Microsoft Outlookをもっと便利に使えるおすすめツール5選

Microsoft Outlookは多機能なメールクライアントですが、「こんな機能があればいいのに」と思ったことはありませんか?実は、Outlookの受信トレイをより効率的に管理できるサードパーティ製ツールが数多く存在します。

本記事では、Windows向けのMicrosoft Outlookデスクトップアプリに追加機能を持たせたり、Outlookのさまざまな設定や機能へ素早くアクセスできるようにしたりする、5つの便利なツールをご紹介します。

1. OutlookTools

OutlookToolsは、Windows版Outlook向けの無料ツールキットで、Outlookの設定やデータフォルダーに素早く簡単にアクセスできます。さらに、レジストリエディターやイベントビューアーなど、一部のWindowsツールにもOutlookToolsからアクセス可能です。

OutlookToolsのウィンドウには左側にメニューがあり、利用可能な各種ツールにアクセスできます。

General(全般)画面には、Outlookのインストールに関する情報と、OutlookやWindowsのツールへのアクセスを提供するQuick Access(クイックアクセス)ボタンが表示されます。

PSTやOSTといったOutlookデータファイルに問題が発生した場合は、Run ScanPstボタンを使ってファイルをスキャンしましょう。Run ScanOstは現在Outlookでサポートされていないため、使用できません。

ただし、Run ScanPstツールはOSTファイルに対しても機能します。もしツールがうまく動作しない場合は、Outlookの受信トレイファイルを修復するガイドを参照してください。

また、General画面から直接Start Outlook in Safe Mode(セーフモードでOutlookを起動)を実行することもできます。Outlookにトラブルが発生しているときに非常に便利な機能です。

Folder Paths(フォルダーパス)画面では、Outlookがデータや設定を保存するために使用するフォルダーにすばやくアクセスできます。ほとんどは参照用ですが、この画面からフォルダーを直接開くことも可能です。

添付ファイルを開く際に使用される一時フォルダーがウィンドウの下部に表示されており、Empty Folderボタンでこのフォルダーを空にできます。

なお、OutlookToolsを開発しているHowTo-Outlook社は、添付ファイルの一時フォルダーを管理する専用ツールも別途提供しています。これについては後述します。

Startup Switches(起動スイッチ)画面には、特定の方法でOutlookを起動するためのコマンドラインスイッチがすべて一覧表示されます。各スイッチにマウスを合わせると、その機能を確認できます。

例えば、Outlookの起動時にオートコンプリートリストからすべての名前とメールアドレスを削除することもできます。

スイッチを選択したら、Start Outlookをクリックして、そのスイッチを使ってOutlookを開けます。コマンドラインで直接スイッチを使用したい場合は、Copy Commandをクリックしてください。

その後、コマンドプロンプトウィンドウを開き、プロンプトにコマンドを貼り付けてEnterキーを押します。

注意: コマンドプロンプトの使い方がわからない場合は、Windows 10でコマンドプロンプトをマスターする方法を解説した記事を参考にしてください。

Outlookは複数の「最近使用した項目(MRU)」リストを保持しています。Clear MRU画面で上部にあるメールプロファイルを選択し、ボタンをクリックすると、選択したメールプロファイル内の該当MRUリストを消去できます。

Outlookには、ウイルスなどの脅威によってコンピューターが損害を受ける可能性のある添付ファイルをブロックするセキュリティ機能が備わっています。

EXEファイルなど特定の種類のファイルが添付として送信されると、自動的にブロックされます。ブロックされた添付ファイルはメールメッセージ内に残りますが、アクセスすることはできません。

Blocked Attachments(ブロックされた添付ファイル)画面には、Outlookがブロックするファイルの種類が一覧表示されます。各拡張子の詳細については、マイクロソフトのサポート記事「ブロックされる添付ファイルについて」で確認できます。

ファイルの種類のブロックを解除するには、リスト内の該当する種類のチェックボックスにチェックを入れます。

ただし、ブロック解除の対象は慎重に選びましょう。Outlookがこれらのファイル形式をブロックしているのは、コンピューターにリスクをもたらす可能性があるためです。ブロックを解除したファイル形式の添付ファイルを受け取る際は、差出人を必ず信頼できる相手であるか確認してください。

