5. 作業が終わったら必ずPDFを保存しましょう。保存しないとハイライトが消えてしまいます。

おまけ:PDFフォームへの記入

フォーム形式として保存されていないPDFの申込書なども、プレビューなら記入できます。

1. PDFを開いたら、フォームの記入欄にカーソルを合わせてクリックします。

2. 空のテキストボックスが現れます。入力を始めると、文字が自動的にフォームの罫線に沿って配置されます。

3. 文字サイズを変更したい場合は、まずテキストを選択してからマークアップツールバーを表示し、そちらの調整オプションを使います。

まとめ

地味な見た目に反して、プレビューには思った以上の機能が標準で備わっています。次回PDFフォームへの記入が必要になったときは、Adobeに頼らず、まずMacにすでに入っているプレビューを試してみてください。