Googleスプレッドシートを簡単に保護する方法｜セル範囲・シートの権限設定ガイド

大量のデータを日々扱うチームにとって、Googleスプレッドシートは心強い味方となるツールです。しかし、重要かつ機密性の高いデータを扱うからこそ、適切な保護対策が欠かせません。

チームメイトにスプレッドシートへのアクセスを許可したい場面はあっても、全員にすべての権限を与えたいわけではないはずです。例えば、部下にはデータの閲覧のみを許可して編集はさせたくない、一方で上司には編集権限を与えたい、といったケースもあるでしょう。

権限の種類――基本の概要

スプレッドシートで他者へアクセス権を割り当てることは、いわば「権限のゲーム」です。まずは、Googleスプレッドシートやセルなどを保護する際に使える基本の権限を確認しておきましょう。

編集者(Can edit) ― データの閲覧と編集の両方が可能
コメント者(Can comment) ― 名前の通り、コメントの追加のみ可能
閲覧者(Can view) ― データ全体を閲覧できるが、変更はできない

また、Googleスプレッドシートは必ずしも1枚のシートだけとは限りません。メインのスプレッドシートの中に複数のシートが含まれることもあります。例えば、「Sample Data」というメインシートが「dataset A」と「dataset B」に分かれているケースを見てみましょう。

この記事では、Googleスプレッドシートでシートやセル範囲を保護する具体的な方法を解説します。

セル範囲とシートを保護する

以下の方法を使えば、範囲(Range)レベルとシート(Sheet)レベルで権限を制限できます。具体的には、誰が編集でき、誰が閲覧できるのかを細かく指定できます。

1. シート名の横にあるプルダウン(逆三角形のアイコン)をクリックします。

2. シートを保護(Protect Sheet)をクリックします。画面右側に「保護対象のシートと範囲(Protected sheets & ranges)」というパネルが開きます。

範囲(Range)に権限を割り当てる場合

これがGoogleスプレッドシートでセルをロックし、セルレベル(セル範囲)で権限を制限する方法です。

1. 範囲(Range)をクリックします。
2. テキストボックスにカーソルが点滅したら、ロックしたいセル範囲をドラッグして選択します。ここでは例として 'dataset A'!A2:C2 を選択しています。
3. 「OK」をクリックし、続けて権限を設定(Set permissions)をクリックします。

• 編集時に警告を表示するだけにするか、
• この範囲を編集できるユーザーを制限するかを選択できます。

シートへのアクセス権限を割り当てる場合

先ほどのセルをロックする方法と同様に、メインスプレッドシート内の各サブシートへのアクセスも制御できます。

以下の手順でシートレベルの権限を制限できます。つまり、この方法を特定のシートに適用すると、選択したユーザーだけがそのシートを閲覧・編集できるようになります。

1. シート(Sheet)をクリックします。
2. (A)別のプルダウンが表示されるので、メインスプレッドシート内の保護したいシートを選択します。

(B)チェックボックスも表示されます。ここにチェックを入れると、特定のセル範囲を除外したり、任意のセル範囲を追加したりすることも可能です。

1. 権限を設定(Set permissions)をクリックします。以降の手順は「範囲に権限を割り当てる場合」のステップ3と同じです。

シートを非表示にする

これは完全な保護手段ではありませんが、共有相手が非表示のシートの存在に気づかないのであれば、十分に役立つ簡易的な方法です。

シートを非表示にするには、シート名の横にあるプルダウンをクリックし、シートを非表示(Hide sheet)を選択します。これでシートが見えなくなります。

注意:シートを再表示するには、メニューの表示(View)>非表示のシート(Hidden sheets)から対象のシート名(この場合は test)を選択します。

まとめ

今回は、Googleスプレッドシートを保護し、セルをロックするための基本的な方法をご紹介しました。より高度なテクニックについては、今後の記事で取り上げていく予定です。この記事が役に立ったと感じたら、ぜひ周りの友人や同僚にもシェアしてください。シェアは思いやりです!

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