【保存版】Excelの表からドロップダウンリストを作成する5つの方法を徹底解説

Microsoft Excelでは、表(テーブル)のデータをもとにドロップダウンリストを作成するのはとても簡単です。この記事では、表からExcelのドロップダウンリストを作成する手順を、さまざまなデータセットを使った5つの実例とともに詳しく解説します。

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表からExcelドロップダウンリストを作成する5つの例

1. 「データの入力規則」を使ってドロップダウンリストを作成する

表からドロップダウンリストを作成するには、「データの入力規則(Data Validation)」機能を使うのが最も手軽な方法の一つです。ここでは、次の3通りのやり方を紹介します。

1.1 表内のセルデータを使ってドロップダウンを作成する

この方法では、生徒名とその科目が記録されたデータセットを使用します。科目列(C5:C10)の値をもとに、セルC13にドロップダウンリストを作成してみましょう。手順は以下の通りです。

• まず、セルC13を選択し、[データ]タブを開きます。
• [データツール]グループにある[データの入力規則]を選択すると、新しいダイアログボックスが開きます。

• [設定]タブを開き、[入力値の種類]のドロップダウンから[リスト]を選択します。

• すると[元の値]の入力欄が表示されるので、セル範囲(C5:C10)を指定します。
• [OK]をクリックします。

• これでセルC13にドロップダウンの矢印アイコンが表示されます。クリックすれば、データセット内の科目一覧が選択できるようになります。

1.2 値を手動で入力してドロップダウンを作成する

前の例ではデータセット内の値を使いましたが、この例ではリストの項目を手動で入力します。生徒の合格年度を選べるように、セルD13にドロップダウンを作成します。以下の手順に従ってください。

• まずセルD13を選択し、[データの入力規則]ウィンドウを開きます。
• [設定]タブを選びます。
• [入力値の種類]のドロップダウンから[リスト]を選択します。

• [元の値]欄に2019、2020、2021を半角カンマ区切りで直接入力します。
• [OK]をクリックします。

• これでセルD13には、3つの年度を選択できるドロップダウンが表示されます。

1.3 Excelの数式を使ってドロップダウンを作成する

数式を使ってドロップダウンリストを作成することも可能です。ここでは最初の例と同じデータセットを使い、今度はOFFSET関数でリストの参照元を指定します。手順を見ていきましょう。

• まずセルC13を選択し、[データの入力規則]ウィンドウを開きます。
• [設定]タブを選択します。
• [入力値の種類]のドロップダウンから[リスト]を選びます。

• [元の値]欄が表示されるので、次の数式を入力します。

=OFFSET($C$5,0,0,6)

• [OK]をクリックします。

• 最後に、セルC13にドロップダウンの矢印が表示されます。クリックすると科目のリストが表示されます。

あわせて読みたい: Excelで連動型(従属)ドロップダウンリストを作成する方法

2. Excelのテーブルから動的なドロップダウンリストを作成する

ドロップダウンリストを設定した後で、新しい項目を追加したくなることはよくあります。表に追加した値が自動的にドロップダウンにも反映されるようにするには、リストを「動的」にする必要があります。以下の手順で解決しましょう。

• まず[挿入]タブを選択します。
• タブから[テーブル]オプションを選びます。

• 新しいダイアログボックスが開きます。
• セル範囲(B4:B10)をテーブルのデータとして指定します。
• 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れるのを忘れないでください。
• [OK]をクリックします。

• 次にセルE6を選択し、[データの入力規則]ウィンドウを開きます。
• [設定]タブを選びます。
• [入力値の種類]のドロップダウンから[リスト]を選択します。
• [元の値]欄に次の数式を入力します。

=INDIRECT("Table1[Name]")

• [OK]をクリックします。

• 同様に、Subjects(科目)列についてもテーブルを作成します。

• 今度はセルF6を選択し、[データの入力規則]ウィンドウを開きます。
• [設定]タブを選択します。
• [入力値の種類]のドロップダウンから[リスト]を選びます。
• [元の値]欄に次の数式を入力します。

