GmailからDropboxに直接アクセスする方法！アドオンの導入手順と便利な使い方

かつてDropboxはMicrosoftと提携し、自社のストレージサービスをOfficeソフトウェアと統合しました。両社の製品はこの協業によってさらに使いやすいものへと進化しました。現在、Dropboxは同じ取り組みをGoogleとも進めており、GSuite向けアドオンを開発することで、添付ファイルのダウンロードをより簡単にできるようにしています。

このアドオンが登場する以前にも、DropboxはChromeブラウザで動作するGmail用拡張機能をリリースしていました。ただし、その拡張機能を使うにはChromeブラウザが必須でした。新しいアドオンはGmail本体を通じて動作するため、モバイルデバイスでも利用可能です（執筆時点ではAndroidのみ対応ですが、iPhone版もまもなく登場する予定です）。

Dropboxアドオンでできること

Gmail向けの新しいDropboxアドオンを使えば、Gmailアカウントから直接Dropboxにアクセスできます。Gmailを離れることなくすべてのフォルダやファイルを確認でき、受信トレイから出ることなくドキュメントをDropboxに保存できます。ファイル整理が苦手な人でも、すべてのファイルをダウンロードフォルダに保存しなくても、必要なファイルにすぐアクセスできるようになります。

このアドオンの大きなメリットのひとつは、大容量ファイルの送受信が格段に楽になることです。添付ファイルをDropboxに保存すれば、特別なソフトウェアがなくても、指定した相手なら誰でもそのファイルを開けます。また、Googleドライブの保存容量には限りがあるため、数個の大容量ファイルだけで容量を使い切りたくないものです。このアドオンを使って添付ファイルを保存すれば、Googleドライブの空き容量を他のドキュメントのために確保できます。

さらに、Dropbox for Gmailは保存した添付ファイルのファイル名一覧を表示するだけでなく、誰が送信したのか、いつ共有されたのか、どこに保存されているのかといった情報も表示します。ファイルを探すために何十通ものメールをさかのぼって確認した経験がある人にとって、この機能は作業を大幅に効率化してくれるでしょう。

また、ひとつのメールスレッドに複数の添付ファイルが含まれている場合は、その会話を開くと、すべての添付ファイルがDropboxパネルに一覧表示されます。

Dropbox for Gmailの入手方法

1. パソコンのブラウザでGmailを開きます。
2. 「設定」をクリックし、「アドオンを取得」を選択します。
3. 検索ボックスに「Dropbox for Gmail」と入力します。
4. 「インストール」をクリックします。
5. 使用するアカウントを選択し、権限を承認します。

GSuiteマーケットプレイスに直接アクセスしてダウンロードすることも可能です。

GmailからDropboxを使う手順

アドオンをインストールしたら、添付ファイル付きのメール会話を開いてDropboxを有効化しましょう。この操作を行わないと、Dropboxアイコンが表示されず「インストールが失敗したのでは？」と感じてしまうかもしれません。アイコンは、メールを開いてスキャン対象にするまで表示されません。

1. 画面右側の小さな列にあるアイコンをクリックします。

2. Dropboxウィンドウで、添付ファイルへのリンクをクリックします。ドキュメントを保存するには必ずこの操作が必要です。サイドバーを開いただけでは保存されません。

3. Dropboxのフォルダ間を移動し、ファイルの保存先フォルダを選択して「保存」をクリックします。

4. この画面で、ファイルが正常に保存されたことを確認できます。

なお、添付ファイル付きのメールを開いてDropboxアイコンをクリックするのが初めての場合は、既存アカウントを接続するか、新規アカウントを作成するためのウィンドウが表示されます。

スマートフォン・タブレットでの利用方法

このアドオンはモバイルデバイスでも動作します。特に、スマホにダウンロードしたくない大容量ファイルを扱う際に便利です。スマホで添付ファイル付きのメールを開くと、画面下部にDropboxアイコンが表示されます。アイコンをタップすると、デスクトップ版と同じオプションが表示されます。

Dropboxドキュメントの共有方法

新しいアドオンを使えば、ファイルの共有も簡単に行えます。

1. ファイルを共有するには、ブラウザでDropboxを開く必要があります。開いているサイドバーの右上にある「…」（3点リーダー）をクリックしてください。

2. 「Dropboxを開く」を選択します。
3. 共有したいファイルを選択します。
4. ドキュメントを友人や同僚にメールで送りたい場合は、該当ボックスに相手のメールアドレスを入力するだけです。

5. リンクをメールで送りたい場合は、リンク作成ボタンを押してリンクをコピーし、それをメール本文に貼り付けます。

大容量ファイルを頻繁に共有する必要がある方、あるいはダウンロードファイルを整理する新しい方法をお探しの方は、この新しいGmail用Dropboxアドオンを試してみる価値があるでしょう。