Gmailの意外な活用法3選｜Inbox Zero維持から自動返信、プロジェクト管理まで

Gmailは強力なウェブメールクライアントです。1つのGmailアカウントで複数のメールアドレスをまとめて管理したり、高度なフィルターを設定して受信メールを自動整理したり、Googleの高精度な検索オプションでアーカイブ済みのメールを瞬時に見つけ出すこともできます。日常使いにおけるGmailのポテンシャルは計り知れず、ほとんどのユーザーはその機能の表面をなぞっているにすぎません。パワーユーザー向けのGmailガイドを一度見てみれば、このツールがどれほど多くのことをこなせるのかを実感できるでしょう。

こうした奥深い機能の中には、隠れているものやブラウザ拡張機能として提供されているものもあり、一見しては思い浮かばないような使い方が可能です。以前、日記をつける、食事記録を管理する、読んだ本や観た映画を整理するといった代替的な活用法をご紹介しましたが、それ以降も進化は続いており、現在のGmailはさらにハードルの高いタスクにも対応できるようになっています。

エイリアス×フィルターの組み合わせでInbox Zeroを維持する

フィルターは確かに便利ですが、手作業での調整が欠かせず、ときには期待どおりに機能しないこともあります。新しいメルマガを購読するたび、古びたフィルターが放置されるたびに、対処するまでメールは受信箱に溜まり続けてしまいます。

そこで役立つのがGmailのエイリアス機能です。メール本文の内容で振り分けるのではなく、用途ごとに異なるメールアドレスを使い分け、送信先のエイリアスに基づいてフィルターを設定するのです。

エイリアスは、@より前の部分に「+xyz」という形式を付け加えるだけで、その場で簡単に作成できます。たとえば「tina+feedback@thisdomain.com」や「tina+offer@thisdomain.com」宛てに送られたメールは、すべて「tina@thisdomain.com」の受信箱に届きます。

オンラインサービスに登録するときやメールアドレスを伝えるときに、そのメールをどこへ振り分けたいかを決めて、対応するエイリアスを使うようにしましょう。エイリアスとフィルターを組み合わせれば、メールは自動的に仕分けされ、散らかった受信箱を悩む必要はなくなります。

エイリアスは、ほかにもさまざまなクリエイティブな使い方ができます。

• メール式ToDoリストの管理：ToDoリスト専用のエイリアスに自分宛てのメールを送り、そのメールをToDoリスト用ラベルへ自動振り分けします。
• プライベートや仕事用アドレスの保護：実際のメールアドレスを転送先として登録し（「設定」→「転送とPOP/IMAP」）、特定のエイリアス宛てのメールをそのアドレスへ自動転送します。

定型文（Canned Responses）でメールに自動返信する

定型文とは、あらかじめ保存しておいたテキストのひな形を、メールに挿入して使えるようにしたものです。同じ文章を何度も打ち直す代わりに、一度保存しておけば、必要なときにいつでも呼び出せます。相手は求めている情報を素早く受け取れ、こちらも時間を節約できます。Gmailの定型文と自動応答の設定手順については、詳しい解説記事を参考にしてください。

定型文は、標準的な文章を必要な箇所に手動で貼り付ける用途に最適ですが、もっと賢い活用法もあるのです。フィルターやエイリアスと組み合わせれば、自分が介入しなくてもメールへ自動的に返信できます。以下にいくつかアイデアを挙げましょう。

• 不在時の自動返信：休暇中であることや、いつ頃連絡可能になるかを知らせる自動応答を設定します。新規フィルターで全受信メールを対象にしてもよいですし、既存のフィルターにアクションとして定型文を追加することもできます。
• メール版FAQ：特定のキーワードを条件としたフィルターを作成し、該当した場合に対応する定型文を送信するよう設定します。資料請求への対応や、よくある質問への回答などに便利です。
• 自動チャット：「元気？」「どう思う？」など、頻繁に聞かれるフレーズを条件にしたフィルターを設定し、定型文で自動返信させます。正直言ってふざけたアイデアですが、ジョークとしては盛り上がるかもしれません。

顧客関係管理（CRM）とプロジェクト管理をGmailで行う

GmailひとつでCRM（顧客関係管理）とPM（プロジェクト管理）のニーズを満たせるのに、わざわざ別のサービスを導入する必要があるでしょうか。豊富なブラウザ拡張機能を活用すれば、Gmailは生産性の高い業務ツールへと変貌を遂げ、従来の定番ツールを霞ませるほどの力を発揮します。筆者のお気に入りは「Boomerang」と「Streak」で、どちらもChromeで利用できます。

Boomerangを使えば、メールの送信予約やリマインダーの設定が可能です。アーカイブしたメールを必要なタイミングで受信箱へ戻したり、指定した日付にメールを送信したり、相手が返信したかどうかにかかわらず、送信済みメールのリマインダーを受け取ったりできます。納期のあるプロジェクト管理ややり取りのフォローアップにうってつけのツールです。誕生日のお祝いメールを自動化すれば、忘れる心配もありません。Chrome、Firefox、Safariに対応しており、無料版は月10通までという制限があります。

一方のStreakは、チーム向けの本格的なプロジェクト管理拡張機能です。代表的なプロジェクトタイプのテンプレートが用意されているほか、独自のカスタムテンプレートも作成できます。複数のメンバーがそれぞれの受信箱から協働し、タスクの割り当て、サポート依頼のフォロー、プロジェクトの立ち上げから完了までを一元的に管理できます。

この分野のもうひとつの優秀なツールが「ActiveInbox」です。筆者自身はまだ試していませんが、かなり魅力的なツールのようです。詳細は公式サイトや紹介動画でご確認ください。

ActiveInboxの無料版では、期限設定、メモ、Googleカレンダー連携、設定の保存・同期を除く主要機能がすべて利用できます。

まとめ

Gmailでできるのは、メールの送受信だけではありません。ニーズに合わせて自由にカスタマイズできる万能ツールなのです。突飛なアイデアでも、クリエイティブな発想でも、実現する手段は必ず見つかるはずです。

あなたはGmailのポテンシャルを最大限に引き出していますか？この記事で紹介しきれなかったGmailのユニークな活用法があれば、ぜひコメント欄でシェアしてください。