知らないと損をする!Dropboxの便利な隠れ機能6選

Dropboxは世界で最も人気のあるクラウドストレージサービスのひとつです。ファイルを安全に保管することが主な用途ですが、実はそれ以外にもさまざまな便利な機能を備えています。

例えば、ファイルへのコメントや、他の人からのファイル受け取り依頼なども可能です。こうした機能を使いこなせば、Dropboxをプロのように活用できるでしょう。中には一見しては分かりにくい機能もあるため、少し掘り下げて探してみる価値があります。

1. Dropboxユーザー以外からファイルを受け取る「ファイルリクエスト」

保存したいファイルが他人の手元にあることもありますよね。そんなときに便利なのが、Dropboxに標準搭載されている「ファイルリクエスト」機能です。

リクエストを作成するには、左側のメニューから「ファイル」を選択し、3番目にある「ファイルリクエスト」をクリックします。次に、青い「ファイルリクエストを作成」ボタンを押しましょう。

作成時には、どんなファイルを求めているのか、どのフォルダーに保存するかを指定します。デフォルトのフォルダー名が希望と異なる場合は、青い「フォルダーを変更」ボタンで切り替えられます。

最後のステップは、Dropboxにリンクを相手へ送ってもらうか、自分でリンクをコピーして送信するかのどちらかです。

2. 各種ファイル形式をプレビューする

Dropboxでは、PSD、PDF、BMP、JPGなど、さまざまな形式のファイルをプレビューできます。プレビューするには、ファイルを開いてカーソルを合わせます。「アプリで開く」オプションとドロップダウンメニューが表示されるので、クリックしてプレビュー方法を選びましょう。

3. オフラインでもファイルにアクセスする

インターネットに接続できない状況は、誰にでも起こり得ます。しかし、スマートフォンのオフライン機能を使えば、Webに接続できなくてもDropboxのファイルにアクセス可能です。

まず、オフラインで閲覧したいファイルにマークを付ける必要があります。該当ファイルを開き、右上の3点リーダー(⋮)をタップすると画面下部にメニューが表示されるので、上にスワイプしてください。一番下にある「オフラインで利用可能にする」を選択します。

オフライン設定をオンにすると、そのファイルには緑色のダウンロードマークが付き、どのファイルがオフラインで利用できるのかひと目で分かるようになります。

4. ワンクリックでコメント・削除・ダウンロード・バージョン履歴へアクセス

作業効率を上げたいなら、ファイル右側の3点リーダーをクリックするだけで、削除、ダウンロード、コメント、さらにはバージョン履歴の確認まで行えます。例えばコメントしたい場合は、そのオプションを選択すれば、ファイルをプレビューしながら入力できます。

右上にコメントを入力し、「@」マークをクリックすれば、特定のユーザーをメンションすることも可能です。また、動画ファイルの特定の時刻に対してコメントを残せる機能もあります(この機能はDropbox Professional、Business Advanced、Enterprise、Educationアカウント限定です)。

5. Dropboxファイルを完全に削除する

注意が必要なのは、ファイルを完全に削除すると、共有フォルダーの所有者でない限り二度と復元できないという点です。Dropboxでは誤操作に備えて、ファイルを2段階で削除する仕組みになっています。

まず削除したいファイルを選択し、右側の「削除」オプションをクリックします。削除後、左側の「削除済みファイル」を選択しましょう。

削除済みファイルの一覧が表示されます。完全に消去したいファイルを選択し、必要に応じて右側のドロップダウンメニューで日付を指定します。対象を選んだら、右側の「完全に削除」をクリックすれば完了です。

6. 共有フォルダーに再参加する

退出した共有フォルダーに戻りたくなったときは、左サイドバーの「共有」をクリックし、右側に表示される青い「リンクに再参加」を押すだけです。これだけで簡単に再参加できます。

まとめ

無料のDropboxアカウントでも、意外と多くのことができます。こうした機能を見つけるには、少し深く掘り下げてメニューを探索してみることが大切です。あなたのお気に入りのDropbox活用術は何ですか?