=INDIRECT("Table2[Subjects]")

• [OK]をクリックします。

• ここで、Name(氏名)列に新しい名前「Richard」を追加してみましょう。ドロップダウンリストにも自動的に新しい値が表示されることが確認できます。

• さらに、Subjects列に新しい値「Literature」を追加しても、ドロップダウンに反映されます。

あわせて読みたい: Excelで動的な連動型ドロップダウンリストを作成する方法

3. ドロップダウンリストをコピーペーストする

あるセルに作成済みのドロップダウンリストを、別のセルにも複製したい場合があります。ここでは、ドロップダウンリストを別のセルへコピーする方法を学びます。以下の手順に従ってください。

• まず、コピーしたいドロップダウンがあるセルを選択します。
• 右クリックして[コピー]を選択します。

• 貼り付け先のセルF6を選択します。
• [ホーム]タブを開き、[貼り付け]オプションを選択します。
• ドロップダウンから[形式を選択して貼り付け]を選びます。

• 新しいダイアログボックスが開くので、[入力規則](Validation)にチェックを入れます。
• [OK]をクリックします。

• これでセルF6に、E6と同じドロップダウンリストが複製されました。

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4. 表の中のすべてのドロップダウンリストセルを選択する

データセット内に複数のドロップダウンリストが存在することがあります。この例では、データセット内のすべてのドロップダウンリストを検索して一括選択する方法を紹介します。前の例と同じデータセットを使って説明します。簡単な手順で実行できます。

• まず、リボンの[検索と選択]オプションをクリックします。
• ドロップダウンから[セルの選択](Go To Special)を選択します。

• 新しいダイアログボックスが開きます。
• [データの入力規則]の下にある[すべて]にチェックを入れます。
• [OK]をクリックします。

• これで、セルE6とF6のドロップダウンリストがまとめて選択されます。

あわせて読みたい: Excelのドロップダウンリストから複数選択する方法

5. 連動型(条件付き)ドロップダウンリストを作成する

相互に関連する2つのドロップダウンリストを作成したいケースもあります。この例では、あるドロップダウンでの選択内容に応じて、もう一方のリストの表示項目が変わる仕組みを作ります。以下の手順に従ってください。

• まずセルE6を選択します。
• [データの入力規則]ウィンドウを開きます。
• [設定]タブを選びます。
• [入力値の種類]のドロップダウンから[リスト]を選択します。
• [元の値]欄に次の数式を入力します。

=$B$4:$C$4

• [OK]をクリックします。

• 次に[数式]タブを開きます。
• [定義された名前]グループから[選択範囲から作成]を選択します。

• 新しいダイアログボックスが開くので、[最上行]だけにチェックを入れます。
• [OK]をクリックします。

• 続いてセルF6を選択し、[データの入力規則]ウィンドウを開きます。
• [設定]タブを選びます。
• [入力値の種類]のドロップダウンから[リスト]を選択します。
• [元の値]欄に次の数式を入力します。

=INDIRECT(E6)

• [OK]をクリックします。

• 最後に、ドロップダウン1で「Fruits(果物)」を選択すると、ドロップダウン2には果物の項目のみが表示されます。

• 同様に、ドロップダウン1で「Vegetables(野菜)」を選択すると、ドロップダウン2には野菜のリストが表示されます。

あわせて読みたい: Excelでの条件付きドロップダウンリスト(作成・並べ替え・活用)

注意点

• ドロップダウンリストのあるセルに対して、リストを持たない別のセルを上書きコピーすると、入力規則は失われてしまいます。
• さらに厄介なことに、Excelは上書き前に警告を表示してくれません。操作の際は十分注意しましょう。

まとめ

この記事では、表からExcelのドロップダウンリストを作成するためのあらゆる方法を網羅的に解説しました。記事に添付されている練習用ワークブックをダウンロードして、ぜひご自身でも試してみてください。不明な点があれば、下のコメント欄からお気軽にお問い合わせください。

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