メール署名の力を活かそう！プロフェッショナルな印象を与える署名の作り方

署名は、その人の個性を物語ります。二人の人が同じように書くことはほとんどないように、署名の仕方も人それぞれ異なります。筆なります。筆跡を分析する「筆跡学（グラフォロジー）」という学問が生まれたのも、そんな理由からです。しかしデジタル時代になり、メールの署名はフッターの注釈のような扱いに格下げされてしまいました。タイプされた名前だけ、もしかすると電話番号やSNSのハンドルネームが添えられている程度——なんとも味気ないものです。メールには正しい書き方やフォーマットがあるように、メールの締めくくりにも相応しい方法があるのです。

数年前、当サイトではFirefoxアドオンを使ってGmailでカスタム署名を作成する方法をご紹介しました。その情報の多くは今でも有効ですし、Gmailのメール署名を最大限に活かす6つのコツも同様です。共通するテーマは、スタイリッシュな印象を与えるだけでなく、個人ブランドや企業ブランドを確立することにあります。

それでは早速、メール署名の力を活かす方法を見ていきましょう。

メール署名がもたらす5つのメリット

1. メール署名は、コミュニケーションへの意欲を示します。
2. よくデザインされたメール署名は、メールを通じてプロフェッショナルな印象を伝えます。
3. メール署名は、ビジネス、ウェブサイト・ブログ、書籍、社会貢献活動などのプロモーションツールになります。
4. 適切な情報を含んだメール署名は、簡潔な自己紹介（ミニ経歴書）として機能します。
5. メール署名は、名刺のようなソーシャルネットワーキングツールにもなり得ます。

メール署名の絶対的な基本要素

きちんとしたメール署名が伝えるのは、たったひとつのシンプルなメッセージ——「あなたはコミュニケーションのあり方に気を配っている」ということです。したがって、飾り気のない基本的なメール署名には、「自分が誰であるか」「何をしているか」「どう連絡すればよいか」が答えられていなければなりません。個人的には、最小限でスペースを占有しない署名が好みです。私たちの注意力には限りがありますから、まずは以下の項目から始めるのがおすすめです。

1. 氏名（フルネーム）
2. 連絡先情報
3. 個人または業務用のウェブサイト／ブログ
4. 会社の住所（その他、記載したい住所）
5. SNSプロフィールへのリンクは、重要な場合のみ記載する

シンプルなテキスト署名のデザイン方法

プレーンテキストのメール署名なら、派手なグラフィックやロゴを使わずに、すっきりとした情報の行を作れます。さらに、デバイス間で表示が一貫しており、画像ブロック機能（GmailやOutlookなど）が有効でも表示に支障が出ないのも利点です。テキストだけで署名をデザインするには、ある程度の創意工夫が必要です。使えるのはフォント、フォントサイズ、記号、余白、そして利用可能な色だけだからです。次の画像は、Gmailで作成された整然としたテキスト署名の例です。

これは、Gmailでわずか3分で設定できたシンプルな署名です。Verdanaフォントを使い、名前の文字間隔を空けて目立たせただけのものです。お好みであれば、会社ロゴの配色を採用してテキスト署名をデザインしてもよいでしょう。住所を配置した別の例もご覧ください。

Gmailのデフォルト署名をテキスト以上のものにしたい場合は、Gmailのリッチテキストエディタを使って、ハイパーリンクや画像で彩ることもできます。

Gmailの署名をプレーンテキストの枠を超えて拡張する

Gmailのリッチテキスト署名エディタは、HTMLロゴの作成にも役立ちます。署名に表示したいサービスの小さな透過ロゴアイコンを挿入できるのです。Google画像検索を活用すれば、そうしたアイコンを見つけられます。多くのサービスではさまざまなサイズのメディアロゴが提供されています（例：Twitter）。できれば16px×16pxの透過アイコンを選び、アップロードして適切な位置に配置しましょう。以下は手早く作成した署名のサンプルです。

なお、Gmailサポートページにも記載されているとおり、Gmailで複数の差出人アドレスからメールを送信している場合は、設定の「全般」タブでアドレスごとに異なる署名を設定できます。また、「定型文」機能を利用すれば、同じアカウント内で複数のメール署名を切り替えて使うことも可能です。

LinkedInで署名を作成する

LinkedInには、HTML署名をメールに挿入できる充実した署名ジェネレーターが用意されています。多彩なカラーテーマが揃っており、メールにスタイリッシュな見た目を与えられます。LinkedInの署名ジェネレーターは、下図のようなJavaScriptウィンドウを表示します。生成されたコードをコピーして、HTML署名に対応したメールクライアントに貼り付ければOKです。

署名ジェネレーターはオンラインメールクライアントへの対応を明言していませんが、Gmail向けには簡単な回避策があります。LinkedIn署名のテキストをすべてコピーし、新規作成ウィンドウに貼り付けるだけです。Gmailは選択したLinkedInテーマをそのまま保った状態で署名を表示してくれます。この署名を保存して定型文として再利用することもできます。

サードパーティ製ツールでメール署名を彩る

WiseStamp

WiseStampは、Chrome、Firefox、Safari、Thunderbirdに対応したブラウザアドオンです。多数のメール署名テンプレートが付属しており、プロフィール写真やロゴ、インスタントメッセンジャー・SNSプロフィールなど、自分の情報で自由にカスタマイズできます。WiseStampの特筆すべき機能は、ソーシャルウェブ上のさまざまなアプリを署名に接続できることです。たとえば、Facebookページを宣伝するFacebookメールアプリや、ブログの読者を増やすWordPressアプリを追加できます。

無料版では2種類の署名（個人用とビジネス用など）が利用でき、有料版（複数のプランあり）では複数署名に対応します。

以前、当サイトでWiseStampの包括的なレビューをお届けしました。それ以降、PinterestやInstagramといった新しいアプリが追加されています。Outlook.comというウェブメールプラットフォームもサポート対象です。大きな追加要素のひとつが「サイドバーアプリ」です。

サイドバーアプリを使うと、自分のコンテンツをメールの横に並べて表示できます。サイドバー配置により、メールの右側にコンテンツを訴求し、より多くの視線を集められる可能性があります。現在、サイドバーアプリはYouTube、Twitter、Pinterestに対応しています。

Sigwich

Sigwichは、魅力的な署名を作成できるもうひとつのサードパーティアプリです。Outlook、Gmail、Yahooなどのメールクライアントで動作し、Internet Explorer、Firefox、Chromeに対応しています。Sigwichは強力な署名エンジンを備え、クリエイティブな署名を簡単に構築できます。6種類の異なる署名レイアウトがあり、カスタマイズの自由度も十分です。署名を仕上げたら、署名ファイルをインストールしてメールクライアントで使用しましょう。なお、ダウンロードをクリックする前に無料アカウント登録が必要な点に注意してください。

オプションの署名レイアウトは悪くありませんが、個人的にはSigwichに完全には満足できませんでした。使用中に見つけた小さな不具合のひとつは、画像クロッパーが正常に動作しなかったことです。フォントに色を付けられない点も惜しいところでした。正面から比較すると、WiseStampの方がはるかに強力で使いやすいと言えます。

完璧なメール署名を作るための心得は数多くありますが、適切なツールを使うことがおそらく第一です。シンプルでスリムに保つことが第二でしょう。メール署名を使うメリットは無形のものが多いのですが、良い評判がどこへ運ばれていくかは誰にも分かりません。あなたはどうでしょうか？普段からメール署名を使っていますか？それがどんなメリットをもたらしているのか、どのようにデザインしたのか、ぜひ教えてください。まだ使っていないなら、今こそ始める絶好のタイミングです。