Android・iOS版Outlookアプリを使いこなす19の便利ワザ

長年にわたり、Outlookはビジネスの中核を支えてきました。そして今、その存在感はプライベートの領域にも広がりつつあります。在宅ワークの爆発的な普及がきっかけでしょうか。それとも「自分の人生も一つのビジネスだ」と気づいたからでしょうか。理由はともあれ、AndroidやiOSデバイスでOutlookを最大限に活用するコツは、誰にとっても役立つはずです。

本記事では、Outlookモバイルアプリに関する充実のヒント集をご紹介します。特筆がない限り、以下の内容はiOSとAndroidの両方に共通して適用されます。

1. ファイル、旅行情報、連絡先などをすばやく検索

Microsoft Graphを基盤とした検索機能では、虫眼鏡アイコンをタップするだけで、最近使ったドキュメント、お気に入りの連絡先、旅行の旅程表、さらには宅配便の追跡情報まで即座に表示されます。デスクトップ版Outlookで使える多くの検索条件は、スマートフォン版でもそのまま利用できます。

2. アプリ内でメールをフィルターする

もう二度と使わないとわかっていても、メールを溜め込んでしまう人は多いもの。でも大丈夫、フィルター機能で簡単に整理できます。

1. 受信トレイまたは任意のフォルダーで「フィルター」ボタンを選択します。
2. 「すべてのメッセージ」「未読」「フラグ付き」「添付ファイルあり」「@自分宛て」から絞り込み条件を選びます。「@自分宛て」は、SNSの@メンションのように機能する、デスクトップ版・Web版Outlookにも搭載された便利な機能です。

3. スマホの連絡先をOutlookアプリと同期する

初期設定では、端末の連絡先はOutlookアプリと同期されていません。

1. Outlookのホーム画面で設定用の歯車アイコンを選択します。
2. Outlookの連絡先と同期したいアカウントを選びます。
3. 「連絡先の同期」までスクロールし、スライドスイッチをオンにします。スイッチの色が変化します。
4. 「Outlookに連絡先へのアクセスを許可しますか?」と表示されたら「許可」を選択します。

同期がうまくいかない場合は、設定画面に戻り、一番下の「アカウントのリセット」を選択してみてください。

4. アカウントごとに通知を管理する

Outlookアプリで複数のアカウントを使っていますか? 実はアカウントごとに通知を細かく制御できます。

1. ホーム画面で設定の歯車アイコンを選択します。
2. 「通知」までスクロールして選択します。
3. 「通知」「新着メールのサウンド」「送信メールのサウンド」を選び、好みに合わせて調整します。

5. メールを読み上げてもらう

マルチタスク派に最適な「Play My Emails(メールの読み上げ)」は、Outlookの強力な機能です。CortanaのAI技術を活用し、単にメールを読み上げるだけにとどまりません。

CortanaはOutlookをチェックして、会議の変更や重複を知らせてくれます。さらに、他に誰がそのメールを受信したのか、メールが長文か短文か、読むのにどのくらいかかるかといった詳細も伝えてくれます。

iOS版のPlay My Emailsはカナダ、米国、英国、オーストラリア、インドで利用可能です。Android版は現時点で米国のみの提供ですが、今後各国へ拡大していくことが期待されます。

6. 重点受信トレイのオン/オフを切り替える

重点受信トレイ(Focused Inbox)は、好きか嫌いかが真っ二つに分かれる機能のようです。

1. 「設定」を開き、「重点受信トレイ」までスクロールして、スライドボタンでオン/オフを切り替えます。

7. スレッド別整理のオン/オフを切り替える

重点受信トレイと同様、会話スレッドでメールを整理する設定も賛否が分かれるところです。

1. 「設定」を開き、「スレッドでメールを整理」までスクロールして、スライドボタンでオン/オフを切り替えます。

8. スワイプ操作を設定・変更する

指先ひとつでメールの行き先を決められます。初めてスワイプするとき、Outlookが選択肢を案内してくれるので安心です。後から変更することも可能です。

1. 「設定」を開き、「スワイプ オプション」までスクロールして選択します。
2. 「変更」または「セットアップ」(表示されている場合)を選択します。
3. スライダーが開き、「削除」「アーカイブ」「開封済みにする」「フォルダーへ移動」「フラグ」「スヌーズ」「開封してアーカイブ」「なし」から選べます。一つ選びましょう。
4. オプションが設定された旨が表示されます。
5. 以降、メールを右にスワイプすると削除されるようになります。

9. 連絡先を姓または名の順で並べ替える

1. 「設定」を開き、「並べ替え」までスクロールして選択します。
2. 「名」または「姓」を選択します。

10. 自動応答を設定する

1. 「設定」を開き、対象のアカウントまでスクロールして選択します。この機能はOffice 365またはMicrosoft Exchangeアカウントでのみ利用できます。
2. 「自動返信」を選択します。
3. 右側のスライドボタンで自動返信のオン/オフを切り替えます。
4. 「全員に返信」または「組織内の相手にのみ返信」を選び、さらに「組織内外で異なるメッセージを使用する」かどうかを設定します。
5. 自動返信メッセージを作成・編集し、右上のチェックマークを選択して変更を確定します。
6. 「OK」を選択して変更を確認します。

