Outlookで予定表グループを作成・管理する方法|複数のカレンダーを一括表示する完全ガイド

家族や同僚と共有しているカレンダーや、購読中のカレンダーを確認したいとき、Microsoft Outlookに簡単に追加できます。しかし、予定表グループを作成すれば、複数のカレンダーを並べて表示したり、自分のカレンダーの隣に一緒に表示したりできるようになります。

この記事では、Outlookで予定表グループを作成する方法、グループの表示方法、カレンダーの追加・削除の手順を詳しく解説します。予定表グループを活用すれば、複数のカレンダー間での調整にかかる時間を大幅に節約でき、他の予定と conflict することなくスケジュールを立てられます。さらに、全員の予定をひと目で把握することも可能です。

注意: 予定表グループは現在、Microsoft Exchange Serverアカウントを使用しているOutlook 2010以降、またはMicrosoft 365版Outlookでのみ利用できます。

Outlookで予定表グループを作成する手順

まずOutlookを開き、画面下部または左側にある「予定表」アイコンをクリックして予定表ビューに切り替えましょう。その後、以下の手順に従って予定表グループを設定します。

1. 「ホーム」タブを選択し、「管理」グループ内の「予定表グループ」>「新しい予定表グループ」を選択します。お使いのバージョンのOutlookにこのオプションが表示されない場合は、左側のナビゲーションウィンドウで「自分の予定表」を右クリックし、「新しい予定表グループ」を選択してください。

2. サイドバーに「新しいグループ」という名前のグループが表示されます。このテキストを選択して、任意のグループ名を入力し、Enterキーを押します。

グループにカレンダーを追加する方法

次に、アドレス帳、会議室リスト、インターネット、共有カレンダーから、グループに表示したいカレンダーを追加します。

ナビゲーションウィンドウ上でカレンダーを選択してドラッグし、グループに移動させることもできます。カレンダーが見つからない場合や、移動させたくない場合は、以下の方法で追加しましょう。

新しく作成したグループを右クリックし、「予定表の追加」を選択します。するとポップアップメニューが表示されるので、以下のいずれかのオプションを選びます。

• アドレス帳から: アドレス帳や連絡先リストを選択するか、検索ボックスを使って目的の連絡先を探します。連絡先を選択し、下部の「予定表」をクリックしてリストに追加したら、「OK」を選択します。
• 会議室リストから: アドレス帳を選択するか、検索ボックスで会議室を検索します。会議室を選択し、下部の「会議室」をクリックしてリストに追加したら、「OK」を選択します。
• インターネットから: インターネットカレンダーのURL(場所)を入力して「OK」を選択します。
• 共有予定表を開く: 共有カレンダーの名前を入力して「OK」を選択するか、「名前」を選択して共有カレンダーを参照・選択します。

最初の2つのオプションでは、一度に複数のカレンダーを追加できます。インターネットカレンダーや共有カレンダーをさらに追加したい場合は、同じ手順を繰り返してください。

グループに追加した後、カレンダーの表示を編集したい場合は、そのカレンダーを右クリックします。カレンダーの名前変更や色の変更が可能です。

Outlookで予定表グループを表示する方法

グループを作成したら、予定表ビューでグループ全体を一度に表示できます。また、特定のカレンダーを非表示にして、他のカレンダーに集中することもできます。

グループ全体を表示する場合: サイドバーで予定表グループ名の横にあるチェックボックスにチェックを入れます。

個別のカレンダーを表示・非表示にする場合: サイドバーでグループを展開し、表示したいカレンダーにチェックを入れ、非表示にしたいカレンダーのチェックを外します。

グループからカレンダーを削除する方法

グループ内のカレンダーをもう表示したくない場合は、簡単に削除できます。

予定表グループ内のカレンダー名を右クリックし、「予定表の削除」を選択します。

なお、この操作でカレンダー自体が完全に削除されるわけではなく、単にグループから外れるだけです。元のカレンダーはそのまま残ります。

予定表グループを削除する方法

予定表グループ自体が不要になった場合は、グループごと削除することもできます。

まず、前述の手順でグループからすべてのカレンダーを削除します。次に、グループ名を右クリックして「グループの削除」を選択します。

ダイアログボックスが表示されたら、「はい」を選択して削除を確定します。これにより、予定表グループの内容は「削除済みアイテム」フォルダに移動されます。

まとめ:予定表グループで計画立案がぐっと楽に

予定表グループは、家族のカレンダーを確認して外出の計画を立てたり、同僚のカレンダーを見て会議の日程を調整したりするのに非常に便利です。また、お気に入りのスポーツチームやテレビ番組などのインターネットカレンダーを追加すれば、そのスケジュールが自分の予定とどう重なるかもひと目で確認できます。

さらに詳しく知りたい方は、Microsoft 365でグループカレンダーを作成する方法も参考にしてみてください。仲間内で共有カレンダーを活用できるようになります。