電子メールの受信トレイの過負荷とやることリストに対処する方法

最近のメールの過負荷は大きな問題です。さらに、電子メールは単なるコミュニケーションではなく、やることリストを大きく左右します。さらに、絶え間ない通知は気を散らす可能性があります。私たちは皆、メールを飼いならす方法を必要としています。

受信トレイがオーバーフローしないようにするための秘訣は、その日の順序です。 2006年からGmailを飼いならすのを探していた男性よりも、誰がそれについて話すのが良いでしょうか。 Andy Mitchellは、Gmailの受信トレイを整理するアプリであるActiveInboxの創設者です。

午前中のメール：これは必須ですか、それとも後で整理する必要がありますか？何ですか 目覚めたときにメールを処理するための最良の戦略 ？

アンディ： 私はこれに何年も取り組んできました。

• 最初にメールを送信すると、夢中になり、朝全体が失われます（YouTubeで動画を見てから、関連する動画をうさぎの穴でフォローするようなものです）。
• しかし、延期すると、重要な何かを見逃したり、他の何かに行き詰まって二度と戻ってこなかったりする可能性があります。

答えは両方を行うことです！簡単に2回噛みますが。

まず、メールごとに、DavidAllenのアプローチを使用して受信トレイゼロを達成します。

• ジャンクですか？消して。
• 2分で返信できますか？次に、そうして削除します。
• それ以外の場合は、後で実行します。 Gmail（ActiveInboxを使用）またはOutlookでは、優先度のステータスを指定できます。 （重要なすべてのメールにすぐに返信することをお勧めします）

なぜ受信トレイゼロに行くのですか？マーリン・マンの言葉で...

「その「ゼロ？」受信トレイにあるメッセージの数ではなく、その受信トレイにある自分の脳の量です。特に、それを望まない場合はそうです。」

それはあなたにあなたの一日を始めるためのきれいなスタートを与えます。

アクションアイテム： メールを完成させるために、その日の後半にいくつかの低エネルギーポイントを選びます。私は昼食後30分、そして一日の終わりの直前に眠いことを提唱します。アクションメールリストにドロップして、ズームします。

メールは常にチェックするものですか、それとも定期的にチェックするものですか？

アンディ： 上記の受信トレイゼロのアプローチに従うと、1時間ごとにチェックして緊急のことを常に把握できますが、時間がかかるものはすべて、より定期的なブロックに延期できると思います。

もちろん、営業やカスタマーサポートで働いている場合は、選択の余地はありません。メールがあなたの人生です！

メールをタスク、重要な情報、その他の作業にどのように分類しますか？

アンディ： まず、重要なカテゴリは2つだけです。それはタスクですか、それとも参考資料ですか？ 他のすべてのメールは単に削除されます。

次に、タスクをステータス別にグループ化できます。例えば。高優先度、低優先度、および「待機中」。

「待機中」リストは、他の誰かが何かをするのを待っている間にブロックされるすべてのものに対して、最も強力なリストです。これらの電子メールは通常、電子メールクライアントの奥深くに沈むものであり、フォローアップを完全に忘れています。

アクションアイテム： Gmailでは、ラベルを付けておきます。またはOutlookでフラグを保持します。間違いなく返信が必要なメールを送信するときは、マークを付けてください。その後、週に1回、待機リストにアクセスして、返信していないすべての人を追跡できます。

メールをやることリストとして使用する必要がありますか？

アンディ： はい！

タスクがすでに受信トレイに入っている場合、代替手段は何ですか？メールから別のシステムにコピーして貼り付ける必要があります。

これは時間の浪費と混乱の大きな原因であり、タスクは異なるシステムで複製されます。このため、David Allenは、脳をすっきりさせてストレスを解消するために、「ハードエッジ」（アイテムは1つのリストにのみ表示される必要があります）を提唱しています。

もちろん、通常の電子メールクライアントの主な欠点は、それらの電子メールタスクの処理が苦手なことです。したがって、ActiveInboxの当初のアイデアは、メールはタスクであるというものでした。 。分離や重複はありません。

アクションアイテム： [編集者注]GmailをSortedを使用してTrelloのようなタスクボードに変えることができます。これにより、通常の受信トレイを快適にし、プロセスにToDoリストスキンを追加できます。

メールを使用してタスクを書き留める効果的な方法は何ですか？

アンディ： メールとして開始されなかったタスクを追加したい場合は、自分宛てにメールを送信してください。次に、それをタスクとしてマークする必要があります。

ActiveInboxを使用すると、メールの件名をタスク名に置き換えたり、ステータスと期日を設定したり、チェックリストとメモを追加したりして、プロジェクトの一部にすることができます。 Gmailを完全なタスクマネージャーに変えます。

アクションアイテム： Gmailでは、メールに星印を付けることができます。 Googleの受信トレイを使用すると、リマインダーを追加したり、メールをスヌーズしたりできます。

タスクリストとしての受信トレイは、注目を集めるために競合する別のシステムになりますか？

アンディ： それは確かに私たちの注意を奪い合うシステムですが、私たちの受信トレイはすでにそれを行っています。ですから、それは別のものではありません。 受信トレイがすでにタスクリストであるという事実は、特にそれを望んでいなくても、まさにそれを中心的なタスクリストにする必要がある理由です。

流れに乗って泳ぐのはいつでも簡単です。他の場所でタスクリストを維持することもできますが、タスクの大部分が電子メールからのものである場合は、それと戦い続け、電子メールをコピーして他のタスクマネージャーに貼り付け、電子メールを送信し続ける同僚に叫びますか？戦わないで！メールをタスクリストの中心にしましょう。

アクションアイテム： [編集者注]それでも外部タスクリストを使用したい場合は、TodoistとAny.doを使用してGmailから直接タスクを追加できます。

電子メールの効率は共同責任ですか、それとも個人責任ですか。私たち全員が従うべきエチケットは何ですか？

アンディ： エチケットに関して言えば、答えは間違いなく、間違いなく協調的です。社会の他のすべてと同様に、それは自分と同じくらい他人を尊重することです。 [編集者注：同様に、受信者を怒らせたり、怒らせたり、苛立たせたりすることが保証されているメールがいくつかあります]

一見礼儀正しいように見えますが、「ありがとう！」とだけ書かれたメールだと思います。または「OK！」時間の無駄であり、したがって悪です。

ただし、コラボレーションツールに関しては、それは別の問題です。電子メールは本質的に単独の体験です。少なくともチームのスケジュールを調整するには、プロジェクトマネージャー、CRM、IMツールが必要です。

アクションアイテム： 私は3Sentencesのファンです。簡潔さは、将来電子メールを再スキャンする必要がある場合でも、すべての人の時間を節約します。ワッフルメールは怠惰で失礼です。

Andyにメール関連の質問をしてください！

Andy Mitchellがコメントを読み、メールの処理方法に関する質問に答えます。今こそ、その厄介な問題を解決するチャンスです！