Support Guides(サポートガイド)画面では、HowTo-Outlookサイト上のさまざまなOutlookサポート記事へのリンクを確認できます。More Tools(その他のツール)画面には、無料および有料のOutlookアドインやツールへのリンクが含まれています。

OutlookToolsは無料ツールですが、開発者が最新の状態を維持できるよう、Donate(寄付)で支援することもできます。

OutlookTempCleaner

メールに添付ファイルを送信したり開いたりすると、Windowsは一時ファイルを保存します。これらのファイルは一時フォルダーに残り続けてディスク容量を圧迫します。さらに、コンピューターや一時フォルダーにアクセスできる人なら誰でも、これらのファイルを見ることができてしまいます。

Windowsはこれらの一時ファイルを、PC上のインターネット一時ファイルディレクトリ内のサブディレクトリに保存します。

インターネット一時ファイルを削除する方法は多数ありますが、HowTo-Outlook社はOutlookが保存した添付ファイルの一時ファイルだけを削除するために特化した、小型の無料ツール「OutlookTempCleaner」を提供しています。

OutlookTempCleanerは、OutlookToolsのFolder Pathsにある「Outlook uses the following temporary folder to open attachments(Outlookは添付ファイルを開くために以下の一時フォルダーを使用します)」機能と同じことを行いますが、それに加えて添付ファイル用のOutlook一時フォルダーのサイズを確認できる点が異なります。

Folder Sizeボタンをクリックしてください。

情報ダイアログボックスが表示され、添付ファイル用の一時フォルダーを空にすることで解放されるディスク容量を確認できます。

Windows向けのOutlook ToolsとOutlookTempCleanerにより、HowTo-Outlook社はOutlookユーザーにとって最高のツール群を提供しています。

2. Email Insights

Email Insightsは、OutlookとGmail向けの軽量検索クライアントです。高速なオートコンプリート機能やあいまい名前検索を備え、スペルミスも自動的に修正してくれます。

Email Insightsを使えば検索をより速く実行でき、関連性ベースの時系列検索結果が表示されるため、目的のメールを見つけやすくなります。

もちろん、Outlookの検索機能自体が動作していない場合は、まずそちらを修正する必要があります。

Email Insightsを起動すると、Account Selection(アカウント選択)画面が表示されます。Outlookをクリックしてください。

次のダイアログボックスで、検索したいアカウントを選択します。

検索ボックスに検索語を入力します。入力すると、検索ボックスの下に候補が表示されます。リストに目的の検索語が見つかったら、マウスで選択するか、キーボードの矢印キーで希望の語句を選んでください。

Enterキーを押すか、Search(検索)アイコンをクリックして検索を実行します。

追加のタブを開いて、同じウィンドウ内で複数の検索を行うこともできます。各タブにはそのタブの検索語がラベルとして表示されます。

Outlookに統合されている検索ツールも便利ですが、常に望みの結果を見つけられるとは限りません。Email Insightsという代替手段があれば、必要なメールをより簡単に見つけられます。

3. Outlook Google Calendar Sync

GoogleカレンダーとOutlookカレンダーの両方を使用していますか?もしそうなら、2つのカレンダーを同期させる方法をお探しではないでしょうか。GoogleカレンダーをOutlookに追加することもできますが、ここでご紹介するソリューションを使えば、GoogleカレンダーとOutlookカレンダーを同期できるため、別々のカレンダーを管理する手間がなくなります。

Outlook Google Calendar Syncは、GoogleカレンダーとOutlookカレンダー間の双方向・片方向同期を提供する無料ツールです。GoogleからOutlookへ、OutlookからGoogleへ、あるいは両方向に同期して2つのカレンダーを統合することができます。

件名、説明、場所、出席者、リマインダー、空き時間、公開設定などの予定属性も同期されます。更新されるのは、新規の属性または変更された属性のみです。

Outlook Google Calendar Syncを開くと、同期するOutlookメールボックスとGoogleカレンダーを選択する必要があります。

Outlookタブで、Default mailbox(既定のメールボックス)またはAlternative mailbox(代替メールボックス)を選択し、使用するメールボックスを選びます。選択したメールボックスに複数のカレンダーがある場合は、Select calendar(カレンダーを選択)ドロップダウンリストから同期するカレンダーを選択してください。

