人生も仕事も、あなたをリーダーに導く5つの時間管理術

あなたはリーダーでしょうか?

「いいえ」と答えたなら、それは考え方を少し変える必要があります。気づいているかどうかにかかわらず、あなたはすでにリーダーなのです。たとえそれが「自分自身の人生のリーダー」として、バランスの取れた選択で人生に方向性を与えることだとしても。

すでにリーダーとしての立場にある人なら、これから紹介するツールやヒントを活用すれば、さらに優れたリーダーへと成長できるはずです。

どんな分野であれリーダーになるためには、仕事と生活の中の5つの領域をしっかり管理する必要があります。1つ目は「ボールを落とさないこと」。頼まれたこと、あるいは自分が達成すると決めた目標を、必ずやり遂げること。それがリーダーの第一の証です。

2つ目はメールへの返信です。受信箱を放置してしまうことは、リーダーシップ不足の最初のサインと言えます。この記事では、メールへの返信を忘れないためのテクニックをご紹介します。その他の領域としては、生活のバランス維持、目の前のタスクへの集中、そして長期的なビジョンの保持が挙げられます。これらすべてを組み合わせれば、どんな場面でもリーダーとして振る舞えるようになるでしょう。

1. ボールを落とさない――必ずToDoリストを使う

「自分は忙しくないからToDoリストなんて必要ない」と思ってはいけません。目標を達成するほど、あなたに託される責任は増えていきます。すべてのタスクを記憶だけで管理できると思っているなら、その考え自体を捨てましょう。

筆者は長年さまざまな時間管理ツールを試し、最終的にはGQueuesとTodoistに行き着きました。しかし、既製のToDoアプリでは自分の状況にうまく対応できず、結局すべてを手放し、Googleスプレッドシートで独自のソリューションを作ることにしたのです。

GQueues、Todoist、あるいは人気のRemember The Milkのような既製アプリが自分に合っているなら、遠慮なく使えばいいでしょう。ただし、たまに使うのではなく、毎日欠かさず使うことが大切です。人生を動かすツールとして、進行中のプロジェクトのタスクを一つ残らずスケジュールに組み込みましょう。朝一番に開き、寝る前に閉じる。それがあなたのリストであるべきです。

独自の仕組みを作りたいなら、筆者のやり方が参考になるかもしれません。役割やプロジェクトごとに別シートを作り、それぞれ固有の色コードを割り当てます。各シートには関連タスクをすべて書き出し、メインの「スケジュール」シートで毎日の作業内容を具体的に計画します。色分けしておけば、すべての責任に均等に時間を割けているかどうかがひと目でわかります。

2. 忘れない――メールにラベルを使う

こんな経験はありませんか? 受信箱を処理していると、ちょっとした依頼メールを見つけます。「こんな簡単なこと、わざわざメモしなくても覚えているよ」と思い、そのまま流してしまう。1か月後、同じ相手から「なんで忘れたんですか?」というメールが届く――。

そんなことはやめましょう。うっかりミスが多く、プロ意識に欠ける印象を与えてしまいます。代わりに、自分のアクションが必要なメールには専用のラベルを付けて「ファイリング」しましょう。Gmailなら「要対応」といったラベルを作るのがおすすめです。

まだラベルがない場合は、メール上部のラベルアイコンをクリックし、「新規作成」を選ぶだけ。作成後は、該当するラベルのチェックボックスにチェックを入れるだけでOKです。

後でタスクに取り組む時間ができたら、左側のナビゲーションバーからラベルをクリックしましょう。対応すべき項目がすぐに取り出せます。

ラベルの良いところは、作業が終わったらチェックを外すだけで整理できる点です。メール本体を削除する必要はありません。目標はシンプル、「要対応」フォルダの中身をゼロに保つこと。そうすれば周囲は、あなたのメール対応の正確さに驚くはずです。

3. 生活のバランスを取る――カラーコード付きカレンダーを使う

仕事のプロジェクトやタスクを管理する仕組みは整った。でも、人生のすべてが仕事ではないはずです。少なくとも、長期的にハードワークを続けたいなら、そうあるべきです。

バランスの取れた生活の秘訣は、先ほどの仕事量のバランスと同じ――カラーコーディングです。実際、仕事用とは別に、生活全体のためのカレンダーをもう一つ持つべきです。筆者の場合はGoogleカレンダーを使っています。

Googleカレンダーの利点は、モバイルアプリからも簡単にアクセスできることです。

「生活カレンダー」と「仕事カレンダー」の違いについて、押さえておきたいポイントが2つあります。1つ目は、生活カレンダーでは1日を大まかな作業ブロックに割り当てるということ。その時間になったら、仕事カレンダーを開いて、その時間帯に集中すべき具体的なタスクを確認します。

2つ目は、仕事カレンダーと同様、生活カレンダーの色もバランスを保つべきだということ。家族との時間、フィットネス、仕事など、どれか一つの色が他を圧倒しているなら、それは生活のバランスが崩れているサイン。スケジュールを見直しましょう。

4. 集中する――自分に合った方法で効率を保つ

他人と直接関わらず、隔離された環境で働くのは、集中を保つ最も簡単な方法です。残念ながら、それでは分野のリーダーにはなれません。同僚、専門分野の人々、そして自分の仕事に関係する重要な人々との良好なコミュニケーションが必要です。

しかし、コミュニケーションが逆に邪魔になることもあります。気づけば丸一日メール送信やチャットに費やし、何も成果を出せなかった――そんな一日になりかねません。

多くの人とやり取りしながら集中力を維持する方法は数多くあります。自分に合ったものを選び、それを習慣として徹底しましょう。

• LEGOブロックを活用して集中する
• ポモドーロ・テクニック(TomatoTimerなど)を試す
• Excelテンプレートで集中力をキープする
• 時間を浪費するサイトをブロックする
• ブラウザアプリで時間をより意識的に管理する
• デスクトップの時間追跡ソフトを使う

効率的にリードするステップは3つ。まずスケジュールを作り、次にそのスケジュールにバランスがあることを確認し、そして最も重要なのが、スケジュール通りに気が散ることなく実行することです。上記のリソースがきっと役立つはずです。

5. 自動化する――カイゼン理論で仕事を減らす

カイゼンとは日本発のビジネス哲学で、業務手法における継続的な改善を追求することで、時間の経過とともに全体的な大きな向上につながるという考え方です。

ポイントは、1日の中で行うすべてのタスクを棚卸しし、繰り返し発生するタスクを部分的にも完全にも自動化できないか常に考えることです。Dropboxによる自動化やVBAスクリプトの活用もありますが、反復タスクを管理する最も手軽な方法の一つが、IFTTTレシピによる自動化です。

IFTTTを使えば、WordPress関連のタスク自動化、他者とのコラボレーション、さらにはメールの自動化まで、驚くほど多くのことが可能になります。リーダーとして、自分の業務を効率化するだけでなく、カイゼンの概念とIFTTTの活用法をスタッフや同僚に伝えていくべきです。

多くの人にとって、リーダーシップを担う際に最も恐ろしいのは、リーダーに必要な時間をどう捻出するかを理解することです。権力欲にまみれ、余裕のない様子で出世の階段を駆け上がるビジネスマンの姿が浮かぶかもしれません。しかしそうなる必要はありません。あなたはそのようなリーダーになる必要はないのです。バランス、構造、規律あるルーティンを含む時間を自分に与えれば、リーダーになれるだけでなく、より良い人間にもなれるのです。