【初心者向け】Microsoft SharePointの使い方徹底解説

Microsoft SharePointは、企業や個人が利用するクラウドベースのオンラインプラットフォームです。ドキュメントの管理・保存、チームでの共同作業など、さまざまな用途に活用できます。SharePointサーバーには2種類あり、1つは自社で運用するオンプレミス型、もう1つはMicrosoft 365がホストするクラウド型です。

SharePointの3つのエディション

Microsoft Office 365環境では、SharePointは以下の3つの形態で提供されています。

• SharePoint Online:小規模ビジネスに最適なソリューション。Microsoftのサーバー上にイントラネットサイトをホストします。
• SharePoint Server:完全版。イントラネットアドレスを自由にカスタマイズでき、ページをローカルのプライベートサーバーで運用できます。
• SharePoint アプリ:スマートフォン向けの無料アプリ。すべてのSharePointサイトにアクセスできます。

SharePointを活用すれば、チーム専用のWebページを簡単に構築できます。この記事では、中でも利用者が多いSharePoint Onlineについて詳しく解説します。

SharePointを利用するメリット

• コンテンツの共有と管理が簡単に行える
• 必要な情報を素早く検索できる
• ニュースを集約するオンラインイントラネットページを作成できる
• 機密情報やコミュニケーションを高度に制御できる
• 高度なファイルバージョン管理機能を備えている

初心者のためのSharePoint入門

SharePoint Onlineは、SharePoint単体プランまたはOffice 365サブスクリプションのいずれかで利用できます。

SharePointサイトにアクセスするには、まずOfficeの公式サイトへ移動しましょう。

ログインページ

ログインページでログイン情報を入力します。

次に、SharePoint Onlineアプリをクリックします。

すると、メインのイントラネットページが表示されます。

クイックサイトリスト

画面の左側にはクイックサイトリストがあります。

クイックサイトリストは、SharePointでフォローしているサイトを表示する「フォロー中」と、最近訪問したサイトを表示する「最近使ったサイト」で構成されています。これらは、いずれも自分がメンバーとして参加しているSharePointサイトです。

メインページの右側には投稿が表示され、頻繁に訪問するサイトも確認できます。

サイトをフォローするには、星(スター)アイコンをクリックします。

また、メインページの上部には検索バーがあり、メンバーになっているサイトや自分が作成したサイトを検索できます。

サイトの作成とニュース投稿の作成

左側のクイックサイトリストの上には、「サイトの作成」と「ニュース投稿の作成」という2つの機能があります。

「サイトの作成」はチームメンバー向けに新しく立ち上げたいサイトを作る機能で、「ニュース投稿の作成」は自分やチームメンバーがSharePointサイト上で共有する投稿を作成する機能です。

サイトを作成するには、「サイトの作成」をクリックします。サイトの種類は2つから選べます。

1つ目は「チームサイト」です。ドキュメントの共有、チームメンバーとの会話、タスク管理、イベントの進捗把握などに活用できます。

2つ目は「コミュニケーションサイト」です。組織内の人々にコンテンツを発信し、組織内のトピック、イベント、プロジェクトに関する最新情報を伝えるために使用します。

ここでは、「チームサイト」をクリックしてみましょう。

チームサイトページ

チームサイトでは「サイト名」の入力が必要です。サイト名を入力すると、グループメールアドレスとサイトアドレスに自動的に反映されます。続けて「サイトの説明」を入力し、プライバシー設定を行い、言語を選択します。

その後、「次へ」をクリックします。

次のパネルでは、SharePointチームサイトの共同所有者の追加とメンバーの追加を行えます。

最後に「完了」をクリックします。

これで、作成したばかりのチームサイトページが表示されます。

ページの左側にはナビゲーションウィンドウがあり、ホーム、会話、ドキュメント、ノートブック、ページ、サイトコンテンツ、ごみ箱、編集で構成されています。

作成したチームサイトページの最上部のペインでは、左側にサイト名が表示され、右側にはグループが非公開か公開か、グループをフォローしているかどうか、メンバー数が確認できます。

2番目のペインには「新規」ボタンがあり、サイトに追加できるコンテンツ(リスト、ドキュメントライブラリ、ページ、新しい投稿、ニュースリンク、プラン、アプリなど)が表示されます。

ページ詳細機能

「ページ詳細」機能では、ページの説明、サムネイル、カスタムプロパティを確認できます。

2番目のペインには「分析」も表示され、ページ閲覧者数、ページビュー数、ユーザーあたりの平均滞在時間、ページトラフィックなどの指標をチェックできます。

2番目のペインの右側には、チームサイトが公開済みであることが示され、チームサイトを編集するための「編集」ボタンが配置されています。

ページ中央のニュースセクションでは、ニュース投稿やニュースリンクをチームサイトに追加して、すべてのメンバーと共有できます。

ニュースセクションの下にはアクティビティセクションがあり、サイトでの最近の活動状況が表示されます。

このセクションでは、ドキュメントのアップロードやリストの追加も行えます。

ページのクイックリンクセクションには、「チームサイトについて学ぶ」と「ページの追加方法を学ぶ」という2つのリンクが用意されています。

ドキュメントセクションでは、新しいフォルダーの作成や、Excel、Word、PowerPoint、OneNoteといったMicrosoft Office製品のドキュメントを追加できます。

また、「すべてのドキュメント」を選択すると、ドロップダウンリストからドキュメントの表示方法(リスト、コンパクトリスト、タイルなど)を選択できます。

このリストには、「すべてのドキュメント」、「新しいリストの作成」、「ビューに名前を付けて保存」、「現在のビューの編集」も表示されます。

関連記事:SharePointでページを作成する方法。

コミュニケーションサイト

「コミュニケーションサイト」を選択した場合も、「サイト名」の入力が必要です。サイト名ボックスに入力した名前は、サイトアドレスボックスにも自動的に反映されます。さらに「サイトの説明」と「言語」も入力しましょう。

左側では、ドロップダウン矢印をクリックしてデザインを選択できます。

その後、「完了」をクリックします。

すると、作成したコミュニケーションサイトが表示されます。

コミュニケーションサイトは、チームサイトとは異なる画面構成になっています。

コミュニケーションサイトページの最上部にある最初のペインはナビゲーションウィンドウで、ホーム、ドキュメント、ページ、サイトコンテンツ、編集で構成されています。右側には、サイトを共有するための「共有」ボタンがあります。

最初のペインの下には、「新規」ボタン、「ページ詳細」、「分析」、そして左側に「公開」と「編集」が配置されています。

ページの下部では、ニュース投稿やリンク、イベント、ドキュメントを追加できます。

SharePointイントラネットのメインページで「ニュース投稿の作成」をクリックすると、右側にパネルが表示され、ニュースを投稿または公開するサイトを選択できます。

この初心者向け入門ガイドが、皆さんがSharePointをスムーズに使い始めるための一助となれば幸いです。

関連記事:SharePointで削除されたファイルを復元・回復する方法。