Excelのワークブックとワークシートとは?明確な定義と主な違いを徹底解説

Excelを使いこなせるのは貴重なスキルです。しかし、機能を十分に理解していないと、操作に戸惑ってしまうことも少なくありません。特に「ワークシート」と「ワークブック」は混同されやすい用語で、この混乱からワークシートを「スプレッドシート」と呼んでしまう人もいます。ワークブックとワークシートは作成・管理の方法が異なるため、両者の違いを正しく理解しておくことが重要です。

本記事では、ワークシートとワークブックの違いを詳しく解説します。さらに、ワークシートの基本操作や、ワークブック間での移動方法もご紹介します。パワーユーザーを目指す方は、作業効率を大幅にアップできるExcelのショートカットキーやマクロの活用法も併せてチェックしてみてください。

まず、ワークブックを一般的な紙の本だと想像してみてください。本が複数のページで構成されているように、Excelワークブックはワークシートの集合体です。つまり、ワークシートとは本の中の1ページ(1枚のシート)に相当します。ワークブックには複数のワークシートを含めることもできますし、1枚だけ含めることも可能です。では、1つのワークブックに何枚のワークシートを入れることができるのでしょうか?マイクロソフトによると、これはコンピューターのハードウェア性能次第です。デバイスの許容範囲内であれば、任意の枚数のワークシートを1つのワークブックに収めることができます。

Excelを起動すると、初期状態では空のワークシート3枚を含むワークブックが表示されます。画面左下に「Sheet1」「Sheet2」「Sheet3」という名前の個別タブとして確認できます。実際に使用するのはそのうち1枚だけというケースも多いですが、使わないタブを削除する必要はありません。

ワークシートは行・列・セルで構成されており、日付、テキスト、数値、Excelの数式や関数といったさまざまなデータを入力できます。セルや行列に入力したデータは、グラフやチャートとして視覚的に表示することも可能です。

Excelワークブックは、拡張子「xlsx」でデバイスに保存できます。ただし、旧バージョンでは「xls」という拡張子が使われていたため、xlsxではなくxlsを目にしても驚かないでください。最新バージョンのExcelなら、どちらの拡張子のファイルでも問題なく開くことができます。

1つのワークブック内に関連するワークシートをまとめておくととても便利です。密接に関連するデータを含むワークシートは、同じ場所に保管しておくとよいでしょう。また、あるワークシートから別のワークシートへデータをリンクさせる場合にも、ワークブックは役立ちます。ワークブックとは、関連性はあるものの内容の異なるファイルをひとまとめに管理するフォルダのような存在です。ただし、ワークシート間を行き来していると混乱することもあるため、適切な管理方法を身につけておきましょう。

ワークシートの表示・名前変更・挿入・削除の方法

Excelがデフォルトで付けるワークシート名は、あまり説明的ではありません。「Sheet1」「Sheet2」「Sheet3」にはほとんど情報がありません。まずはワークシートの基本操作をマスターしましょう。

ワークシートの表示

特定のワークシートを表示するには、そのタブをクリックするだけです。しかし、長い名前のシートを多数扱っていると、すべてのシートタブが画面に表示しきれないことがあります。その場合は、タブの左側にある矢印ボタンを使いましょう。矢印で左右にスクロールできます。さらに、矢印を右クリックすると全タブの一覧が表示されるので、そこから目的のワークシートをクリックして選択することも可能です。

ワークシートの名前変更

ワークシートの名前変更は簡単です。タブを右クリックしてコンテキストメニューを開き、「名前の変更(R)」を選択して新しい名前を入力します。または、名前を変えたいタブをダブルクリックして、そのまま新しい名前を入力する方法もあります。

新しいワークシートの挿入

ワークシートタブの隣にある小さなプラス(+)アイコンにお気づきでしょうか?それをクリックすると、最後のシートの右側に新しいワークシートが追加されます。これが最も素早く簡単な方法です。

もうひとつの方法として、新しいシートを挿入したい位置の右側にあるタブを選択し、右クリックして「挿入(I)」を選択します。

新しいポップアップウィンドウが開くので、「ワークシート」を選択して「OK」をクリックします。

ワークシートの削除

ワークシートの削除もシンプルです。対象のワークシートタブを右クリックし、表示されたコンテキストメニューから「削除(D)」をクリックするだけです。

ワークシートの移動方法

Excelでの作業が複雑になると、異なるワークブック間でワークシートを移動したり、シートの並び順を変更したりする必要が出てきます。以下にその手順をご紹介します。

同じワークブック内でワークシートを移動する

ワークシートをある位置から別の位置へ移動するには、そのタブを右クリックしてコンテキストメニューを開き、「移動またはコピー(M)」を選択します。新しいウィンドウが表示されるので、選択中のワークシートの直後に配置したいシート名をクリックし、「OK」を押します。

