Excelワークブックを同時に共同編集・共同作業する方法

オンライン共同編集（共同オーサリング）とは、自分と同僚が同じドキュメント上で同時に作業できるサービスです。通常、ドキュメントは自動保存され、他の共同作業者による変更は数秒以内に反映されて表示されます。クラウド技術を活用することで、ドキュメント作業は格段に効率化されます。Microsoft Office 2016ではリアルタイムコラボレーション機能が実装され、市場でも高い評価を得ています。当初はWordのデスクトップ版で共同編集が可能になり、現在ではライブコラボレーションがMicrosoft Office全体の中心的な機能となっています。実際、多くのユーザーがメール添付によるファイル共有から、オンラインでの共同編集へと完全に移行しつつあります。

Excelでの共同編集と共同作業の手順

Excelを使ってチームでの共同作業や共同編集を始めるには、以下の手順に従ってください。

1. 事前準備を確認する

WindowsとOffice 365サブスクリプションが最新の状態であることを確認しましょう。対応するファイル形式は「.xlsm」「.xlsx」「.xlsb」です。別の形式で保存されている場合は、ファイルを開いて［ファイル］>［名前を付けて保存］>［参照］の順にクリックし、「ファイルの種類」から該当する形式に変更して保存してください。

サブスクリプションをお持ちでない場合でも、個人用OneDriveにログインしてオンラインでドキュメントを作成すれば共同作業は可能です。ただし、利用できる機能には制限があります。

2. ワークシートを作成・アップロードする

SharePoint、OneDrive、またはOneDrive for Business上にワークシートを作成するか、既存のファイルをアップロードします。

3. ファイルをブラウザで開く

ファイルをアップロードした場合は、ファイル名をクリックするだけで、新しいブラウザタブでワークブックが開きます。

4. ［Excelで編集］を選択する

「Excelで編集」オプションをクリックします。Excelのバージョン選択を求められた場合は、「Excel 2016」を選択してください。

5. 保護ビューを解除する

ファイルを開いたときに「保護ビュー」のままになっている場合は、「編集を有効にする」をクリックすると、ファイルの編集が可能になります。

6. チームメンバーを招待する

ウィンドウ右上にある「共有」ボタンをクリックします。「ユーザーの招待」ボックスに、共同作業したいチームメンバーのメールアドレスを入力します。複数のアドレスを指定する場合は、セミコロン（;）で区切ります。「編集可」を選択して「共有」ボタンをクリックすれば完了です。

7. 招待されたメンバーの操作

ファイルを共有されたメンバーには、ファイルへのリンクが記載されたメールが届きます。共同編集を始めるには、そのリンクを開き、「ブックの編集」をクリックして「Excelで編集」を選択します。

8. 共同編集者の状況を確認する

ファイルを開くと、Excelウィンドウの右上に招待した共同編集者のアバターやアイコンが表示されます。通常は各自のプロフィール画像やアバター、設定がない場合は名前のイニシャル、あるいはゲストを意味する「G」という文字で表示されます。自分の選択範囲は緑色でハイライトされ、他のメンバーの選択範囲は青、赤、黄、紫など、人ごとに異なる色で表示されるため、誰がどこを選んでいるのかひと目でわかります。

アバターをクリックすると、そのメンバーが現在スプレッドシートのどこで作業しているかをすぐに確認できます。相手の存在は点滅するカラーカーソルで示されます。このように、スプレッドシートの共同編集機能を使えば複数人で同時にドキュメントを編集でき、プロジェクト作業がより迅速かつ快適になります。

共同編集中の自動保存について

自動保存は、共同編集対象のすべてのドキュメント、およびOneDrive上のドキュメントでデフォルトで有効になっている機能です。数秒、場合によっては1秒以内にドキュメントへの変更が保存されます。

他のユーザーの選択範囲を見る

Microsoft ExcelまたはExcel Onlineを使用している場合、画面上部のリストから他のユーザーの状態を確認できます。他のユーザーが選択しているセルや入力中のテキストは、それぞれ異なる色で表示されます。なお、旧バージョンのMS Excelではこの機能を利用できません。

「更新が推奨されています」「アップロードに失敗しました」が表示されたとき

自動保存中にこれらのエラーメッセージが表示され、下書きが保存されていない場合は、リンクを別のタブで開いてEnterキーを押してみてください。操作の前に、必ずインターネットに接続されていることを確認しておきましょう。

2人のユーザーが同じ箇所を変更した場合

2人のユーザーが自動保存または保存操作によって同じ箇所を変更した場合、最後に行われた変更が優先的に保存されます。こうしたトラブルを防ぐために、Excel Onlineにはコメント機能が用意されており、チャットのようにユーザー間で調整や相談を行うことができます。

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