11. お気に入りフォルダーをカスタマイズする

フォルダーが多いなら、お気に入りを設定しておけば、よく使うフォルダーへ素早くアクセスできます。

1. ホームアイコンを選択し、「フォルダー」の横にある鉛筆アイコンをタップします。
2. お気に入りにしたいフォルダーまでスクロールし、星アイコンを選択して登録します。
3. お気に入りが画面上部に表示されます。チェックマークを選択して変更を確定しましょう。

これでお気に入りのフォルダーがリストの最上位に表示されます。

12. ダーク/ライトテーマに変更する

1. 「設定」を開き、「外観」までスクロールして選択します。
2. 「ライト」「ダーク」「システム」のテーマから選択します。変更は即座に反映されます。

13. おすすめカレンダーを追加する

他人のカレンダーを追加できるのは周知の通りですが、実はスポーツやテレビ番組など、さまざまな趣味のカレンダーも追加できます。

1. Outlookで右下付近のカレンダーアイコンを選択します。アイコン内の数字は今日の日付になっています。
2. 「おすすめのカレンダー」までスクロールして選択します。
3. スポーツやテレビ番組のリストが表示されます。ここでは例として「スポーツ」を選びます。
4. フォローしたい競技種目をリストから選択します。
5. 青いプラスアイコンを選ぶことで、トーナメントやリーグ全体、または個別のチームをフォローできます。
6. 他のアプリのカレンダーを追加するには、カレンダー追加ページに戻り「カレンダー アプリ」を選択します。
7. 利用可能なアプリの一覧から、青いプラスアイコンを選んで追加します。

14. 他サービスのアドインを活用する

高い統合性こそ、Outlookが人気を保つ理由の一つです。GoToMeeting、Box、Slack for Outlook、Trelloなど、人気サービスのアドインを利用できます。

1. 「設定」を開き、「アドイン」までスクロールして選択します。
2. 目的のアドインを見つけて、青いプラスを選択して追加します。

15. カレンダーの表示形式を変更する

カレンダーは既定で1か月全体が表示されます。小さな画面には情報量が多すぎると感じたら、表示を変更しましょう。なお、この操作は縦向きモードでのみ有効です。

1. カレンダー画面で右上の「ビュー」アイコンを選択します。
2. 「予定表」「日」「3 日」「月」から希望の表示を選びます。
3. 予定表ビュー – 今後のすべての予定を一覧表示します。
4. 日ビュー – 現在時刻が別の色で表示されるのがポイントです。
5. 3 日ビュー – 今日から2日間の予定とカレンダー項目を表示します。
6. 月ビュー(既定) – 情報が込み合って読みにくくなることがあります。

16. 「通知をオフ(DND)」を設定する

Outlookは業務効率化の強い味方ですが、集中力を削ぐ要因にもなり得ます。だからこそ、Do Not Disturb機能の使い方をマスターしましょう。

1. 「すべてのアカウント」タブでベルアイコンを選択します。
2. 好みの設定を選びます。「時間指定」は一度に1件のみ選択できますが、「スケジュール済み」は複数組み合わせ可能です。右上のチェックマークで変更を確定します。
3. 「すべてのアカウント」タブに戻ると、ベルが赤くなり「zZ」と表示され、通知オフ中のアカウントには赤いzZマークが付きます。

17. 受信トレイから直接メッセージ操作を行う

個別メッセージ画面でアクションを使えることは知っていても、受信トレイの一覧から直接操作できることは意外と見落とされがちです。

1. フォルダービューで、操作したいメッセージを長押しします。「削除」「アーカイブ」「フォルダーへ移動」が表示されます。より多くの操作には、3点メニューを選択します。
2. 3点メニューには「重点受信トレイに移動」「迷惑メールとして報告」「会話を無視」「未読にする」「フラグ」「スヌーズ」「すべて選択」が揃っています。

「迷惑メールとして報告」を選ぶと、そのメールが不要であることがMicrosoftに伝わり、スパム対策AIがブロック精度を高めていきます。

18. お気に入りの連絡先からのメールを優先表示する

誰もが大切ですが、人生において特に重要な人もいます。その人からのメールを確実に優先的に確認する方法をご紹介します。

1. 「連絡先」でお気に入りにしたい人物を選択します。
2. 連絡先カードの右上にある星を選択します。これでお気に入り登録完了。この人からのOutlookアイテムは、他の人より先に表示されるようになります。

19. Samsung DeXでOutlookアプリを使う

これは一部の新しいSamsung Android端末限定のヒントです。OutlookアプリはSamsung DeXに最適化されています。DeXを使えば、HDMIまたはMiracast対応モニターに接続し、キーボードとマウスをペアリングして、デスクトップさながらの作業環境を実現できます。

Outlookアプリでほかに何ができる?

本記事は、Android・iOS向けOutlookアプリのヒント集として最高峰かつ最大規模のリストだと自負しています。それでも、まだ知らない裏ワザをお持ちの方は、ぜひコメント欄でシェアしてください。