Microsoft Wordでコメントを挿入・編集・削除する方法【初心者向け完全ガイド】

Microsoft Wordで文書を作成している最中に、メモや注釈としてコメントを残したいと思ったことはありませんか?また、文書の作成後に既存のコメントを編集したり削除したりする必要が出てくることもあります。この記事では、Word文書にコメントを挿入する方法と、既存のコメントを編集・削除する方法を、初心者の方にもわかるように丁寧に解説します。

Wordのコメントツールはどこにある?

Microsoft Wordを開くと、コメント関連のツールは「校閲」タブにまとめられています。コメント専用のツールは大きく2つのグループに分かれています。1つ目は「コメント」グループで、新しいコメントの追加、コメントの削除、前後のコメントへの移動、すべてのコメントの一括表示などが行えます。2つ目は「変更履歴」グループで、テキストやコメントへの変更履歴を管理するためのものですが、コメントの表示方法を切り替えるツールもここに含まれています。

新しいバージョンのMicrosoft Wordでは、コメントを挿入する方法が3つあります。「校閲」タブの「新しいコメント」、「挿入」タブの「コメント」、そしてキーボードショートカットの3通りです。まずは1つ目の方法から見ていきましょう。

1. コメントを付けたいテキストを選択します。選択した部分が、コメントの対象となる範囲としてマークされます。
2. 「校閲」タブをクリックします。
3. 「新しいコメント」を選択します。

これだけで完了です。新しいコメントが正常に挿入されました。文書の余白部分にコメント入力ボックスが開きます。この余白エリアは「マークアップ領域」と呼ばれます。あとはコメントを入力し、書き終えたらEscキーを押すか、文書本文の任意の場所をクリックすれば元のテキストに戻れます。

続いて、別の挿入方法をご紹介します。

1. テキストを選択します。
2. 「挿入」タブを開きます。
3. 「コメント」を選択します。

あとはコメントを入力するだけです。

さらに、選択したテキストに対してショートカットキー「Alt + Ctrl + M」を押すことでもコメントを挿入できます。

コメントに返信する方法

既存のコメントに返信を追加するのはとても簡単です。

1. 返信したいコメントのボックスを選択します。
2. コメント本文の下にある「返信」ボタンをクリックします。
3. 返信内容を入力し、書き終えたらEscキーを押すか、文書本文の任意の場所を左クリックします。

返信は元のコメントの下に表示されます。

返信は必要なだけ追加できます。ただし注意点として、第2階層のコメントはすべて同じ階層に表示されます。つまり、既存の返信の下にある「返信」ボタンをクリックしても、それらはすべて元のコメントへの返信として表示されるのです。

Wordでコメントを編集する方法

コメントの編集も簡単です。編集したいコメントのマークアップ領域内の任意の場所をクリックし、内容を自由に変更してください。テキストの追加、不要な部分の削除など、思い通りの修正が可能です。

コメントを解決済みにする方法

Microsoft Wordでは、コメントに「解決済み」のマークを付けることができます。解決済みにするとコメントの文字色が変わり、文書を共有している全ユーザーにそのコメントが処理済みであることが伝わります。この機能を活用すれば、編集作業の進捗管理にも役立ちます。

コメントを解決済みにするには、以下の手順に従います。

1. 解決済みにしたいコメントのテキスト上の任意の場所をクリックします。
2. コメント本文の下に表示される「解決」ボタンをクリックします。

または、コメントを右クリックし、ドロップダウンメニューから「コメントの解決」を選択することでも同じ操作ができます。

なお、「解決」ボタンがグレーアウトしていて押せない場合があります。その場合はコメントを解決済みにできません。これは多くの場合、文書がWord 2010以前のバージョンで作成されていることが原因です。「コメントの解決」機能はWord 2013で導入されました。この問題を解決するには、文書を変換して新機能を有効にしましょう。

1. リボンの「ファイル」タブをクリックします。
2. サイドメニューから「情報」を選択し、「変換」をクリックします。
3. 変換された文書を保存します。

ただし、文書の変換によってフォーマットに予期しない変更が生じる場合がある点には注意が必要です。特によくあるのは表の幅の変化で、これはWordのバージョン間でセル余白の扱いが異なるために起こります。

Wordでコメントを削除する方法

コメントは1件ずつ削除することも、文書内のすべてのコメントを一括で削除することもできます。返信付きのコメントを削除すると、その返信もすべて一緒に削除されます。逆に、返信だけを削除した場合は、元のコメントはそのまま残ります。

コメントを1件ずつ削除する手順は以下の通りです。

1. コメント本文の任意の場所をクリックします。
2. 「校閲」タブを開き、「削除」を選択します。

別の方法としては、削除したいコメントを右クリックし、メニューから「コメントの削除」を選択します。

この操作を繰り返せば、必要な数だけコメントを削除できます。

文書内のすべてのコメントを一括で削除するには、以下の手順を実行します。

1. コメントを選択していない状態で「校閲」タブを開きます。
2. 「削除」ボタンの下矢印をクリックします。
3. ドロップダウンメニューから「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」を選択します。

なお、どのバージョンのMicrosoft Wordにも「解決済みのコメントのみを削除する」機能はありません。解決済みコメントだけを消したい場合は、該当するコメントを手動で1件ずつ削除する必要があります。

コメントを非表示にする方法

コメントを一時的に見えなくしたい場合は、削除する代わりに非表示にするのがおすすめです。方法は2つあります。1つ目はコメントだけを非表示にし、変更履歴として記録された変更箇所は引き続き表示する方法。2つ目はコメントと変更履歴の両方を非表示にする方法です。

方法1:

1. 「校閲」タブを開きます。
2. 「変更履歴」グループの「変更履歴とコメントの表示」を選択します。
3. 「コメント」を選択します。再度同じメニューを開くと「コメント」のチェックマークが外れており、コメントが非表示になったことが確認できます。

方法2:

1. 「校閲」タブを開きます。
2. 「変更履歴」グループの「表示形式」セクションから「マークアップなし」を選択します。

コメントが表示されないときは?

Word文書にコメントが含まれているはずなのに表示されない場合、コメントが非表示になっている可能性があります。これは変更履歴による修正履歴についても同様です。以下の手順でコメントを表示させることができます。

1. 「校閲」タブを開きます。
2. 「変更履歴」グループで「簡易表示」または「すべてのマークアップ」を選択します。
3. 次に「変更履歴とコメントの表示」を選択し、「コメント」にチェックが入っていることを確認します。

以上の手順に従えば、Word文書内のコメントが表示されるはずです。それでも表示されない場合は、「校閲」タブの「コメント」グループにある「コメントの表示」機能がグレーアウトしていないか確認してください。グレーアウトしている場合は使用できません。これは「表示形式」が「すべてのマークアップ」に設定されているときに起こることがあります。

この場合は、「簡易表示」に設定し直してください。

これで、Microsoft Wordでコメントを挿入、編集、削除する方法はマスターできました。これらの操作を使いこなせるようになれば、文書の校正や共同編集が格段にスムーズになります。Wordの使い方について他に質問がある方は、ぜひ下のコメント欄でお知らせください。できる限りサポートいたします。