Excelワークシートで行と列をグループ化して折りたたむ方法

ExcelはOfficeスイートの中でも、職場はもちろん家庭やホームオフィスでも同じように活躍するアプリケーションです。大量の情報を保存できる反面、ファイルが大きくなるにつれて、ワークシート上のデータを扱うのが次第に面倒になってしまうことがあります。

行や列をグループ化して折りたたみ、必要になるまで情報を非表示にできる機能は、ビジネスシーンでよく使われていますが、家庭ユーザーにはあまり知られていません。特に、数式で情報を集計しており、普段はその集計結果だけに関心がある場合に非常に便利な機能です。

Excelワークシートで行と列をグループ化する

ここでは、下図のようなExcelワークシートを例に説明します。複数のセルにデータが入力されており、それぞれのデータセットが別々のセル(B6、B13、B20)に集計されている点に注目してください。

問題は、セル内の生データ(B1〜B5、B8〜B12、B15〜B19)が日常的にはあまり役に立たないという点です。実際に必要なのは、各データセットの合計・平均・最大値だけでしょう。

Excelの「グループ化」機能を使えば、これらのデータを個別にグループ化し、画面から折りたたんで隠すことができます。データの確認や編集が必要になったときは、グループを展開して再び作業できます。

行をグループ化する手順

例として、8行目から12行目をグループ化して折りたたみ、13行目の平均値だけを表示したままにしてみましょう。

1. マウスで8行目から12行目を選択します。
2. リボンの「データ」タブをクリックし、「アウトライン」セクションを探します。
3. 「グループ化」ボタンをクリックし、メニューから「グループ化」を選択します。

すると、ワークシートに見慣れない変化が現れます。8行目から12行目の左側にこれらの行をつなぐ線が表示され、13行目の横にはマイナス記号(−)が現れます。これは、8行目から12行目が現在展開されているグループの一部であることを示しています。

13行目の横のマイナス記号をクリックすると、8行目から12行目が折りたたまれ、マイナス記号がプラス記号(+)に変わります。このプラス記号も、該当する行がグループの一部であり、現在折りたたまれていることを意味しています。

プラス記号をクリックすれば、グループは再び展開されます。また、折りたたんだ状態では行番号が7行目から13行目へと直接飛ぶことにも注目してください。これは、一部の行がグループ化されて折りたたまれていることの確かな証拠です。

同じ操作を1行目から5行目、および15行目から19行目に対しても行うと、これらの行が折りたたまれたときに元のデータが非表示になり、重要なセルがずっと見つけやすくなります。ワークシート左側に並んだ3つのプラス記号は、現在3つの行グループが折りたたまれていることを示しています。

列のグループ化と入れ子構造

Excelでのグループ化と折りたたみは、行に限った機能ではありません。列も同様にグループ化して折りたたむことができます。さらに、グループの中にさらにグループを作成すること(入れ子構造)も可能なので、肥大化して扱いにくくなったワークシートのデータを、より体系的に整理できます。