同じワークブック内で移動する最も手軽な方法は、タブを左クリックで押さえたまま、目的の位置までドラッグすることです。小さな黒い矢印がドロップ可能な位置を示してくれるので、希望の位置でマウスボタンを離しましょう。

新しいワークブックへワークシートを移動する

ワークシートをまったく新しいワークブックへ移すには、そのタブを右クリックして「移動またはコピー(M)」を選択します。新しいウィンドウが開いたら、「移動先ブック名(T)」のドロップダウンメニューから「(新しいブック)」を選択します。

ワークシートを新しいワークブックに移動すると、Excelは既存のワークブックからそのシートを取り除き、移動したワークシートを含む新しいワークブックを自動的に開きます。

別のワークブックへワークシートを移動する

移動したいワークシートを含む元のワークブックを開きます。移動先のワークブックも同時に開いておく必要があります。その状態で、ワークシートのタブを右クリックして「移動またはコピー(M)」を選択し、「移動先ブック名(T)」のドロップダウンメニューから対象のワークブック名を選択します。「OK」を押して確定しましょう。

ワークシートのコピー方法

既存のワークシートのコピーを作成したい場面もあります。特に同じ書式や数式を再利用する場合は、コピーに小幅な修正を加える方がずっと効率的です。手順はワークシートの移動と非常によく似ています。

同じワークブック内でワークシートをコピーする

同じワークブック内でコピーするには、対象のタブを右クリックして「移動またはコピー(M)」を選択します。新しいウィンドウが開いたら、「コピーを作成する(C)」にチェックを入れます。続いて、コピーを挿入したい位置の前にあるワークシート名を選択し、「OK」をクリックして確定します。

新しいワークブックへワークシートをコピーする

新しいワークブックにコピーする場合も、コンテキストメニューから「移動またはコピー(M)」を開き、「コピーを作成する(C)」にチェックを入れます。「移動先ブック名(T)」のドロップダウンメニューから「(新しいブック)」を選択すると、Excelはコピーされたワークシートを含む新しいワークブックを作成します。

別のワークブックへワークシートをコピーする

別のワークブックへのコピーが必要な場合は、元のワークブックとコピー先のワークブックの両方を開いておきます。コピーしたいワークシートのタブを右クリックして「移動またはコピー(M)」を選択します。ダイアログが開いたら、「コピーを作成する(C)」にチェックを入れ、「移動先ブック名(T)」のドロップダウンメニューから対象のワークブック名を選択します。「OK」ボタンを押して確定してください。

ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開く方法

Microsoft Excelを好んで使わない人もいます。Googleスプレッドシートは、Excelの最も人気のある代替ツールです。同僚からExcelファイルを受け取っても、Googleスプレッドシートなら問題なく開けます。まず空白のGoogleスプレッドシートを開き、「ファイル」タブから「開く」を選択します。「ファイルを開く」メニューで「アップロード」タブを見つけてクリックします。あとはExcelファイルをドラッグして、画面のスペースにドロップするだけで読み込まれます。

画面中央の「参照」をクリックして、インポートしたいExcelファイルを直接選ぶ方法もあります。目的のファイルを選択して「開く」をクリックすれば完了です。

MS ExcelでCSVファイルを開く方法

CSVファイルとは、情報やデータがカンマで区切られたシンプルなテキストファイルのことです。通常は相互に直接やり取りできないアプリケーション間(たとえばMS ExcelとGoogleスプレッドシート、Microsoft Wordなど)で、表計算データなどをやり取りするために利用されます。CSVファイルを受け取った際に、Excelで開く手順は以下の通りです。

1. CSVファイルのデータを保存したいExcelスプレッドシートを開きます。「データ」タブをクリックし、「外部データの取り込み」グループから「テキスト」を選択します。

2. Excelで開きたいCSVファイルを選択して「インポート」をクリックします。表示された新しいウィンドウで「区切り文字付き」を選択し、「次へ」をクリックします。

3. 次のウィンドウの「区切り文字」セクションで「カンマ(C)」にチェックを入れ、「次へ」をクリックします。

4. 最後のウィンドウが開くので、「列のデータ形式」で「標準(G)」を選択し、「完了(F)」をクリックします。

ワークブックとワークシートの違いまとめ

ワークブックとワークシートの違いを理解しておくと、両者を素早く把握し、効率よく管理できるようになります。ワークシートはMS Excelの中核であり、1つのワークブックに複数のワークシートを格納できます。重要なポイントとして、データの編集や操作ができるのはワークシート上のみで、ワークブック自体では行えません。また、ワークシートに保存できるデータ量は列・行・セルの数によって制限される一方、ワークブックのデータ容量には実質的な制限がないという点も覚えておくとよいでしょう。