次にGoogleタブをクリックし、Retrieve Calendars(カレンダーを取得)をクリックして、Select calendarドロップダウンリストから同期したいカレンダーを含むメールアカウントを選択します。

既定のブラウザーでGmailアカウントへのサインインを求められます。ブラウザー内でプロンプトが表示されたらAllow(許可)をクリックし、Outlook Google Calendar Syncにカレンダーへのアクセス権限を与えてください。

その後、Outlook Google Calendar SyncがGoogleカレンダーにアクセスするためのコードが表示されます。コードを選択してコピーし、Authorise Google Access(Googleアクセスの承認)ダイアログボックスのAuthorisation Code(承認コード)ボックスに貼り付けて、OKをクリックします。

Sync Options(同期オプション)タブをクリックし、How(方法)セクションでDirection(方向)を選択します。Googleの予定をOutlookにコピーするか、Outlookの予定をGoogleにコピーするかを選びます。両方のカレンダーにそれぞれ予定を入力している場合は、双方向で同期することも可能です。

When(いつ)の下でDate range(日付範囲)を、What(何を)の下でAttributes to include(含める属性)を選択します。Application Behaviour(アプリケーションの動作)タブでアプリの動作方法を変更することもできます。

設定が完了したら、Save(保存)をクリックします。

カレンダーを同期するには、SyncタブをクリックしてStart Sync(同期を開始)を押します。進行状況と結果がSyncタブに表示されます。

次回以降同じカレンダーを同期したいときは、Outlook Google Calendar Syncを開いてStart Syncをクリックするだけです。保存済みの設定はそのまま維持されます。

4. Stellar PST Viewer

Stellar PST Viewerは、破損したOutlook PSTファイルをスキャンし、ファイル内のすべてのアイテム(メール、連絡先、ジャーナル、カレンダー、タスク)を閲覧できる無料ツールです。個々のアイテムまたはすべてのアイテムを、さまざまな形式で保存することも可能です。

Stellar PST Viewerを起動したら、Select Outlook Fileボタンを使ってPSTファイルを選択します。Find Outlook Fileを使ってPSTファイルを検索することもできます。デフォルトでは、PSTファイルはC:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\フォルダーに保存されています。

すべてのメール、連絡先、ジャーナル、カレンダー、タスクがメインウィンドウの左側にツリー構造で一覧表示されます。アイテムを選択して右クリックし、保存する形式を選択できます。

5. Grammarly for Microsoft Office

Grammarlyは、メールメッセージ、ドキュメント、SNS投稿などを明確で効果的、かつミスのないものにすることで、より効果的なコミュニケーションを支援します。

Grammarlyはテキスト内の問題点を検出し、スペル、文法、冗長表現、スタイル、句読点に関する修正候補を提示します。各修正提案には理由の説明が付いているため、どの問題をどのように修正するかを自分で判断できます。

GrammarlyのサイトからOfficeアドインをダウンロードしてください。事前にアカウントにサインインしておく必要があります。その後、Outlook、および任意でWordにアドインをインストールします。

新しいメールを作成したり返信を書いたりすると、Grammarlyがメッセージのさまざまな問題をチェックします。修正候補はメッセージウィンドウの右側ペインに表示されます。

Grammarlyはフリーミアムアプリです。無料版も利用できますが、機能には制限があります。Grammarly Proのサブスクリプションは、年間契約で月額11.66ドル、月次課金で月額29.95ドルとなっています。

Outlookでの生産性を高めよう

以上、Outlookの生産性向上に役立つツールをいくつかご紹介しました。Outlook向けの優れたアンチスパムツールも併せてチェックしてみてください。

また、Outlookをより上手に使いこなすためのヒント集も参考になります。

なお、OutlookデスクトップアプリはOffice 365の一部であり、無料ではありません。無料のメールクライアントをお探しの場合は、Outlookの最良の無料代替品をまとめた記事もぜひご覧ください。